Am Anfang eines Projekts sitzen alle Beteiligten zum ersten Mal gemeinsam an einem Tisch. In diesem Termin klärt ihr, was das Projekt erreichen soll, wer welche Rolle hat und wie ihr zusammenarbeitet. Wenn das gut gelingt, spart es in den folgenden Wochen viele Rückfragen.

Hier sind sieben Punkte für die Vorbereitung und eine Beispiel-Agenda.

Sieben Punkte für die Vorbereitung

1. Ziel festlegen

Was soll am Ende des Meetings klar sein? Zum Beispiel: Alle kennen das Projektziel und den Umfang, die Rollen sind verteilt, die ersten Aufgaben stehen fest. Schreib das Ziel in die Einladung.

2. Teilnehmende auswählen

Lade ein, wer entscheidet und wer umsetzt. Wer nur informiert werden muss, bekommt danach die Ergebnisse. Je kleiner die Runde, desto leichter die Diskussion.

3. Agenda mit Puffer

Plane zwischen den Blöcken Zeit ein, falls Diskussionen länger dauern. Eine Agenda, die auf die Minute voll ist, gerät beim ersten längeren Gespräch durcheinander.

4. Location rechtzeitig anfragen

Vor allem wenn dein Termin feststeht, frag den Raum früh an. So hast du mehr Auswahl und Zeit für die Abstimmung von Technik und Verpflegung.

5. Catering mit dem Ablauf abstimmen

Wann gibt es Pausen, und wie lange? Wenn das Essen zur richtigen Zeit kommt, muss niemand die Diskussion unterbrechen oder hungrig weiterarbeiten.

6. Technik vorab testen

Welche Anschlüsse brauchst du, wer präsentiert online? Probiere aus, ob dein Laptop sich mit dem Screen verbindet und ob die Zugeschalteten alle gut hören.

7. Nachbereitung vorbereiten

Wer verschickt Ergebnisse und nächste Schritte, und bis wann? Leg das schon vor dem Meeting fest. Dann geht nach dem Termin nichts verloren.

Eine Beispiel-Agenda für den Projektstart

So könnte ein Kick-off von rund vier Stunden aussehen:

Eröffnung und Kontext (30 Minuten) Warum gibt es das Projekt? Welche Frage soll es beantworten?

Ziele und Umfang (45 Minuten) Was gehört zum Projekt, und was ausdrücklich nicht? Eine klare Abgrenzung beugt späteren Missverständnissen vor.

Pause (15 Minuten)

Rollen und Zuständigkeiten (30 Minuten) Wer macht was? Wer entscheidet bei Konflikten? Wer ist die Verbindung zur Auftraggeberseite?

Zusammenarbeit (30 Minuten) Welche Werkzeuge nutzt ihr? Wie oft trefft ihr euch? Wer informiert wen?

Pause (15 Minuten)

Offene Fragen und Risiken (30 Minuten) Was ist noch unklar? Wo können Schwierigkeiten entstehen?

Nächste Schritte (20 Minuten) Was passiert in den nächsten zwei Wochen, wer macht was bis wann?

Häufige Stolpersteine

  • Nur Präsentationen: Wenn nur die Projektleitung spricht, bleiben Fragen ungestellt.
  • Unklare Rollen: Wenn nach dem Kick-off niemand weiß, wer wofür zuständig ist, startet das Projekt mit Reibungsverlusten.
  • Kein Folgetermin: Legt den nächsten gemeinsamen Termin gleich im Kick-off fest.

Nach dem Kick-off

  • Ergebnisse verschicken: Am besten am selben oder am nächsten Tag, mit Zuständigkeiten und Terminen.
  • Erste Aufgaben starten: Je früher die ersten Arbeitspakete beginnen, desto weniger geht vom Schwung verloren.
  • Kurzer Folgetermin: Nach einer Woche eine halbe Stunde, um offene Fragen zu klären.

Kick-off im LOFT1080

Um Raum, Technik und Verpflegung kümmert sich bei uns das Team. Ziele, Teilnehmende und Nachbereitung bleiben bei dir. Mit einer festen Ansprechperson aus unserem Team stimmst du vorab ab, wie das Loft eingerichtet wird und wann es Kaffee und Essen gibt.

LOFT1080 in der Josefstadt ist ein Loft mit 90 m² auf zwei Niveaus, für 10 bis 35 Personen. Für Präsentationen gibt es zwei Screens mit drahtloser Übertragung per AirPlay und Miracast sowie HDMI und USB-C, dazu Funkmikrofone und ein Live-Streaming-Setup für Online-Teilnehmende. Mehr dazu bei den Paketen.

Gut zu wissen

Auftraggeberseite einbinden: Wenn das Projekt für einen Kunden oder eine andere Abteilung läuft, lade eine Person von dieser Seite zumindest für den Anfang ein. Sie kann am besten erklären, warum es das Projekt gibt.

Ergebnisse sichtbar machen: Haltet Ziele, Rollen und nächste Schritte am Flipchart oder Whiteboard fest. Ein Foto davon ist eine gute Grundlage für das Ergebnisdokument.

Kennenlernen nicht vergessen: Wenn sich das Team noch nicht kennt, plane zu Beginn eine kurze Runde ein. Wer weiß, mit wem er arbeitet, fragt später leichter nach.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte ich anfragen?

So früh wie möglich, besonders wenn der Termin schon feststeht.

Nächster Schritt

Schick uns Termin, Gruppengröße und Agenda-Entwurf. Wir melden uns am selben Werktag. Zur Anfrage.