Es ist Mai. In drei Konzernzentralen in Deutschland, Österreich und der Schweiz liegt auf den Schreibtischen der Travel-Einkäufer:innen der gleiche Stapel: Verbrauchsdaten des laufenden Jahres, RFP-Entwurf für die nächste Runde, eine Liste mit Airline- und Hotelpartnern, die ein persönliches Gespräch wollen. Und die stille Frage, wo man sich eigentlich treffen soll, wenn einundzwanzig Menschen aus fünf Unternehmen zwei Tage lang ehrlich über Volumina, Raten und Servicequalität sprechen wollen.

Im Büro der Einkaufsabteilung: zu sehr Heimspiel. Bei der TMC: zu sehr deren Terrain. Im Hotel einer der eingeladenen Ketten: politisch unmöglich. Flughafenkonferenzräume funktionieren, fühlen sich aber an wie das, was sie sind. Corporate Travel ist in vielen Unternehmen die fünftgrößte Ausgabenkategorie. Das Meeting, das sie für ein Jahr justiert, sollte sich entsprechend anfühlen.

Was in diesen zwei Tagen wirklich passiert

Die Pre-Season ist kein Verhandlungstermin im engeren Sinn. Die harten Zahlen liegen in Verträgen, die Ausschreibungen haben ihre eigenen Prozesse. Die Pre-Season ist das, was dazwischen liegt: Beziehungspflege mit kommerzieller Tiefe.

Da sitzt die Travel-Managerin eines DAX-Unternehmens mit der Account-Direktorin ihrer Global TMC an einem Tisch. Daneben die Corporate-Sales-Teams von zwei Airlines, die Portfolio-Repräsentant:innen von drei Hotelketten, eine Beraterin für Visa- und Risikomanagement, zwei Procurement-Leads aus angrenzenden Kategorien. In Summe zwanzig Personen, manchmal fünfundzwanzig, selten weniger als fünfzehn.

Die Gespräche bewegen sich zwischen Zahlen und Menschen. Wie läuft die Durchsetzung der Travel-Policy in Region X. Warum sind die No-Show-Quoten in Q1 so gestiegen. Welche neuen NDC-Inhalte lohnen sich für das nächste Jahr. Und, fast wichtiger, ob die Ansprechperson bei der TMC auch im zweiten Jahr noch dieselbe sein wird.

Warum das Terrain zählt

Wir haben diese Konstellationen oft genug bei uns im Haus gesehen, um einen Effekt zu beobachten, der sich fast physisch beschreiben lässt. Sobald niemand im Raum Hausherr ist, verschiebt sich das Gespräch. Die TMC hört anders zu. Die Airline-Vertreter legen die vorbereitete Präsentation beiseite und sprechen über das, was im letzten Jahr wirklich nicht funktioniert hat. Die Einkäuferin kann Fragen stellen, ohne dass drei Kolleg:innen aus dem Nachbarbüro durch die Glaswand schauen.

Das ist der Grund, warum LOFT1080 für dieses Format gut funktioniert. Wir sind weder das Büro der Travel-Procurement-Abteilung noch die Repräsentanz einer der beteiligten Firmen. Wir sind neutral, und zwar nicht in einem diplomatischen, sondern in einem ganz praktischen Sinn: niemand im Raum hat hier ein Logo an der Wand.

Die Privatsphäre ist das zweite Argument. Vergütungsmodelle, Volumenzusagen, Preisstaffeln, die ehrliche Einschätzung einer Airline-Partnerschaft, all das sind Inhalte, die in ein Flughafen-Hotel-Foyer nicht gehören. Unser Loft auf neunzig Quadratmetern schließt sich nach außen hin sauber ab. Keine geteilten Wände mit einer Event-Agentur nebenan, kein Coworking-Gemurmel, keine Rezeption, an der jemand vom Wettbewerb durchläuft.

Wie wir den Raum für euch aufteilen würden

Für fünfzehn bis fünfundzwanzig Menschen über zwei Tage empfehlen wir eine klare Struktur. Unten auf dem Hauptniveau: der Meetingtisch mit dem 65-Zoll-Screen, hier laufen die strukturierten Blöcke, also Review des laufenden Jahres, Präsentationen der Partner, die Diskussionen zur Policy.

Oben auf der Plattform: der Workshop-Desk und die Bar mit Barhockern. Das ist der Ort für Einzel- und Kleingruppengespräche, also die bilateralen Slots zwischen der Travel-Managerin und jeweils einer Airline, einer Hotelkette, der TMC. Ein zweiter 55-Zoll-Screen oben hält parallel die Agenda oder gemeinsame Dokumente sichtbar.

Der Innenhof ist der dritte Ort. Grün, ruhig, weg vom Straßenlärm. Dort finden die Gespräche statt, die unter vier Augen passieren müssen, und nach sechs Stunden RFP-Diskussion braucht jede Gruppe einen Ort mit Luft.

BUSINESS BREAKFAST oder ALL IN

Zwei Formate passen konkret auf dieses Setting. Ein BUSINESS BREAKFAST ab 2.500 Euro eröffnet den ersten Tag gut: bis zu dreißig Personen, bis zu fünf Stunden, kompletter Buffet- und Technik-Umfang, eine feste Ansprechperson aus dem Team während der gesamten Zeit. Wenn die Partner aus München, Zürich und Frankfurt anreisen, ist es der richtige Rahmen, um mit einem ordentlichen Frühstück statt mit einem Kaffee aus dem Pappbecher zu starten.

Für die restlichen anderthalb Tage greift ALL IN sauber. Halbtag 900 Euro, Ganztag 1.200 Euro, bis zwanzig Personen, inklusive Kaffee von Bieder & Maier, Tee, Kaltgetränke und Snacks. Wer die fünfundzwanzig Personen ausreizt oder ein volles Mittagsbuffet will, wechselt auf CULINARIUM auf Anfrage.

Was wir in der Praxis sehen

Die Pre-Season-Meetings, die bei uns stattfinden, haben ein paar Muster gemeinsam. Sie laufen fast nie exakt nach Agenda. Es gibt immer einen Punkt am späten Nachmittag des ersten Tages, an dem jemand sagt: wir sollten das in kleinerer Runde weitersprechen. Dann teilen sich die Gruppen auf, drei bleiben am Tisch, vier gehen auf die Plattform, zwei in den Innenhof. Das geht hier, weil wir ein Loft mit zwei Niveaus und einem Hof haben und nicht drei Konferenzräume, in denen jeder Wechsel ein Sekretariat braucht.

Der zweite Tag ist meistens disziplinierter. Dann wird festgezurrt, was am ersten Tag zwischen den Zeilen verhandelt wurde. Und am späten Nachmittag, wenn die Travel-Managerin ihren Abschluss macht, haben die meisten Teilnehmenden das Gefühl, dass sie nicht in einem Meeting waren, sondern in einer Runde, in der ein Programm für das nächste Jahr wirklich entstanden ist.

Termine für Mai bis Juli

Die Pre-Season läuft klassisch von Mai bis Juli, manche Unternehmen ziehen sie in den September vor, weil dann das eigene Budget schon klarer ist. Wer im Frühsommer bei uns buchen will, sollte sich jetzt bewegen, die guten Slots sind früh weg.

Schreib uns an welcome@loft1080.at mit eurem Wunschzeitraum, der Teilnehmer:innenzahl und der Frage, ob ihr einen oder zwei Tage plant. Wir melden uns mit zwei bis drei Optionen zurück, meistens am gleichen Tag.