Was wir gelernt haben: Muster, wenn viele verschiedene Formate durch dasselbe Haus gehen

Am Montag ein Aufsichtsratstag. Am Dienstag ein Pressefrühstück mit zwanzig Journalistinnen und einem Kamerateam, das seit sieben Uhr Kabel legt. Am Mittwoch eine Retrospektive mit acht Leuten, die sich zum ersten Mal seit einem halben Jahr über ein gescheitertes Produkt unterhalten. Am Donnerstag ein Partner-Offsite einer Kanzlei, am Freitag eine stille Strategieklausur zu viert. Dieselben neunzig Quadratmeter. Derselbe runde Tisch unten, dieselbe Plattform oben, derselbe Innenhof. Fünf Formate, fünf andere Temperaturen im Raum.

Wir werden oft gefragt, was der Unterschied ist zwischen den Tagen, die funktionieren, und den Tagen, die es nicht tun. Nach einigen Jahren haben wir ein paar Muster gesehen, die so regelmäßig wiederkehren, dass man sie erzählen kann, ohne dass es eine These wird. Das hier ist keine Liste von Regeln. Es ist eher eine Liste von Dingen, die wir inzwischen einfach bemerken, bevor sie passieren.

Die ersten zehn Minuten sagen fast alles

Wenn eine Gruppe ins Haus kommt, steht das Team hinten und beobachtet. Nicht aus Misstrauen, sondern weil wir in den ersten zehn Minuten sehr präzise sehen, wie der Tag verlaufen wird.

Setzt sich die Runde sofort an den Tisch, oder bleibt sie zunächst stehen und redet. Kommt die Person, die den Tag eigentlich leitet, als erste oder als letzte. Hat irgendwer einen Ausdruck der Agenda in der Hand, oder zeigen alle auf dasselbe PDF auf dem Handy. Wird schon beim ersten Kaffee über das Thema gesprochen, oder noch nicht.

Wir haben keinen statistischen Nachweis dafür, aber gefühlt liegen wir in neun von zehn Fällen richtig. Gruppen, die in den ersten zehn Minuten stehen, reden, sich begrüßen, sich kurz orientieren, kommen zu besseren Entscheidungen als Gruppen, die sofort den ersten Slide öffnen. Nicht weil das Herumstehen produktiv ist, sondern weil es verrät, dass die Leute einander noch als Menschen wahrnehmen, bevor sie als Rollen miteinander verhandeln.

Die Bar, der Innenhof, der runde Tisch

Wenn man in diesem Loft ehrlich ist, verteilen sich die Gespräche auf drei Oberflächen, und sie verteilen sich nicht zufällig.

Der runde Tisch unten bekommt die Entscheidungen. Dort wird abgestimmt, dort wird der Beschluss protokolliert, dort sitzen Aufsichtsräte und Vorstände in der Formation, die das Thema verlangt. Die Bar oben auf der Plattform bekommt die besten Gespräche. Zwei Leute, zwei Barhocker, drei Meter Abstand zum Tisch, und plötzlich sagt die CFO dem CEO etwas, das vorher in keiner Sitzung Platz hatte. Der Innenhof bekommt die zweitbesten. Zehn Minuten draußen, keine Bildschirme, Grün, etwas Vogelgezwitscher von der Josefstadt her, und ein Gespräch, das am Tisch nicht entstanden wäre.

Das Muster ist: Der runde Tisch holt die Entscheidungen. Die anderen beiden Oberflächen holen die Wahrheit. Beide Funktionen braucht ein ernsthafter Tag. Die Formate, die nur am Tisch stattfinden und die Pausen als verlorene Zeit behandeln, verlieren das Material, aus dem die guten Beschlüsse gemacht sind.

Das häufigste Problem ist nie die Raumform

Wir werden regelmäßig gefragt, ob der Raum sich für Format X eignet, für achtzehn Personen, für ein Retreat, für eine halbtägige Klausur. Die Frage ist meistens nicht die, die beantwortet werden muss.

Das häufigste Problem, das wir sehen, ist nicht die Raumform. Es ist die Agendadichte. Gruppen kommen mit sechs Themen, neun Präsentationen und zwei externen Gästen für einen Tag, der eigentlich einem strategischen Gespräch gewidmet sein sollte. Um sechzehn Uhr wird dann beklagt, dass das strategische Gespräch nicht stattgefunden hat.

Wenn wir vor einer Buchung mit einer Gruppe telefonieren und merken, dass die Agenda zu dicht ist, sagen wir das inzwischen. Nicht jedes Mal wird gerne gehört. Aber die Tage, an denen wir es gesagt haben und die Gruppe zwei Themen gestrichen hat, sind fast immer die Tage, von denen wir hinterher eine Nachricht bekommen, dass es der produktivste Offsite der letzten Jahre war.

Wer wiederkommt, und warum

Es gibt eine Beobachtung, die uns am Anfang überrascht hat und die wir inzwischen erwarten. Die Kundinnen und Kunden, die wiederkommen, sind nicht die, denen der Raum beim ersten Besuch am besten gefallen hat.

Die Rückkehrer sind die, deren Format beim ersten Mal funktioniert hat. Das ist ein wichtiger Unterschied. Ein Pressefrühstück, bei dem die richtigen Journalistinnen die richtigen drei Zitate mitgenommen haben, bringt die Kommunikationschefin zurück. Eine Aufsichtsratssitzung, in der eine schwierige Governance-Frage tatsächlich entschieden und nicht vertagt wurde, bringt die Vorsitzende zurück. Ein Partner-Offsite, der in einer Partnerschaftsvereinbarung mündete, bringt die Kanzlei zurück.

Die Ästhetik des Hauses ist keine Strategie. Das Format, das funktioniert, ist die Strategie. Deswegen stellen wir bei der ersten Anfrage so viele Fragen, die nach Raumgröße gar nicht klingen. Wer soll entscheiden, was. Wie viele Stunden habt ihr wirklich, nicht formal. Was passiert, wenn das strategische Gespräch nicht stattfindet.

Gastgeber oder Vermieter, praktisch gemeint

Der Satz “Gastgeber, nicht Vermieter” steht seit langem an verschiedenen Stellen in diesem Loft, und wir merken, dass er draußen manchmal wie eine Marketingzeile klingt. Intern ist er eine sehr konkrete Entscheidung, und sie fällt meistens an einem bestimmten Moment.

Es ist der Moment, in dem ein Gespräch schwierig wird. Eine Verhandlung kippt, eine Retrospektive trifft ein Thema, das niemand aussprechen wollte, eine Vorstandsrunde beginnt über Vertrauen zu reden. Ein Vermieter ist in diesem Moment in der Küche, füllt Wasser nach, sortiert Tassen, hält sich heraus.

Ein Gastgeber bleibt im Raum. Nicht mitten in der Gruppe, nicht sichtbar, aber in Reichweite. Die Person aus dem Team, die den Tag begleitet, merkt, wann die Stimmung kippt, und sorgt dafür, dass keine äußere Unterbrechung genau jetzt in den Raum platzt. Kein Kurier, kein Techniker, kein nachgereichter Snack. Das Wasser kann fünf Minuten später kommen. Das Gespräch nicht.

Gastgeberschaft ist die Entscheidung, das Gespräch zu schützen, auch wenn man es selbst nicht führt. Das ist der eigentliche Unterschied zu einem gemieteten Raum.

Was nach einigen Jahren bleibt

Wenn man lange genug viele verschiedene Formate durch dasselbe Haus laufen sieht, verliert man die Illusion, dass es den einen perfekten Tag gibt. Es gibt stattdessen eine Reihe von Mustern, die wiederkehren, und eine Reihe von Handgriffen, die helfen, dass ein Tag sein eigenes Bestes hergibt.

Wir lernen jede Woche dazu. Der Pressefrühstück-Tag von morgen früh wird anders sein als der von letzter Woche, die Retrospektive am Freitag wird Dinge zeigen, die wir so noch nicht gesehen haben, der Aufsichtsratstag nächsten Dienstag wird ein eigenes Tempo haben. Das ist der Teil des Jobs, der nicht langweilig wird.

Wenn du ein Format planst, von dem du das Gefühl hast, dass es eines dieser Muster trifft, und du einen Ort dafür suchst, der still genug dafür ist, dann schreib uns. Ein kurzer Anruf oder eine Zeile an Kontakt reicht, um zu sehen, ob wir das Richtige füreinander sind.