Ein Pressefrühstück verbindet eine kurze Präsentation mit Zeit für Gespräche. Damit es am Tag selbst entspannt läuft, braucht es einen Plan. Diese Checkliste geht die Planung Schritt für Schritt durch.

Sechs Wochen vorher: Thema und Rahmen

  • Thema festlegen: Was ist die Neuigkeit, und warum ist sie für Medien interessant?
  • Ziel klären: Berichterstattung, Hintergrundwissen, Kontaktpflege?
  • Sprecherinnen und Sprecher bestimmen
  • Gästeliste erstellen: Welche Redaktionen, welche Ressorts?
  • Termin wählen und die Uhrzeit mit den wichtigsten Redaktionen abstimmen
  • Location anfragen und besichtigen
  • Budget festlegen

Vier Wochen vorher: Einladung

  • Einladung schreiben: Thema, Sprecherinnen und Sprecher, Ort, Beginn und Dauer, Bitte um Antwort
  • Wegbeschreibung beilegen
  • Einladung verschicken
  • Ablauf grob festlegen: Ankommen, Begrüßung, Präsentation, Fragen, Gespräche

Zwei Wochen vorher: Feinplanung

  • Präsentation erstellen: kurz, mit Bildern oder Zahlen
  • Pressemappe vorbereiten: Aussendung, Fotos, Hintergrundinfos, Kontakte
  • Verpflegung abstimmen, inklusive Allergien und Ernährungsformen
  • Fotos klären: Wer fotografiert, wie kommen die Bilder zu den Medien?
  • Technik abstimmen: Screen, Mikrofon, eventuell Streaming
  • bei Zusagen nachfassen, bei fehlenden Antworten erinnern

Eine Woche vorher: letzte Details

  • Erinnerung an alle Zugesagten mit Adresse und Beginn
  • Präsentation mit der Technik vor Ort testen, wenn möglich
  • Rollen im Team verteilen: Wer begrüßt, wer moderiert die Fragen, wer betreut einzelne Gäste?
  • Namensliste für den Empfang vorbereiten
  • Antworten auf mögliche kritische Fragen vorbereiten

Am Tag selbst

  • früh vor Ort sein, Raum und Technik prüfen
  • Pressemappen bereitlegen
  • Gäste empfangen, Kaffee und Frühstück anbieten
  • Begrüßung und Präsentation kurz halten
  • offene Fragerunde
  • Zeit für Einzelgespräche und Interviews
  • festhalten, wer welche Unterlagen oder Interviews nachgereicht bekommt

Am Tag danach: Nachbereitung

  • Pressemappe und Fotos an alle Gäste schicken
  • dieselben Unterlagen an Redaktionen, die nicht kommen konnten
  • Interviewanfragen und offene Fragen beantworten
  • Berichterstattung beobachten und sammeln
  • im Team besprechen: Was lief gut, was machen wir beim nächsten Mal anders?

Ein Tipp für den Ablauf

Plane einen kurzen offiziellen Teil und danach Zeit für Fragen und Einzelgespräche ein. Bei einem Frühstück lässt sich das gut verbinden: Nach der Präsentation können die Gäste bei Kaffee zusammenbleiben und ihre Fragen direkt stellen.

Häufige Fragen

Wie viele Redaktionen sollte ich einladen? Das hängt vom Thema ab. Lade die Redaktionen ein, für deren Leserinnen und Leser die Neuigkeit relevant ist. Rechne damit, dass nicht alle Eingeladenen zusagen, und plane den Raum für die erwartete Zahl an Zusagen.

Wie lange sollte der offizielle Teil dauern? So kurz wie möglich. Die Präsentation sollte die Neuigkeit klar machen, die Details kommen in den Gesprächen danach und in der Pressemappe.

Was mache ich, wenn kurzfristig mehr Gäste kommen? Plane bei der Bestuhlung einen kleinen Puffer ein und sprich die erwartete Höchstzahl vorab mit der Location ab.

Was kostet ein Pressefrühstück im LOFT1080? Das Paket BUSINESS BREAKFAST beginnt bei 2.500 €, für bis zu 30 Personen und bis zu 5 Stunden.

Das Paket BUSINESS BREAKFAST im LOFT1080

Für Pressefrühstücke gibt es im LOFT1080 das Paket BUSINESS BREAKFAST:

  • für bis zu 30 Gäste und bis zu 5 Stunden
  • Frühstücksbuffet mit Brunchboxen, Brötchen, Bagels, Plunder und Süßem, dazu Kaffee, Tee, kalte Getränke, Obst, Nüsse und Grissini
  • Vorbereitung, Auf- und Abbau
  • komplette Technik mit zwei Screens, Soundanlage und Funkmikrofonen
  • APA-Fotoservice
  • eine feste Ansprechperson aus unserem Team während der Veranstaltung
  • ab 2.500 €

Präsentiert wird am 65-Zoll-Screen auf dem Hauptniveau. Für Gespräche danach gibt es die Lounge, die Bar auf der Plattform und bei passendem Wetter den begrünten Innenhof. Details zum Paket findest du auf der Paketseite.

LOFT1080 liegt in der Langen Gasse 50/2. Zur U2 Rathaus sind es etwa fünf Minuten zu Fuß. Die Straßenbahnlinien 2, 5 und 12 halten in der Nähe.

Kurz zusammengefasst

  • Sechs Wochen vorher: Thema, Gäste, Termin und Location
  • Vier Wochen vorher: Einladung verschicken
  • Zwei Wochen vorher: Präsentation, Pressemappe, Verpflegung und Fotos
  • Eine Woche vorher: Erinnerung und Technik-Test
  • Am Tag danach: Unterlagen an alle verschicken

Anfrage

Schreib uns Termin, Thema und erwartete Gästezahl. Wir melden uns am selben Werktag mit einem konkreten Vorschlag. Alle Kontaktwege stehen auf der Kontaktseite.