Executive Assistants sind die unsichtbaren Architekt:innen guter Offsites. Was im Kalender der Geschäftsführung als “Strategietag” steht, ist in der Assistenz schon Wochen vorher eine Liste mit dreißig offenen Punkten.

Dieser Leitfaden ist für die Person geschrieben, die den Offsite tatsächlich organisiert. Nicht für die, die ihn besucht.

Die Entscheidungen, die den Tag tragen

Drei frühe Entscheidungen bestimmen, ob ein Offsite funktioniert: die Teilnehmerzahl, die Dauer und die Location. Alles andere hängt davon ab.

Teilnehmerzahl. Für vertrauliche Formate gilt: so klein wie möglich. Zehn bis zwölf Personen geben die beste Dynamik für Board-Themen. Ab zwanzig wird es eine Präsentation, keine Diskussion mehr.

Dauer. Ein halber Tag reicht für ein fokussiertes Thema. Ein ganzer Tag für strategische Grundsatzfragen. Mehr als ein Tag nur, wenn ihr bewusst auch den Abend für Team-Dynamik nutzen wollt.

Location. Die häufigste Falle: das Hotel, das “gut angebunden” ist, aber ein anonymes Konferenzzimmer hat. Für Executive-Formate zählt nicht die Nähe zum Hauptbahnhof, sondern die Diskretion des Ortes und die Qualität der persönlichen Betreuung.

Was du bei Venue-Anfragen präzise abfragst

Exklusivität. Ist der Raum oder das ganze Haus während eures Termins nur für euch offen, oder laufen andere Gruppen im Gebäude? Für vertrauliche Gespräche ist das ein Ausschluss-Kriterium.

Ansprechperson. Hast du einen festen Kontakt am Tag, oder einen rotierenden Service? Bei Hotels ist es meist Letzteres. Bei inhabergeführten Locations wie LOFT1080 ist es die gleiche Person vor, während und nach dem Termin.

Technik im Detail. Nicht “Beamer und Sound vorhanden”, sondern: Zoll-Zahl der Screens, Anzahl Funkmikrofone, ist Streaming möglich, wie schnell das WLAN bei voller Teilnehmerzahl.

Bestuhlungsoptionen und Umbauzeit. Könnt ihr tagsüber zwischen Konferenz, U-Form und Lounge wechseln, oder ist der Raum fix aufgebaut? Für Offsites mit Plenum und Breakouts ist das entscheidend.

Verpflegung und Sonderwünsche. Welche Pakete gibt es, was ist drin, was kostet Aufpreis. Vegetarische, vegane, glutenfreie Optionen. Wie kurzfristig lässt sich das anpassen.

Was bei der Organisation oft vergessen wird

Der Anreise-Puffer. Plane fünfzehn Minuten zwischen Ankunft und Start ein. Niemand will atemlos mit dem ersten Satz anfangen.

Der Abend. Ein Offsite, der um siebzehn Uhr endet, lässt viele Gäste noch eine Stunde im Gebäude. Eine Bar vor Ort, ein Stehempfang, eine Reservierung in einem nahen Lokal. Klär, was passt, und buch es mit.

Die Ausgabe von Unterlagen. Wenn Dokumente vertraulich sind, werden sie in Print verteilt, nicht per Mail. Klär mit der Location, wo und wie ausgedruckt wird.

Die Nachbereitung. Entscheidungen aus einem Offsite müssen innerhalb von 48 Stunden dokumentiert sein, sonst verblassen sie. Bitte die Geschäftsführung vorher, wer das Protokoll schreibt.

Wo das LOFT1080 für Executive-Formate passt

Lange Gasse 50/2 in der Josefstadt. Fünf Minuten zu U6 und U2, zwei zur Parkgarage. Das Haus wird für die Dauer deiner Buchung nur für euch geöffnet, keine fremden Gruppen, keine Lobby. Eine feste Ansprechperson aus unserem Team begleitet den Termin; Alexander Raffeiner ist als Inhaber der strategische Kontakt und unterzeichnet auf Wunsch die NDA.

Für Board- und C-Level-Formate funktionieren die zehn bis fünfzehn Teilnehmer:innen am besten. Bis fünfunddreißig Personen, wenn ihr ein erweitertes Führungsteam oder ein Leadership-Offsite plant.

Executive Offsite anfragen → +43 1 406 24 24