Zu Jahresbeginn stellen viele Unternehmen ihre Pläne vor: eine neue Strategie, ein Produkt, personelle Veränderungen oder einen Ausblick auf das Jahr. Ob die ersten Wochen des Jahres für deine Ankündigung passen, hängt vom Thema und von der Redaktionsplanung der eingeladenen Medien ab. Frag im Zweifel bei den wichtigsten Redaktionen nach.

In diesem Beitrag findest du vier Punkte für die Planung, einen Ablauf und Tipps für die Nachbereitung.

Vier Punkte für die Planung

1. Termin

Prüfe Ferien, Feiertage und andere Termine in deiner Branche. Wenn am selben Tag eine große Branchenveranstaltung stattfindet, haben viele Journalistinnen und Journalisten keine Zeit. Ein Termin am Vormittag unter der Woche ist für viele gut einzuplanen.

2. Inhalt

Was ist neu, und warum ist es für die Leserinnen und Leser relevant? Formuliere die Kernbotschaft in zwei, drei Sätzen. Wenn dir das schwerfällt, ist das Thema vielleicht besser für eine Aussendung als für einen Termin geeignet.

3. Format

Eine klassische Pressekonferenz konzentriert sich auf Präsentation und Fragen. Ein Pressefrühstück lässt nach dem offiziellen Teil Zeit für Gespräche und Einzelinterviews. Für Themen, die Erklärung brauchen, ist das oft das passendere Format.

4. Raum

Plane Platz für die erwartete Gästezahl, einen Screen, ein Mikrofon und eine Ansprechperson vor Ort, die sich um Technik und Ablauf kümmert. Für Fotos sollte das Licht ausreichen, und für alle, die vor Ort schreiben, braucht es WLAN und Steckdosen.

Ein möglicher Ablauf

  • Ankommen (15 Minuten): Begrüßung, Kaffee, Pressemappe
  • Präsentation (20 bis 30 Minuten): Kurz und auf den Punkt, mit der Kernbotschaft am Anfang
  • Fragen und Antworten (15 bis 20 Minuten): Die Sprecherinnen und Sprecher bleiben bis zum Ende im Raum.
  • Einzelgespräche (30 Minuten oder länger): Zeit für Interviews und Fotos

Vorbereitung

Einladung: Rund drei Wochen vorher, mit Thema, Sprecherinnen und Sprechern und Zeitrahmen. Je klarer der Anlass, desto leichter fällt die Entscheidung, zu kommen.

Pressemappe: Text, Zahlen, Bilder in Druckqualität und eine Ansprechperson für Rückfragen, digital und bei Bedarf gedruckt.

Briefing: Bereite die Sprecherinnen und Sprecher auch auf mögliche Fragen vor, nicht nur auf die eigene Präsentation.

Technik: Teste am Vortag oder vor Beginn, ob Präsentation, Mikrofon und Ton funktionieren.

Nachbereitung

  • Pressemappe nachschicken: an alle Eingeladenen, auch an die, die nicht kommen konnten
  • Interviews anbieten: für Medien, die vertiefend berichten wollen
  • Berichterstattung verfolgen: und intern teilen, was erschienen ist

Pressefrühstück im LOFT1080

Für Pressetermine gibt es im LOFT1080 das Paket BUSINESS BREAKFAST: für bis zu 30 Personen und bis zu fünf Stunden, mit Frühstücksbuffet, kompletter Technik, Vorbereitung, Auf- und Abbau, APA-Fotoservice und einer festen Ansprechperson aus unserem Team während der Veranstaltung. Das Paket gibt es ab 2.500 €.

Für die Präsentation steht auf dem Hauptniveau ein 65-Zoll-Screen bereit, dazu Funkmikrofone und ein Soundsystem. Das WLAN ist für 35 gleichzeitige Verbindungen ausgelegt, die Beleuchtung ist dimmbar und für Fotos und Videos geeignet. LOFT1080 liegt in der Langen Gasse in der Josefstadt, etwa fünf Minuten zu Fuß von der U2 Rathaus.

Mehr zum Paket findest du bei den Paketen.

Gut zu wissen

Termin bestätigen: Schick ein paar Tage vor dem Termin eine kurze Erinnerung mit Adresse, Uhrzeit und Ablauf. Das erleichtert die Planung in den Redaktionen.

Online-Teilnahme: Wenn Medien nicht persönlich kommen können, überleg, ob du die Präsentation streamst oder eine Aufzeichnung anbietest. Kläre das vorab mit der Technik vor Ort.

Bilder: Viele Redaktionen brauchen Bilder in guter Qualität. Bereite Fotos der Sprecherinnen und Sprecher sowie Bilder zum Thema vor, und kläre die Rechte.

Sprecherinnen und Sprecher: Bestimme vorab, wer welche Fragen beantwortet. So wirkt die Fragerunde geordnet, und niemand muss improvisieren.

Häufige Fragen

Wie viele Personen passen?

Das Paket BUSINESS BREAKFAST ist für bis zu 30 Personen gedacht.

Ist ein Fotoservice dabei?

Ja, der APA-Fotoservice ist im Paket BUSINESS BREAKFAST enthalten.

Wie komme ich am besten hin?

Zur U6 Josefstädter Straße sind es etwa 15 Minuten zu Fuß, zur U2 Rathaus etwa fünf. Die Straßenbahnlinien 2, 5 und 12 halten in der Nähe, eine Parkgarage ist zwei Gehminuten entfernt.

Welche Technik ist dabei?

Zwei Screens mit 65 und 55 Zoll, drahtlose Übertragung per AirPlay und Miracast, HDMI und USB-C, Funkmikrofone, ein Soundsystem und WLAN für 35 gleichzeitige Verbindungen.

Nächster Schritt

Schick uns deinen Wunschtermin, die erwartete Gästezahl und eine kurze Beschreibung deines Themas. Wir melden uns am selben Werktag. Zur Anfrage.