Kommunikations- und PR-Abteilungen sind die, die ständig externe Events organisieren. Ironischerweise organisieren sie am seltensten ein internes Offsite für sich selbst. Das ist schade, denn kaum eine Abteilung hat so viele strategischen Gesprächsbedarf pro Quartal.

Wenn du eine PR-Abteilung oder Agentur leitest, und du merkst, dass die operative Taktung dein Team daran hindert, strategisch zu denken, ist ein Tag außerhalb des Büros der kürzeste Weg zurück auf Kurs.

Was in einem PR-Offsite bespielt werden muss

Ein PR-Offsite hat einen eigenen Charakter. Es geht selten um Zahlen, wie bei einem Vertriebs-Offsite. Es geht selten um Prozesse, wie bei einem Produkt-Offsite. Es geht fast immer um zwei Dinge: Positionierung und Fokus.

Positionierung. Was kommunizieren wir nach außen, und wofür stehen wir als Marke? Diese Frage stellt sich in Kommunikations-Abteilungen ständig, wird aber im Tagesgeschäft selten beantwortet. Ein Offsite ist der Moment, sie ernsthaft zu stellen.

Fokus. Kommunikations-Abteilungen sagen zu viel. Jedes Produkt soll gepusht werden, jede Kampagne soll groß werden, jedes Thema soll “Top of Mind” werden. Ein Offsite ist die Chance zu entscheiden, was nicht kommuniziert wird.

Ein möglicher Ablauf

Stunde 1: Die ehrliche Bestandsaufnahme. Was lief im letzten Quartal gut, was schlecht, was blieb unerledigt. Keine Rechenschaft. Eine Runde, jede:r bringt eine konkrete Beobachtung mit, die den Rest des Teams überrascht.

Stunden 2 und 3: Die Positionierungs-Frage. Welche drei Dinge machen uns als Marke aus, die wir im nächsten Quartal stärker kommunizieren sollten? Diese Frage in Kleingruppen bearbeiten lassen, dann zusammenführen.

Stunde 4: Mittagspause im Innenhof. Nicht weglassen. Die informellen Gespräche in der Pause sind oft der produktivere Teil.

Stunden 5 und 6: Der Fokus-Entscheid. Von welchen zehn Themen, die wir aktuell bespielen, können wir drei streichen? Die Streichung ist der mutige Teil. Die meisten Kommunikations-Abteilungen scheitern an ihr.

Stunde 7: Das PR-Jahr in Großzügen. Wann sind die nächsten Pressetermine? Welche Events werden wir hosten? Wo sind die Löcher im Kalender, die wir füllen oder frei lassen?

Stunde 8: Verantwortlichkeiten und Follow-up. Wer schreibt das Protokoll. Wer setzt welchen Entscheid operativ um. Wann ist das nächste Offsite. Ohne diese letzte Stunde zerfällt der Tag.

Was die Location einer PR-Abteilung besonders leisten muss

PR-Profis haben ein geschultes Auge für Atmosphäre. Ein Raum, der nach Konferenzhotel riecht, wirkt auf sie disqualifizierend. Ein Raum, der nach Start-up-Kellerraum aussieht, wirkt nicht ernst genug.

Was funktioniert: eine Location mit einer eigenen Ästhetik, die nicht den Anspruch hat, neutral zu sein. Wiener Altbau, Loft-Charakter, natürliches Licht, ein Innenhof für die Pausen. Räume, von denen die Teilnehmer:innen am Abend bei ihren eigenen Kunden sagen: “Die Location solltet ihr für euer nächstes Pressefrühstück anschauen.”

Das LOFT1080 hat sich in den letzten Jahren zu einem leisen Standard für PR-Offsites in Wien entwickelt. Nicht weil wir es bewerben, sondern weil PR-Profis uns untereinander weiterempfehlen.

Was gegen ein PR-Offsite spricht

Nicht jedes Quartal braucht einen Offsite-Tag. Drei Anzeichen, die dafür sprechen, ein halbes Jahr zu warten:

Euer Team hat sich gerade neu formiert. Ein Offsite funktioniert, wenn die Gruppe eingespielt ist. Bei neuen Teammitgliedern in den ersten drei Monaten sind Einzelgespräche wichtiger.

Ihr habt eine Krise laufen. Ein Krisen-Meeting ist kein Offsite. Wenn gerade eine Pressekrise läuft, verschiebt die strategische Auszeit auf nach der Lösung.

Die Geschäftsführung ist uneinig. Ein Offsite klärt keine Konflikte, die oberhalb des Teams laufen. Klärt die Konflikte erst, dann kommt das Offsite.

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