Das Meeting ist vorbei, das Protokoll verschickt, alle haben zugestimmt. Zwei Wochen später sitzt ihr wieder zusammen und merkt, dass bei einigen Punkten nichts passiert ist. Das liegt selten am fehlenden Willen. Oft fehlt einfach ein klarer nächster Schritt mit Namen und Datum.

In diesem Beitrag geht es um ein einfaches Werkzeug, das Ergebnisdokument, und um drei Gewohnheiten, mit denen Beschlüsse eher umgesetzt werden.

Protokoll oder Ergebnisdokument?

Ein klassisches Protokoll hält fest, was besprochen wurde: Beiträge, Diskussionen, offene Punkte. Das ist nützlich, wenn ihr später nachvollziehen wollt, wie eine Entscheidung zustande kam. Für die Umsetzung ist es weniger hilfreich, weil die Aufgaben zwischen vielen anderen Informationen stehen.

Ein Ergebnisdokument ist kürzer. Es enthält nur drei Teile:

  1. Entscheidungen: Was habt ihr beschlossen? Schreib jede Entscheidung als vollständigen Satz, nicht als Stichwort.
  2. Aufgaben: Was wird getan? Jede Aufgabe bekommt eine verantwortliche Person, einen konkreten nächsten Schritt und ein Datum.
  3. Offene Fragen: Was konnte noch nicht geklärt werden, und wer klärt es bis wann?

Oft reicht eine halbe Seite. Wenn ihr zusätzlich ein Protokoll braucht, etwa aus formalen Gründen, könnt ihr beides führen. Das Ergebnisdokument ist dann die Liste, mit der ihr weiterarbeitet.

Drei Gewohnheiten, die bei der Umsetzung helfen

1. Jeder Punkt bekommt einen Namen und ein Datum

Eine Aufgabe ohne Namen gehört niemandem. Eine Aufgabe ohne Datum hat keine Frist. Achtet deshalb darauf, dass bei jedem Punkt beides steht, bevor ihr zum nächsten Thema geht. Beim nächsten Treffen geht ihr die Liste durch: Was ist erledigt, was hängt, was braucht Hilfe?

2. Die letzten 15 Minuten gehören der Zusammenfassung

Plant am Ende jedes Meetings 15 Minuten ein, in denen ihr das Ergebnisdokument gemeinsam durchgeht. Was haben wir entschieden? Wer macht was bis wann? Was ist noch offen?

In diesen 15 Minuten fallen Missverständnisse auf, solange noch alle im Raum sind. Wenn jemand eine Aufgabe anders verstanden hat, lässt sich das sofort klären. Damit die Zeit nicht für Diskussionen draufgeht, sollte die Agenda sie fix vorsehen.

3. Eine Person ist für das Nachfragen zuständig

Legt fest, wer nach dem Meeting nachfragt. Diese Person verschickt das Ergebnisdokument, erinnert an Fristen und bringt die offenen Punkte ins nächste Treffen. Sie muss die Aufgaben nicht selbst erledigen. Ihre Rolle ist, dass nichts verloren geht.

Vor und während des Meetings

Die Umsetzung beginnt schon bei der Vorbereitung. Wenn in der Agenda steht, ob es bei einem Punkt um Information, Diskussion oder eine Entscheidung geht, wissen alle, was am Ende herauskommen soll.

Während des Meetings hilft es, wenn eine Person das Ergebnisdokument direkt mitschreibt, sichtbar für alle. Im LOFT1080 könnt ihr dafür den Laptop drahtlos mit dem 65-Zoll-Screen am Hauptniveau verbinden. So sehen alle mit, was festgehalten wird, und können sofort korrigieren.

Ein Beispiel für ein Ergebnisdokument

So könnte ein Ergebnisdokument nach einer Planungsrunde aussehen:

Entscheidungen

  • Die Kundenbefragung startet im Februar.
  • Für das neue Angebot gibt es zuerst eine Testphase mit drei Kunden.

Aufgaben

  • Fragebogen entwerfen: Maria, bis 15. Jänner
  • Drei Testkunden ansprechen: Thomas, bis 20. Jänner
  • Budget für die Testphase klären: Anna, bis 12. Jänner

Offene Fragen

  • Wer betreut die Testkunden während der Testphase? Klärt Thomas mit der Geschäftsführung bis 20. Jänner.

Die Namen und Termine sind erfunden. Wichtig ist die Form: kurz, eindeutig und so, dass jede Person ihren nächsten Schritt findet.

Wenn Aufgaben trotzdem liegen bleiben

Wenn Aufgaben aus Meetings regelmäßig nicht erledigt werden, lohnt sich ein ehrlicher Blick: Waren die Aufgaben realistisch? War klar, wer zuständig ist? Gab es genug Zeit neben dem Tagesgeschäft? Manchmal hilft ein kürzerer Rhythmus, zum Beispiel ein kurzer Termin nach einer Woche statt nach einem Monat.

Für wichtige Entscheidungen einen eigenen Termin

Für Besprechungen, bei denen viel entschieden werden soll, kann ein Termin außerhalb des Büros helfen, weil ihr weniger unterbrochen werdet. Im LOFT1080 in der Josefstadt habt ihr dafür 90 m² auf zwei Niveaus, Flipchart, Whiteboard und Pinnwände. Wenn ihr in Kleingruppen weiterarbeitet, nutzt ihr den Workshoptisch auf der Plattform.

Wie ein Tag bei uns abläuft und welche Ausstattung dabei ist, siehst du auf der Seite Raum.

Zum Mitnehmen

Probiere beim nächsten Meeting das Ergebnisdokument aus: drei Teile, jede Aufgabe mit Namen und Datum, die letzten 15 Minuten für die Zusammenfassung und eine Person, die danach nachfragt. Danach siehst du nach zwei, drei Terminen, ob mehr umgesetzt wird.