Im eigenen Büro kommen ständig Anfragen dazwischen. Eine Kollegin hat kurz eine Frage, das Telefon läutet, im Posteingang wartet die nächste Freigabe. Für die tägliche Arbeit ist das normal. Für ein Thema, das mehr Zeit braucht, kann ein Termin außerhalb des Büros helfen.

Damit sich der Aufwand lohnt, braucht der Tag eine gute Vorbereitung.

Wann sich ein Termin außer Haus lohnt

Ein externer Termin passt vor allem dann, wenn:

  • ein Thema mehrere Stunden konzentrierte Arbeit braucht, etwa eine Jahresplanung oder eine Strategiefrage
  • mehrere Abteilungen oder Standorte zusammenkommen
  • eine Entscheidung ansteht, die gründlich besprochen werden muss
  • ein neues Team zum ersten Mal länger zusammenarbeitet

Für kurze Abstimmungen, regelmäßige Statusrunden oder Termine mit wenigen Beteiligten reicht meist der Besprechungsraum im eigenen Haus.

1. Mit einer klaren Frage planen

Klär vorab, welche Entscheidungen am Ende des Tages stehen sollen. Je konkreter die Frage, desto leichter fällt die Planung des Ablaufs. Zum Beispiel:

  • Welche drei Vorhaben starten wir im nächsten Quartal?
  • Wie verteilen wir das Budget für das nächste Jahr?
  • Wie arbeiten unsere beiden Teams nach der Zusammenlegung zusammen?

Schreib die Frage in die Einladung. So wissen alle, wofür sie den Tag freihalten.

2. Klären, wer im Büro erreichbar bleibt

Ein Tag außer Haus funktioniert besser, wenn nicht alle zwischendurch ihre Mails beantworten. Klärt vorher, wer im Büro erreichbar bleibt und welche Anfragen bis zum nächsten Tag warten können. Vereinbart für dringende Fälle einen Weg, zum Beispiel eine Nummer, die in den Pausen geprüft wird.

3. Den Ablauf strukturieren

Ein möglicher Ablauf für einen ganzen Tag:

  • Einstieg: die Frage des Tages und das gewünschte Ergebnis
  • Bestandsaufnahme: Was wissen wir, was ist offen?
  • Arbeit in Kleingruppen: einzelne Aspekte vertiefen
  • Mittagessen: gemeinsam, mit Zeit für Gespräche
  • Zusammenführen: die Ergebnisse der Gruppen im Plenum
  • Entscheiden: Was gilt ab morgen?
  • Abschluss: Zuständigkeiten und nächste Termine

Plane Pausen fest ein. Bei einem langen Tag helfen sie, konzentriert zu bleiben.

4. Ergebnisse festhalten

Der wichtigste Teil kommt am Ende. Legt vorher fest, wie ihr die Ergebnisse dokumentiert: Wer schreibt mit? Wer verschickt die Zusammenfassung, und bis wann? Wann sprecht ihr wieder über den Stand?

Ein Flipchart mit den Entscheidungen, das alle am Ende des Tages sehen, hilft. Ein Foto davon gehört in die Zusammenfassung.

5. Den Ort passend wählen

Für einen Tag außer Haus braucht der Raum:

  • Platz für die ganze Gruppe im Plenum
  • Möglichkeiten für Kleingruppen
  • Technik für Präsentationen
  • Material wie Flipchart, Whiteboard und Pinnwände
  • Verpflegung über den Tag
  • einen Ort für Pausen

Ein Tag im LOFT1080

LOFT1080 in der Josefstadt ist ein Loft mit 90 m² auf zwei Niveaus. Das Plenum arbeitet am Besprechungstisch auf dem Hauptniveau mit dem 65-Zoll-Screen. Kleingruppen gehen an den großen Workshoptisch auf der Plattform, ein paar Stufen höher im selben Raum. Für Pausen gibt es die Lounge, die Bar und bei passendem Wetter den begrünten Innenhof.

Flipchart, Whiteboard, Pinnwände und Moderationskoffer sind vorhanden. Je nach Format haben 10 bis 35 Personen Platz. Welche Verpflegung zu deinem Tag passt, findest du auf der Paketseite.

Häufige Fragen

Wie viele Personen passen in den Loft? Je nach Format 10 bis 35 Personen. Für vertiefte Arbeit eignen sich 10 bis 15 Personen besonders gut.

Brauche ich einen ganzen Tag? Nicht unbedingt. Für eine klar abgegrenzte Frage reicht oft ein halber Tag mit 5 Stunden. Für mehrere Themen oder eine Jahresplanung ist ein ganzer Tag mit 10 Stunden sinnvoll.

Was ist im Preis enthalten? In jedem Paket sind Raum, Technik, eine feste Ansprechperson und die Endreinigung enthalten. Verpflegung kommt je nach Paket dazu.

Kurz zusammengefasst

  • Ein Termin außer Haus lohnt sich für Themen, die mehrere Stunden brauchen
  • Mit einer klaren Frage planen und sie in die Einladung schreiben
  • Vorher klären, wer im Büro erreichbar bleibt
  • Pausen fest einplanen
  • Ergebnisse vor Ort festhalten und am nächsten Tag verschicken
  • Den Raum nach Plenum, Kleingruppen, Technik und Pausen auswählen

Anfrage

Schreib uns Termin, Gruppengröße und die Frage, um die es an dem Tag geht. Wir melden uns am selben Werktag mit einem konkreten Vorschlag. Alle Kontaktwege stehen auf der Kontaktseite.