Du willst vor Jahresende noch ein Produkt vorstellen, eine Bilanz ziehen oder einen Ausblick auf das nächste Jahr geben? Dann ist ein Pressefrühstück ein Format, das sich gut in den Arbeitstag von Journalistinnen und Journalisten einfügt: kurz, am Vormittag und mit Zeit für Gespräche.

Damit der Termin gut läuft, kommt es auf ein paar praktische Dinge an. In diesem Beitrag findest du sie zusammengefasst, dazu einen Zeitplan für die Vorbereitung.

Was Journalistinnen und Journalisten die Arbeit erleichtert

1. Zeit für Einzelgespräche

Die Präsentation ist der Anlass, die Gespräche danach sind oft der wichtigere Teil. Plane nach dem offiziellen Teil genug Zeit ein, damit Medienvertreterinnen und -vertreter mit den Personen sprechen können, die Auskunft geben dürfen. Diese Personen sollten bis zum Ende bleiben.

2. WLAN, Steckdosen und Licht für Fotos

Viele schreiben direkt vor Ort mit oder schicken erste Infos an die Redaktion. Stabiles WLAN und genug Steckdosen helfen dabei. Im Winter ist es am Vormittag oft trüb, deshalb sollte das Licht im Raum für Fotos ausreichen.

3. Ein klarer Ablauf

Nenne in der Einladung Beginn und Ende und halte dich daran. Benenne eine Ansprechperson für Rückfragen, auch für die Tage nach dem Termin. Die Kernbotschaft sollte in wenigen Minuten verständlich sein, die Details kommen im Gespräch.

4. Kaffee und etwas zu essen

Bei einem Termin am Vormittag freuen sich die Gäste über Kaffee und ein Frühstück, das sich gut im Stehen oder neben dem Gespräch essen lässt.

Ein möglicher Ablauf

So könnte ein Pressefrühstück aussehen:

  • 09:00 Ankommen bei Kaffee, persönliche Begrüßung
  • 09:20 Präsentation, 20 bis 30 Minuten
  • 09:50 Fragen aus der Runde
  • 10:10 Einzelgespräche und Interviews
  • 11:00 Ende

Dauer und Uhrzeit passt du an dein Thema an. Wichtig ist, dass der offizielle Teil kurz bleibt.

Vorbereitung: ein Zeitplan

Sechs Wochen vorher: Termin und Ort festlegen, Kernbotschaft formulieren. Prüfe, ob am selben Tag größere Branchentermine stattfinden.

Vier Wochen vorher: Einladungen verschicken. Persönliche Einladungen mit einem klaren Anlass funktionieren besser als eine allgemeine Aussendung.

Zwei Wochen vorher: Nachfassen, Zusagen sammeln, Pressemappe vorbereiten: Text, Bilder in Druckqualität, Ansprechperson.

Eine Woche vorher: Ablauf festlegen, Technik und Verpflegung abstimmen, Namensschilder vorbereiten.

Am Tag selbst: Rechtzeitig vor Ort sein, Unterlagen bereitlegen, Technik kurz durchgehen.

Am Tag danach: Pressemappe an alle Eingeladenen schicken, auch an die, die nicht kommen konnten.

Wie viele Gäste einplanen?

Wie viele der Eingeladenen tatsächlich kommen, hängt stark vom Thema, vom Termin und von deinen Kontakten ab. Frag nach Erfahrungswerten aus früheren Veranstaltungen und plane den Raum so, dass er weder halb leer noch zu eng wirkt.

Pressefrühstück im LOFT1080

Für Pressefrühstücke gibt es im LOFT1080 das Paket BUSINESS BREAKFAST: für bis zu 30 Personen und bis zu fünf Stunden. Enthalten sind ein Frühstücksbuffet mit Brunchboxen, Gebäck, Obst, Kaffee, Tee und kalten Getränken, die komplette Technik, Vorbereitung, Auf- und Abbau, eine feste Ansprechperson aus unserem Team während der Veranstaltung und der APA-Fotoservice. Das Paket gibt es ab 2.500 €.

Für die Präsentation steht auf dem Hauptniveau ein 65-Zoll-Screen bereit, dazu Funkmikrofone und ein Soundsystem. Das WLAN ist für 35 gleichzeitige Verbindungen ausgelegt, die Beleuchtung ist dimmbar und für Fotos und Videos geeignet. Für Einzelgespräche gibt es die Lounge und die Plattform, bei passendem Wetter auch den Innenhof.

LOFT1080 liegt in der Langen Gasse in der Josefstadt, etwa fünf Minuten zu Fuß von der U2 Rathaus. Mehr zum Paket findest du bei den Paketen.

Gut zu wissen

Termin im Winter: Plane etwas Puffer am Beginn ein. Bei Schnee oder Glätte kommen manche Gäste später, und eine kurze Ankommenszeit mit Kaffee fängt das auf.

Garderobe: Mäntel, Schals und Taschen brauchen Platz. Kläre vorab, wo sie hinkommen, damit der Empfang nicht im Gedränge beginnt.

Online dabei: Wenn Medien nicht persönlich kommen können, überleg, ob du die Präsentation streamst oder danach eine Aufzeichnung schickst. Kläre das vorab mit der Technik vor Ort.

Häufige Fragen

Wie viele Personen passen zu einem Pressefrühstück?

Das Paket BUSINESS BREAKFAST ist für bis zu 30 Personen gedacht, inklusive der Gäste aus deinem Unternehmen.

Gibt es einen Fotoservice?

Ja, im Paket BUSINESS BREAKFAST ist der APA-Fotoservice enthalten.

Nächster Schritt

Schick uns deinen Wunschtermin, die erwartete Gästezahl und eine kurze Beschreibung deines Themas. Wir melden uns am selben Werktag. Zur Anfrage.