Der Wochenstatus läuft per Videocall, das Projektupdate per Chat, die Abstimmung mit dem Partnerbüro in einer halbstündigen Konferenz. Für vieles funktioniert das gut. Und trotzdem gibt es Termine, bei denen alle merken: Das hätten wir besser gemeinsam an einem Tisch besprochen.

Wie entscheidest du, welches Treffen vor Ort stattfinden sollte? Hier sind unsere Gedanken dazu, ohne Anspruch auf eine allgemeine Regel.

Wann sich ein Treffen vor Ort lohnt

Gemeinsam an einem Tisch hilft oft in drei Situationen.

Wenn eine Entscheidung viele Fragen aufwirft. Bei einer einfachen Freigabe reicht ein kurzer Call. Wenn ein Thema mehrere Abteilungen betrifft, unterschiedliche Interessen im Raum stehen oder die Folgen groß sind, entstehen im Gespräch neue Fragen. Vor Ort lassen sich Rückfragen schneller klären, und es ist leichter zu sehen, wer noch Bedenken hat.

Wenn sich ein neues Team kennenlernt. Ein Projektstart, ein neues Führungsteam, eine Zusammenarbeit mit einem neuen Partner: Am Anfang geht es neben den Inhalten auch darum, wie man miteinander arbeitet. Pausen, ein gemeinsames Mittagessen und Gespräche zwischen den Programmpunkten gehören dazu.

Wenn ein Thema mehr Zeit braucht als eine Stunde. Ein Strategietag, eine Jahresplanung oder ein Workshop mit mehreren Arbeitsphasen ist am Bildschirm anstrengend. Vor Ort lassen sich Plenum, Kleingruppen und Pausen abwechseln, ohne ständig zwischen Fenstern zu wechseln.

Wann online reicht

Für viele Termine ist der Videocall die bessere Wahl. Kurze Abstimmungen, regelmäßige Status-Runden oder Termine mit Personen an verschiedenen Standorten brauchen keine Anreise. Wer für einen 30-minütigen Termin durch die Stadt fährt, verliert mehr Zeit, als er gewinnt.

Eine einfache Frage hilft bei der Entscheidung: Was soll am Ende des Termins feststehen, und wie viel Diskussion braucht es dafür? Je mehr offene Fragen und je mehr Beteiligte, desto eher lohnt sich ein Treffen vor Ort.

Wenn einzelne Personen online dabei sind

Oft ist die Antwort nicht entweder oder. Die meisten sitzen am Tisch, zwei oder drei Kolleginnen und Kollegen sind zugeschaltet. Damit das funktioniert, plane die Technik von Anfang an mit:

  • Bild: Die Zugeschalteten sollten auf einem großen Screen zu sehen sein, damit die Runde im Raum sie wahrnimmt.
  • Ton: Klär vorab, welche Mikrofone genutzt werden, damit die Online-Teilnehmenden alle im Raum gut hören.
  • Ablauf: Bestimme eine Person, die auf die Zugeschalteten achtet und sie aktiv einbindet.
  • Material: Teil Unterlagen vorher, damit alle denselben Stand haben.

Im LOFT1080 gibt es dafür zwei Screens mit 65 und 55 Zoll, kabellose Übertragung, eine professionelle Soundanlage, Hand- und Ansteckmikrofone und ein Live-Streaming-Setup. Das WLAN ist für 35 gleichzeitige Verbindungen ausgelegt. Welche Technik zu deinem Format passt, stimmen wir vorab mit dir ab. Einen Überblick gibt es auf der Raumseite.

Einen Präsenztermin gut nutzen

Wenn sich ein Team schon trifft, lohnt es sich, den Tag bewusst zu planen:

  1. Ziel festlegen: Was soll am Ende entschieden oder erarbeitet sein?
  2. Vorab klären, was vorab geht: Informationen, die alle lesen können, gehören in eine Unterlage, nicht in einen Vortrag.
  3. Zeit für Gespräche einplanen: Pausen und ein gemeinsames Essen geben Raum für Gespräche, die im Programm keinen Platz haben.
  4. Ergebnisse festhalten: Wer übernimmt was bis wann?

Häufige Fragen

Kann ich hybride Meetings im LOFT1080 abhalten? Ja. Es gibt zwei Screens, Mikrofone, ein Live-Streaming-Setup und WLAN für 35 gleichzeitige Verbindungen. Welche Technik zu deinem Format passt, stimmen wir vorab ab.

Ab wann lohnt sich ein Treffen vor Ort? Wenn eine Entscheidung viele Fragen aufwirft, wenn sich ein neues Team kennenlernt oder wenn ein Thema mehr als eine Stunde braucht.

Kurz zusammengefasst

  • Vor Ort lohnt sich bei vielen offenen Fragen, neuen Teams und langen Themen
  • Für kurze Abstimmungen reicht der Videocall
  • Hybride Runden brauchen Bild, Ton, eine zuständige Person und Unterlagen vorab

Unser Blick nach vorne

Wir gehen davon aus, dass Teams auch in Zukunft beides nutzen werden: Videocalls für das Tagesgeschäft und Treffen vor Ort für die Themen, bei denen es auf das gemeinsame Gespräch ankommt. Für diese Termine bieten wir einen Loft mit 90 m² auf zwei Niveaus in der Josefstadt, für 10 bis 35 Personen je nach Format.

Wenn du dein nächstes Treffen vor Ort planst, schreib uns Datum, Gruppengröße und ob jemand online dabei sein soll. Wir melden uns am selben Werktag. Alle Kontaktwege findest du auf der Kontaktseite.