Montag, 9 Uhr: Jour fixe. 10 Uhr: Abstimmung mit dem Vertrieb. 11 Uhr: Projektstatus. Am Nachmittag noch zwei Termine, bei denen du eigentlich nur zuhörst. Am Abend fragst du dich, wann du heute an deinen eigenen Aufgaben gearbeitet hast.

Viele Teams kennen diesen Kalender. Die Lösung ist selten, alle Meetings zu streichen. Hilfreicher ist es, genauer hinzuschauen, welches Meeting welchen Zweck erfüllt. Vier Ansätze, die du mit deinem Team ausprobieren kannst.

1. Meetings sortieren

Geh mit deinem Team den Kalender einer typischen Woche durch und ordne jeden Termin einer von drei Gruppen zu:

  • Information: Jemand berichtet, die anderen hören zu.
  • Besprechung: Ein Thema wird gemeinsam durchgearbeitet, Fragen werden geklärt.
  • Entscheidung: Am Ende steht ein Beschluss, und jemand übernimmt die Umsetzung.

Reine Statusmeldungen lassen sich oft per Chat, E-Mail oder in einem geteilten Dokument erledigen. Ein Meeting lohnt sich vor allem dann, wenn etwas besprochen oder entschieden werden muss. Schreib deshalb in jede Einladung, was am Ende des Termins feststehen soll. Wer das nicht in einem Satz sagen kann, braucht vielleicht gar keinen Termin.

2. Gruppengröße passend zum Format wählen

Eine Entscheidungsrunde braucht andere Teilnehmende als eine Informationsveranstaltung. Bei einer Information kann die Runde groß sein, weil die meisten zuhören. Bei einer Entscheidung sollten die Menschen am Tisch sitzen, die etwas beitragen oder umsetzen müssen.

Eine einfache Frage hilft beim Einladen: Was würde fehlen, wenn diese Person nicht dabei ist? Wenn die Antwort „nichts“ lautet, reicht oft eine kurze Zusammenfassung nach dem Termin. Das entlastet den Kalender der Person und macht die Runde arbeitsfähiger.

3. Ab und zu den Ort wechseln

Nicht jedes Meeting braucht einen anderen Raum. Für größere Themen kann ein Termin außerhalb des Büros aber Abstand vom Tagesgeschäft schaffen: eine Jahresplanung, eine schwierige Entscheidung, ein Projektstart mit mehreren Abteilungen.

Im eigenen Büro sind Posteingang, Telefon und die nächste Besprechung nie weit weg. Ein externer Termin mit klarer Agenda gibt dem Thema einen eigenen Rahmen. Plane dafür genug Zeit ein, damit sich die Anreise lohnt, und halte vorher fest, welche Fragen am Ende beantwortet sein sollen.

Im LOFT1080 in der Josefstadt kannst du für solche Termine zwischen dem Besprechungstisch auf dem Hauptniveau und dem großen Workshoptisch auf der Plattform wechseln. Bei passendem Wetter gibt es Pausen im Innenhof. Wie der Raum aufgebaut ist, siehst du auf unserer Raumseite.

4. Wiederkehrende Termine prüfen

Wiederkehrende Meetings entstehen meist aus einem guten Grund. Ein Projekt braucht eine wöchentliche Abstimmung, ein neues Team einen festen Austausch. Nach einigen Monaten hat sich die Lage oft verändert, der Termin bleibt aber im Kalender.

Nimm dir einmal im Quartal Zeit, alle wiederkehrenden Termine durchzugehen:

  • Wird dieser Termin noch gebraucht?
  • Passt die Frequenz noch, oder reicht alle zwei Wochen?
  • Sitzen noch die richtigen Personen in der Runde?
  • Kann der Termin kürzer werden?

Frag dabei auch die Teilnehmenden. Oft wissen sie besser als die Person, die eingeladen hat, welcher Termin ihnen hilft und welcher nicht.

Häufige Fragen

Wie oft sollte ein Team wiederkehrende Meetings prüfen? Einmal im Quartal ist ein guter Rhythmus. Dann fallen Termine auf, die nicht mehr gebraucht werden, bevor sie sich festsetzen.

Was mache ich, wenn ein Meeting nicht abgesagt werden kann? Kürze es. Wenn ein Termin eine Stunde dauert, probier 30 Minuten mit einer klaren Agenda aus.

Für welche Themen lohnt sich ein Termin außer Haus? Für Jahresplanungen, schwierige Entscheidungen und Projektstarts mit mehreren Abteilungen. Für tägliche Abstimmungen reicht das Büro.

Kurz zusammengefasst

  • Meetings nach Information, Besprechung und Entscheidung sortieren
  • Die Gruppengröße an das Format anpassen
  • Für große Themen ab und zu den Ort wechseln
  • Wiederkehrende Termine einmal im Quartal prüfen
  • Mit einem Ansatz beginnen und ihn einen Monat ausprobieren

Wie du anfängst

Du musst nicht alle vier Ansätze gleichzeitig umsetzen. Such dir einen aus und probier ihn einen Monat lang aus. Viele Teams beginnen mit dem Sortieren, weil es schnell zeigt, wo die meiste Zeit hingeht.

Wenn du für ein größeres Thema einen Termin außerhalb des Büros planst, schreib uns Wunschtermin, Gruppengröße und eine kurze Beschreibung. Jemand aus unserem Team meldet sich am selben Werktag mit einem konkreten Vorschlag. Alle Kontaktwege findest du auf der Kontaktseite.