Eine Anfrage für einen Meetingraum ist oft schnell geschrieben: Datum, ungefähre Personenzahl, „Was kostet das?“. Die Antwort darauf kann nur allgemein ausfallen. Je genauer du beschreibst, was du vorhast, desto konkreter wird der Vorschlag, den du zurückbekommst.

Hier ist, was eine gute Anfrage enthält, und warum jede Angabe hilft.

1. Datum und Uhrzeit

Nenn den Wunschtermin und, wenn möglich, eine Alternative. Wichtig ist auch die Uhrzeit: Startet ihr früh am Morgen, braucht ihr einen halben oder einen ganzen Tag, soll es am Abend weitergehen? Im LOFT1080 gibt es SPACE ONLY und ALL IN für einen halben Tag mit 5 Stunden oder einen ganzen Tag mit 10 Stunden.

2. Gruppengröße und Format

Die Personenzahl allein sagt wenig. Zwölf Personen an einem Tisch brauchen einen anderen Aufbau als zwölf Personen in einer Gesprächsrunde im Kreis. Beschreib deshalb kurz, wie ihr arbeiten wollt:

  • Diskussion am gemeinsamen Tisch
  • Präsentation vor Publikum
  • Arbeit in Kleingruppen
  • offene Runde im Stuhlkreis

Im LOFT1080 sind je nach Format 10 bis 35 Personen möglich. Für vertiefte Arbeit eignen sich 10 bis 15 Personen besonders gut. Als Bestuhlung sind Konferenz, U-Form, Stuhlkreis und Lounge möglich, und wir bauen tagsüber um, wenn sich euer Format ändert.

3. Der grobe Ablauf

Ein paar Stichworte zum Tag helfen, den Raum passend vorzubereiten. Gibt es einen Vortrag am Vormittag und Gruppenarbeit am Nachmittag? Soll zwischendurch umgebaut werden? Gibt es eine Mittagspause im Raum?

Im LOFT1080 kann das Plenum am Besprechungstisch auf dem Hauptniveau arbeiten, während Kleingruppen an den großen Workshoptisch auf der Plattform gehen. Bei passendem Wetter lassen sich Pausen im Innenhof einplanen.

4. Technik

Schreib dazu, was du zeigen willst und ob jemand online zugeschaltet wird. Wichtige Fragen:

  • Präsentierst du vom eigenen Laptop?
  • Braucht ihr Mikrofone, weil die Gruppe groß ist oder jemand online dabei ist?
  • Soll der Termin gestreamt werden?

Im LOFT1080 gibt es zwei Screens mit 65 und 55 Zoll, kabellose Übertragung per AirPlay oder Miracast, HDMI und USB-C, eine Soundanlage, Funkmikrofone und ein Live-Streaming-Setup. Das WLAN ist für 35 gleichzeitige Verbindungen ausgelegt.

5. Verpflegung

Ob Kaffee und Snacks reichen oder ob es ein Mittagessen braucht, entscheidet über das passende Paket:

  • SPACE ONLY: Raum und Technik, ohne Verpflegung
  • ALL IN: dazu Kaffee von Bieder & Maier, Tee, kalte Getränke und Snacks, für bis zu 20 Personen
  • CULINARIUM: dazu ein Business-Buffet und die Bar

Nenn auch Allergien oder besondere Ernährungsformen, damit wir das vorab abstimmen können. Alle Pakete stehen auf der Paketseite.

6. Anreise

Wenn Gäste von außerhalb kommen, hilft eine kurze Wegbeschreibung in der Einladung. LOFT1080 liegt in der Langen Gasse 50/2 im 8. Bezirk. Zur U6 Josefstädter Straße sind es etwa 15 Minuten zu Fuß. Zur U2 Rathaus sind es etwa fünf Minuten. In der Nähe halten die Straßenbahnlinien 2, 5 und 12, eine Parkgarage ist zwei Gehminuten entfernt.

7. Besondere Anforderungen

Manche Punkte lassen sich am besten früh klären:

  • Vertraulichkeit: Auf Wunsch unterschreibt unser Gründer Alexander Raffeiner eine Verschwiegenheitserklärung.
  • Barrierefreiheit: Der untere Bereich ist stufenlos, die Plattform erreicht man über eine Treppe. Sag uns, was deine Gruppe braucht.
  • Besichtigung: Wenn du den Raum vorher sehen möchtest, vereinbaren wir einen Termin.

Häufige Fragen

Wie schnell bekomme ich eine Antwort? Jemand aus unserem Team meldet sich am selben Werktag mit einem konkreten Vorschlag.

Was ist, wenn ich noch nicht alle Angaben habe? Schreib uns trotzdem. Datum und ungefähre Gruppengröße reichen für einen ersten Vorschlag, die Details klären wir danach.

Kurz zusammengefasst

  • Datum mit Alternative und Uhrzeit angeben
  • Gruppengröße und Arbeitsweise beschreiben
  • Den groben Ablauf in Stichworten skizzieren
  • Technik, Verpflegung und Anreise klären
  • Besondere Anforderungen wie Vertraulichkeit oder Barrierefreiheit früh ansprechen
  • Wer alle Angaben in einer Nachricht schickt, bekommt den passenden Vorschlag ohne Rückfragen
  • Eine Besichtigung hilft, wenn du dir beim Setup noch unsicher bist

Was danach passiert

Auf deine Anfrage meldet sich jemand aus unserem Team am selben Werktag mit einem konkreten Vorschlag. Für die Buchung hast du eine feste Ansprechperson, mit der du die Details abstimmst.

Wenn du gerade einen Termin planst, schreib uns mit diesen Angaben. Alle Kontaktwege findest du auf der Kontaktseite.