Eine Pressekonferenz ist schnell angekündigt. Damit sie gut läuft, braucht es Planung: Wer kommt, was wird gezeigt, wie lange dauert es, und was passiert danach? Hier ist ein Leitfaden für die wichtigsten Entscheidungen.

1. Wie viele Journalistinnen und Journalisten kommen?

Schätz die Zahl der Gäste realistisch. Zähl dazu auch alle, die nicht zur Presse gehören: Sprecherinnen und Sprecher, dein PR-Team, Fotografinnen und Fotografen, eventuell Partner.

Die Gästezahl bestimmt, welcher Raum passt. Ein Raum, der zu groß ist, wirkt bei wenigen Gästen leer. Ein Raum, der zu klein ist, wird bei vielen Zusagen eng. Plane mit einer Spanne und frag bei der Location, welche Bestuhlung für die untere und die obere Grenze möglich ist.

2. Welche Technik brauchst du?

Geh deinen Ablauf durch und notier, was du technisch brauchst:

  • Screen: Zeigst du Folien, Bilder oder ein Video? Wie schließt du deinen Laptop an?
  • Mikrofone: Ab einer gewissen Gruppengröße oder wenn gefilmt wird, brauchen Sprecherinnen und Sprecher ein Mikrofon. Für die Fragerunde hilft ein Handmikrofon, das herumgereicht wird.
  • Ton und Video: Soll die Pressekonferenz gestreamt oder aufgezeichnet werden?
  • Licht: Wenn Kameras dabei sind, sollte das Licht für Foto und Video passen.
  • WLAN: Journalistinnen und Journalisten wollen oft direkt vor Ort arbeiten.

Teste die Technik vor dem Termin, am besten mit genau dem Laptop und der Präsentation, die du verwenden wirst.

3. Wie sieht der Ablauf aus?

Ein bewährter Aufbau:

  • Ankommen: Getränke, Pressemappe, Gelegenheit zum Ankommen
  • Begrüßung: kurz, mit Vorstellung der Sprecherinnen und Sprecher
  • Statement oder Präsentation: die Neuigkeit, kompakt
  • Fragen: offene Runde
  • Einzelgespräche: Zeit für Interviews, Fotos und Hintergrundgespräche

Halte den offiziellen Teil kurz und lass danach genug Zeit für Gespräche. Dort entstehen oft die Fragen, die für die Berichterstattung wichtig sind.

4. Welche Verpflegung bietest du an?

Am Vormittag passen Kaffee, Tee, Wasser und etwas Kleines zum Essen. Bei einem Pressefrühstück gehört ein Frühstücksbuffet dazu. Plane die Verpflegung so, dass niemand während des Statements essen muss: vorher beim Ankommen, nachher bei den Gesprächen.

5. Wie kommen die Gäste hin?

Schick die Adresse und eine kurze Wegbeschreibung mit der Einladung. Eine Location, die mit Öffis gut erreichbar ist, macht es Redaktionen leichter, zuzusagen.

6. Was passiert danach?

Plane die Nachbereitung vorab:

  • Pressemappe und Fotos noch am selben Tag an alle Gäste
  • dieselben Unterlagen an Redaktionen, die nicht kommen konnten
  • Liste der Interviewanfragen und wer sie beantwortet

Medienevents im LOFT1080

LOFT1080 ist ein Loft mit 90 m² auf zwei Niveaus in der Josefstadt, für 10 bis 35 Personen je nach Format. Für Medienevents gibt es:

  • zwei Screens mit 65 und 55 Zoll, kabellose Übertragung, HDMI und USB-C
  • eine professionelle Tonanlage mit Hand- und Ansteckmikrofonen
  • ein Live-Streaming-Setup und professionelles, foto- und videotaugliches Licht
  • WLAN für 35 gleichzeitige Verbindungen
  • die Lounge und die Plattform mit Bar für Einzelgespräche

Für Pressefrühstücke gibt es das Paket BUSINESS BREAKFAST für bis zu 30 Personen, mit Frühstücksbuffet, Technik, APA-Fotoservice und einer festen Ansprechperson während der Veranstaltung, ab 2.500 €. Alle Pakete findest du auf der Paketseite.

Zur U2 Rathaus sind es etwa fünf Minuten zu Fuß. Zur U6 Josefstädter Straße sind es etwa 15 Minuten. Die Straßenbahnlinien 2, 5 und 12 halten in der Nähe.

Häufige Fragen

Wie viele Journalistinnen und Journalisten passen in den Loft? Je nach Format 10 bis 35 Personen. Zähl dabei auch Sprecherinnen, Sprecher und dein Team mit.

Gibt es Mikrofone für die Fragerunde? Ja. Es gibt Hand- und Ansteckmikrofone und eine professionelle Tonanlage.

Kann ich die Pressekonferenz streamen? Ja. Es gibt ein Live-Streaming-Setup. Stimm vorab mit uns ab, was du vorhast.

Kurz zusammengefasst

  • Gästezahl realistisch schätzen, inklusive Team und Sprecherinnen und Sprecher
  • Technik vorab festlegen und testen: Screen, Mikrofone, Licht, WLAN
  • Offiziellen Teil kurz halten, danach Zeit für Fragen und Interviews
  • Verpflegung vor und nach dem Statement, nicht währenddessen
  • Nachbereitung planen: Unterlagen und Fotos am selben Tag
  • Für Pressefrühstücke das Paket BUSINESS BREAKFAST nutzen
  • Wegbeschreibung mit der Einladung verschicken

Anfrage

Schreib uns Termin, erwartete Gästezahl und was du technisch brauchst. Wir melden uns am selben Werktag mit einem konkreten Vorschlag. Alle Kontaktwege stehen auf der Kontaktseite.