Im Frühjahr stehen bei vielen Unternehmen Produktvorstellungen, Jahresberichte und Kampagnenstarts an. Ein Presseevent bringt dich mit Journalistinnen und Journalisten ins Gespräch, sei es ein Pressefrühstück, ein Hintergrundgespräch oder eine Präsentation. Wenn du das Event im Februar planst, hast du genug Zeit für Einladungen und Vorbereitung.

Bei der Wahl der Location helfen vier Fragen.

1. Passt der Ort zur Marke und zum Thema?

Der Ort ist Teil des Eindrucks, den deine Gäste mitnehmen. Ein Produkt für den Arbeitsalltag lässt sich gut in einem Raum vorstellen, in dem gearbeitet wird. Ein Thema mit Bezug zur Stadt passt zu einem Ort mit Bezug zum Viertel.

Tipp: Überleg, welche zwei, drei Eigenschaften deiner Marke der Ort unterstreichen soll, und prüfe bei der Besichtigung, ob der Raum dazu passt.

2. Gibt es gute Motive für Fotos?

Medien brauchen Bilder, und deine eigene Kommunikation auch. Überleg vorab, wo die Fotos entstehen sollen: vor einem ruhigen Hintergrund, am Rednerplatz, beim Produkt, mit den Sprecherinnen und Sprechern.

Tipp: Frag, ob das Licht für Fotos geeignet ist, und schau dir bei der Besichtigung mögliche Motive an.

3. Ist Platz für Gespräche nach dem offiziellen Teil?

Nach der Präsentation wollen viele Journalistinnen und Journalisten noch mit den Sprecherinnen und Sprechern reden, für ein Zitat, eine Nachfrage oder ein kurzes Interview. Dafür braucht es Platz abseits der Bühne.

Tipp: Plane nach dem offiziellen Teil mindestens 30 Minuten für Gespräche ein und sorg dafür, dass die Personen, die Auskunft geben dürfen, bis zum Ende bleiben.

4. Gibt es einen Außenbereich, falls das Wetter mitspielt?

Im Frühjahr kann ein Platz im Freien den Termin auflockern, etwa für Gespräche nach dem offiziellen Teil oder für Fotos bei Tageslicht. Plane den Außenbereich aber immer als Ergänzung und nicht als Voraussetzung, denn das Wetter ist im März und April schwer vorherzusagen.

Ein möglicher Ablauf für ein Pressefrühstück

  • 09:00 Ankommen bei Kaffee und Frühstück, persönliche Begrüßung
  • 09:20 Präsentation, 20 bis 30 Minuten
  • 09:50 Fragen aus der Runde
  • 10:10 Gespräche, Interviews und Fotos
  • 11:00 Ende

Zeitplan für die Vorbereitung

Sechs Wochen vorher: Termin und Ort festlegen, Kernbotschaft formulieren, mögliche Überschneidungen mit Branchenterminen prüfen.

Vier Wochen vorher: Einladungen verschicken, persönlich und mit klarem Anlass.

Zwei Wochen vorher: Nachfassen, Pressemappe vorbereiten: Text, Bilder in Druckqualität, Ansprechperson für Rückfragen.

Eine Woche vorher: Ablauf, Technik und Verpflegung festlegen, Sprecherinnen und Sprecher auf Fragen vorbereiten.

Danach: Pressemappe an alle Eingeladenen schicken, Interviews anbieten, Berichterstattung verfolgen.

Presseevent im LOFT1080

Für Pressefrühstücke gibt es im LOFT1080 das Paket BUSINESS BREAKFAST: für bis zu 30 Personen und bis zu fünf Stunden, mit Frühstücksbuffet, kompletter Technik, Vorbereitung, Auf- und Abbau, APA-Fotoservice und einer festen Ansprechperson aus unserem Team während der Veranstaltung. Das Paket gibt es ab 2.500 €.

Das Loft in der Josefstadt hat 90 m² auf zwei Niveaus. Für die Präsentation steht auf dem Hauptniveau ein 65-Zoll-Screen bereit, dazu Funkmikrofone und ein Soundsystem. Die Beleuchtung ist dimmbar und für Fotos und Videos geeignet. Bei passendem Wetter kann der begrünte Innenhof hinter der Glasschiebetür für die Zeit nach dem offiziellen Teil genutzt werden.

Mehr zum Paket findest du bei den Paketen.

Gut zu wissen

Rechtzeitig einladen: Im Frühjahr sind die Terminkalender in vielen Redaktionen voll. Lade lieber etwas früher ein und schick eine kurze Erinnerung ein paar Tage vorher.

Online-Teilnahme: Wenn manche Medien nicht persönlich kommen können, überleg, ob du die Präsentation streamst oder eine Aufzeichnung anbietest.

Fotos vorbereiten: Bereite Bilder in Druckqualität vor, damit Redaktionen auch ohne eigene Fotografin oder eigenen Fotografen berichten können. Kläre vorab die Bildrechte.

Gästeliste: Lade gezielt die Redaktionen ein, für die dein Thema relevant ist. Eine kleinere, passende Runde bringt oft mehr als eine lange Liste.

Häufige Fragen

Wie viele Gäste passen?

Das Paket BUSINESS BREAKFAST ist für bis zu 30 Personen gedacht.

Wie lange dauert das Paket?

Bis zu fünf Stunden, inklusive Vorbereitung, Auf- und Abbau.

Wie komme ich am besten hin?

Zur U6 Josefstädter Straße sind es etwa 15 Minuten zu Fuß, zur U2 Rathaus etwa fünf. Die Straßenbahnlinien 2, 5 und 12 halten in der Nähe, eine Parkgarage ist zwei Gehminuten entfernt.

Nächster Schritt

Schick uns deinen Wunschtermin im Frühjahr, die erwartete Gästezahl und dein Thema. Wir melden uns am selben Werktag. Zur Anfrage.