Viele Teams treffen sich für bestimmte Themen bewusst vor Ort, während Routineabstimmungen online laufen. Oft sind bei einem Präsenztermin trotzdem einzelne Personen zugeschaltet: eine Kollegin aus einem anderen Standort, ein Kunde, der nicht anreisen kann, oder jemand, der krank zu Hause ist.

Damit die Zugeschalteten nicht nur zuhören, sondern wirklich mitarbeiten können, sollte die Technik vorab klar sein. Hier sind vier Fragen und ein paar Tipps für den Ablauf.

Vier Fragen vor der Buchung

1. Können die Online-Teilnehmenden alle im Raum gut hören?

Das ist die wichtigste Frage. Wenn nur die Person am Laptop zu verstehen ist, verlieren die Zugeschalteten schnell den Anschluss. Klär, welche Mikrofone dafür genutzt werden: Handmikrofone für Wortmeldungen, Ansteckmikrofone für Präsentierende oder ein Mikrofon in der Mitte des Tisches.

Tipp: Teste den Ton vor Beginn mit einer Person, die sich von außen einwählt.

2. Sehen alle im Raum die Zugeschalteten?

Wenn die Online-Teilnehmenden nur auf einem kleinen Laptopbildschirm zu sehen sind, werden sie leicht übersehen. Ein großer Screen, auf dem ihre Gesichter sichtbar sind, hilft, sie in die Diskussion einzubeziehen.

Tipp: Wenn ihr Folien zeigt und gleichzeitig die Zugeschalteten sehen wollt, frag nach einem zweiten Screen.

3. Trägt das WLAN alle Geräte?

Bei einem Präsenztermin sind schnell zwei, drei Geräte pro Person im WLAN. Wenn zusätzlich ein Videocall läuft, braucht es eine stabile Verbindung.

Tipp: Frag, für wie viele gleichzeitige Verbindungen das WLAN ausgelegt ist.

4. Wer kümmert sich während des Termins um die Technik?

Wenn der Ton aussetzt oder jemand aus dem Call fällt, sollte jemand im Raum zuständig sein. Lege vorher fest, wer aus eurem Team den Call betreut und die Chat-Nachrichten im Blick behält.

Tipps für den Ablauf

Die Zugeschalteten zuerst: Gib den Online-Teilnehmenden bei Wortmeldungen bewusst Raum. Eine Moderation, die gezielt nachfragt, hilft.

Kürzere Blöcke: Online ist es anstrengender, lange zuzuhören. Plane Pausen etwa alle 60 bis 90 Minuten.

Gruppenarbeit mitdenken: Wenn ihr in Kleingruppen arbeitet, überleg vorab, wie die Zugeschalteten eingebunden werden, etwa in einer eigenen Online-Gruppe.

Ergebnisse sichtbar machen: Was am Flipchart steht, sehen die Zugeschalteten oft nicht. Fotografiert die Ergebnisse oder schreibt parallel in einem geteilten Dokument mit.

Ein eigener Link: Nutzt euren eigenen Meeting-Link und prüft, wer Zugang hat.

Checkliste für hybride Meetings

  • Mikrofone für Wortmeldungen und Präsentierende geklärt
  • Ton vorab getestet
  • Großer Screen für die Zugeschalteten
  • WLAN für alle Geräte ausreichend
  • Zuständige Person für Technik und Chat
  • Pausen eingeplant
  • Ergebnisse digital festgehalten

Hybride Meetings im LOFT1080

Im LOFT1080 gibt es zwei Screens mit 65 und 55 Zoll, kabellose Übertragung per AirPlay oder Miracast, dazu HDMI und USB-C. Für den Ton stehen Hand- und Ansteckmikrofone und ein Soundsystem bereit, außerdem ein Live-Streaming-Setup. Das WLAN ist für 35 gleichzeitige Nutzerinnen und Nutzer ausgelegt, mit einem Passwort für alle.

Das Loft in der Josefstadt hat 90 m² auf zwei Niveaus und ist für 10 bis 35 Personen gedacht. Welche Technik ihr für euren Termin braucht, stimmt ihr vorab mit eurer festen Ansprechperson aus unserem Team ab.

Mehr über die Ausstattung findest du auf der Seite Raum.

Gut zu wissen

Kamera: Überlege, wie die Zugeschalteten die Gruppe im Raum sehen. Kläre bei der Anfrage, welche Kameralösung zu deinem Format passt, oder bring eine eigene Kamera mit.

Probelauf: Bei einem wichtigen Termin lohnt sich ein kurzer Probelauf vor Beginn, mit allen, die online dabei sind.

Zeitzonen: Wenn Personen aus anderen Ländern zugeschaltet sind, achte bei der Planung auf die Zeitverschiebung, besonders bei Terminen am frühen Morgen oder späten Nachmittag.

Häufige Fragen

Wie viele Personen passen vor Ort?

Je nach Format 10 bis 35 Personen.

Wie schnell bekomme ich eine Antwort?

Jemand aus unserem Team meldet sich am selben Werktag.

Wie komme ich am besten hin?

Zur U6 Josefstädter Straße sind es etwa 15 Minuten zu Fuß, zur U2 Rathaus etwa fünf. Die Straßenbahnlinien 2, 5 und 12 halten in der Nähe, eine Parkgarage ist zwei Gehminuten entfernt.

Welche Technik ist dabei?

Zwei Screens mit 65 und 55 Zoll, drahtlose Übertragung per AirPlay und Miracast, HDMI und USB-C, Funkmikrofone, ein Soundsystem und WLAN für 35 gleichzeitige Verbindungen.

Nächster Schritt

Schreib uns, wie viele Personen vor Ort sind und wie viele zugeschaltet werden. Wir melden uns am selben Werktag. Zur Anfrage.