Ein Meeting, das sich lang anfühlt, hat selten zu viel Inhalt. Oft fehlt eine Antwort auf eine einfache Frage: Was soll eigentlich dabei herauskommen? Mit fünf Fragen bereitest du ein Meeting so vor, dass alle wissen, wofür sie zusammenkommen, und nachher klar ist, wie es weitergeht.

1. Was muss am Ende klar sein?

Leg vor dem Meeting fest, was am Ende feststehen soll. Ein Beschluss, eine Liste mit Prioritäten, ein Plan mit Zuständigkeiten. Wer das vorher festlegt, kann die Agenda danach ausrichten.

Ein guter Test: Kannst du das Ziel in einem Satz in die Einladung schreiben? Zum Beispiel: „Am Ende entscheiden wir, welche zwei Projekte wir im zweiten Quartal starten.“ Wenn du keinen solchen Satz findest, reicht vielleicht ein kurzes Update per Mail.

2. Wie viel Zeit braucht das Thema wirklich?

Viele Meetings dauern eine Stunde, weil der Kalender in Stunden eingeteilt ist. Plane die Dauer passend zum Inhalt, nicht aus Gewohnheit. Eine Freigabe braucht vielleicht 20 Minuten. Eine Jahresplanung braucht einen halben oder ganzen Tag.

Schätz für jeden Agendapunkt grob die Zeit und rechne Puffer ein. Wenn die Summe nicht in den geplanten Termin passt, kürze die Agenda oder plane einen zweiten Termin.

3. Wer entscheidet?

Wenn am Ende eine Entscheidung stehen soll, muss klar sein, wer sie trifft. Entscheidet die Führungskraft nach der Diskussion? Entscheidet die Runde gemeinsam? Braucht es eine Zustimmung von außerhalb?

Wenn das offen ist, kläre es vor dem Meeting. Sonst läuft die Diskussion gut, und am Ende ist trotzdem nichts beschlossen.

4. Wann sind die Pausen?

Bei längeren Terminen gehören Pausen in den Ablauf. Plan sie fest ein, statt zu warten, bis alle müde sind, zum Beispiel nach jeweils 60 bis 90 Minuten, und halte dich daran.

Eine Pause unterbricht die Arbeit deutlicher, wenn sie anders ist als die Arbeitsphase: aufstehen, den Raum verlassen, kurz nach draußen gehen. Im LOFT1080 ist das bei passendem Wetter der begrünte Innenhof direkt hinter der Glasschiebetür. Mehr dazu auf der Raumseite.

5. Wer schreibt die nächsten Schritte auf und verschickt sie?

Viele Meetings enden mit einem guten Gefühl und ohne schriftliches Ergebnis. Bestimme vorab eine Person, die die nächsten Schritte festhält: Was ist zu tun, wer übernimmt es, bis wann? Diese Person verschickt die Liste am selben oder am nächsten Tag.

Beim nächsten Treffen lohnt sich ein kurzer Blick auf die Liste: Was ist erledigt, was ist offen?

Vorbereitung und Nachbereitung auf einen Blick

FrageWann klärenWer
Was muss am Ende klar sein?vor der EinladungPerson, die einlädt
Wie viel Zeit braucht das Thema?beim Planen der AgendaPerson, die einlädt
Wer entscheidet?vor dem MeetingFührungskraft oder Runde
Wann sind die Pausen?beim Planen des AblaufsModeration
Wer verschickt die nächsten Schritte?zu Beginn des Meetingseine bestimmte Person

Häufige Fragen

Was mache ich, wenn das Ziel eines Meetings unklar ist? Frag die Person, die eingeladen hat, was am Ende feststehen soll. Wenn es keine Antwort gibt, reicht vielleicht eine kurze Abstimmung per Mail.

Wie lange sollte eine Pause sein? Für kurze Pausen reichen zehn bis 15 Minuten. Bei einem ganzen Tag gehört eine längere Mittagspause dazu.

Wer sollte die nächsten Schritte verschicken? Eine Person, die zu Beginn des Meetings bestimmt wird. So ist klar, wer die Zusammenfassung schreibt.

Kurz zusammengefasst

  • Vorher festlegen, was am Ende klar sein muss
  • Die Dauer am Inhalt ausrichten
  • Klären, wer entscheidet
  • Pausen in den Ablauf schreiben
  • Eine Person bestimmen, die die nächsten Schritte verschickt
  • Beim nächsten Treffen kurz auf die offenen Punkte schauen

Für längere Termine außer Haus

Für eine Klausur, einen Strategietag oder einen Workshop mit mehreren Arbeitsphasen gelten dieselben fünf Fragen, nur mit mehr Gewicht. Im LOFT1080 kann das Plenum am Besprechungstisch auf dem Hauptniveau arbeiten, Kleingruppen gehen an den Workshoptisch auf der Plattform. Für die nächsten Schritte gibt es Flipchart, Whiteboard und Pinnwände.

Wenn du einen solchen Termin planst, schreib uns Datum, Gruppengröße und eine kurze Beschreibung. Wir melden uns am selben Werktag mit einem konkreten Vorschlag. Alle Kontaktwege findest du auf der Kontaktseite.