Der Jahresanfang ist ein guter Zeitpunkt, um mit dem Team über Meetings zu sprechen. Nicht mit einem großen Programm, sondern mit ein paar Vereinbarungen, die alle mittragen. Hier sind sieben Vorschläge. Nimm die, die zu deinem Team passen, und probiert sie ein paar Wochen lang aus.

1. Jedes Meeting hat ein Ziel, das schon in der Einladung steht

Bevor eine Einladung verschickt wird, sollte klar sein, was am Ende vorliegen soll: eine Entscheidung, ein Plan oder eine Information für alle.

So geht’s: Schreib einen Satz in die Einladung, der das Ergebnis beschreibt. Zum Beispiel: „Am Ende haben wir die drei Prioritäten für das erste Quartal festgelegt.“ Wenn dir dieser Satz schwerfällt, ist das ein Hinweis, dass das Meeting noch nicht reif ist.

2. Eingeladen wird, wer etwas beitragen oder entscheiden soll

Je mehr Personen im Raum sind, desto länger dauern Diskussionen. Wer nur informiert werden muss, bekommt danach das Protokoll.

So geht’s: Geh die Teilnehmendenliste deiner wiederkehrenden Meetings durch. Frag bei jeder Person: Trägt sie etwas bei oder entscheidet sie mit? Wenn nicht, reicht die Zusammenfassung.

3. Meetings beginnen und enden zur vereinbarten Zeit

Wer pünktlich kommt, sollte nicht auf andere warten müssen. Und wer danach einen Termin hat, sollte pünktlich gehen können.

So geht’s: Beginnt zur vereinbarten Zeit, auch wenn noch jemand fehlt. Plant fünf Minuten vor Ende die Zusammenfassung ein, damit das Meeting nicht überzieht.

4. Größere Themen bekommen einen eigenen Termin

Eine Strategiefrage lässt sich nicht in den letzten zehn Minuten eines Status-Meetings klären. Für größere Themen braucht es einen eigenen Termin mit genug Zeit, bei Bedarf auch außerhalb des Büros.

So geht’s: Legt zu Beginn des Quartals fest, welche drei bis fünf Termine mehr Zeit brauchen, und plant sie bewusst. Ein Ort außerhalb des Büros bietet Abstand zum Tagesgeschäft.

5. Gemeinsames Essen wird im Ablauf eingeplant

Bei längeren Terminen gehört das Essen zum Ablauf. Wenn es zur richtigen Zeit kommt, muss niemand hungrig weiterdiskutieren, und die Pause gibt Zeit für Gespräche.

So geht’s: Legt bei ganztägigen Terminen fest, wann gegessen wird und wie lange. Fragt Ernährungsbedürfnisse vorher ab.

6. Technik wird vor dem Termin getestet

Zehn Minuten, in denen ein Laptop nicht mit dem Screen verbunden wird, kosten bei zwölf Personen zwei Stunden gemeinsamer Zeit.

So geht’s: Wer präsentiert, testet die Verbindung vor Beginn. Bei hybriden Meetings prüft ihr vorher, ob die Zugeschalteten alle im Raum gut hören.

7. Ergebnisse und nächste Schritte werden zeitnah verschickt

Nach dem Meeting sollte jede Person wissen, was entschieden wurde und wer was bis wann erledigt.

So geht’s: Eine Person schreibt während des Meetings ein kurzes Ergebnisdokument mit: Entscheidungen, Aufgaben mit Namen und Datum, offene Fragen. Es geht noch am selben oder am nächsten Tag an alle.

So führst du die Vorsätze ein

Nicht alles auf einmal: Wählt zwei oder drei Vorschläge aus, die euch am meisten bringen, und probiert sie einen Monat lang aus. Danach sprecht ihr kurz darüber, was sich geändert hat, und nehmt die nächsten dazu.

Hilfreich ist, die Vereinbarungen schriftlich festzuhalten, etwa als kurze Liste, die mit jeder Einladung mitgeht.

Wenn ihr extern tagt

Für Termine im LOFT1080 stimmen wir Raum, Technik und Verpflegung mit euch ab. Ziele, Inhalte und Nachbereitung bleiben bei eurem Team. Das Loft in der Josefstadt hat 90 m² auf zwei Niveaus, ist für 10 bis 35 Personen gedacht und bietet zwei Screens mit drahtloser Übertragung, Funkmikrofone und WLAN für 35 gleichzeitige Verbindungen.

Mehr über Ausstattung und Lage findest du auf der Seite Raum.

Gut zu wissen

Wenn es Widerstand gibt: Neue Regeln für Meetings stoßen nicht immer auf Begeisterung. Erklärt, warum ihr sie ausprobiert, und sagt dazu, dass ihr nach einem Monat gemeinsam Bilanz zieht.

Vorbild sein: Vereinbarungen wirken am besten, wenn die Führung sie selbst einhält, etwa beim pünktlichen Beginn.

Häufige Fragen

Wie viele Personen passen ins Loft?

Je nach Format 10 bis 35 Personen.

Wie komme ich am besten hin?

Zur U6 Josefstädter Straße sind es etwa 15 Minuten zu Fuß, zur U2 Rathaus etwa fünf. Die Straßenbahnlinien 2, 5 und 12 halten in der Nähe, eine Parkgarage ist zwei Gehminuten entfernt.

Nächster Schritt

Such dir zwei Vorsätze aus und bring sie ins nächste Teammeeting. Wenn ihr für ein größeres Thema einen eigenen Termin außerhalb des Büros plant, schreib uns über die Kontaktseite.