Im Dezember sind viele Kalender voll: Jahresabschluss, Weihnachtsfeiern, letzte Kundentermine. Im November ist oft noch etwas mehr Luft. Wenn die Budgets für das nächste Jahr gerade abgestimmt werden, kann es helfen, die Prioritäten für Jänner bis März schon jetzt zu besprechen. Dann wisst ihr zum Jahreswechsel, womit ihr startet.

Drei Punkte für ein Q1-Planungsmeeting

  1. Welche zwei oder drei Vorhaben haben im ersten Quartal Vorrang? Nicht alles, was im nächsten Jahr ansteht, muss im ersten Quartal beginnen.
  2. Wer ist für welches Vorhaben zuständig? Jedes Vorhaben braucht eine Person, die es vorantreibt.
  3. Woran merkt ihr Ende März, ob ihr vorangekommen seid? Legt für jedes Vorhaben fest, was bis dahin sichtbar sein soll.

Ein Beispiel-Ablauf für einen halben Tag

Für ein Q1-Planungsmeeting reicht oft ein halber Tag außerhalb des Büros. So könnte er aussehen:

09:00 Ankommen

Kaffee, kurze Begrüßung, Ziel des Termins.

09:15 Standortbestimmung

Wo steht ihr am Ende des Jahres? Welche Vorhaben laufen weiter, welche sind abgeschlossen, was ist offen? Kurz präsentieren, dann Fragen.

10:15 Vorhaben sammeln

Alle bringen ein, was ihrer Meinung nach im ersten Quartal Vorrang haben sollte. Sammelt die Vorschläge an Pinnwänden oder am Flipchart.

10:45 Pause

11:00 Priorisieren

Gemeinsam wählt ihr zwei oder drei Vorhaben aus. Ein einfacher Weg: Jede Person verteilt drei Punkte auf die Vorschläge, danach wird über die Favoriten diskutiert und entschieden.

12:00 Zuständigkeiten und Meilensteine

Für jedes ausgewählte Vorhaben legt ihr fest: Wer ist verantwortlich? Was ist der erste Schritt im Jänner? Was soll Ende März erreicht sein?

13:00 Abschluss

Zusammenfassung, nächster Termin für den Zwischenstand, danach gemeinsames Mittagessen für alle, die bleiben.

Das ist ein Beispiel. Wenn mehr Themen anstehen, plant einen ganzen Tag ein.

Vorbereitung

  • Zwei Wochen vorher: Termin fixieren, Teilnehmende einladen.
  • Eine Woche vorher: Zahlen und Stand der laufenden Vorhaben verschicken. Bitte alle, ihre Vorschläge für das erste Quartal mitzubringen.
  • Danach: Ergebnisse innerhalb weniger Tage an alle verschicken.

Häufige Fehler

  • Zu viele Vorhaben. Wer im ersten Quartal alles gleichzeitig starten will, kommt bei keinem richtig voran.
  • Zu viele Teilnehmende. Für Entscheidungen braucht es eine Gruppe, die gemeinsam entscheiden kann.
  • Keine Nachverfolgung. Legt den Termin für den Zwischenstand gleich im Meeting fest.

Ein Q1-Meeting im LOFT1080

Im LOFT1080 in der Josefstadt sitzt ihr am Besprechungstisch auf dem Hauptniveau, mit 65-Zoll-Screen für die Standortbestimmung. Pinnwände, Flipchart und Whiteboard stehen für die Sammlung bereit, und für Gruppenarbeit gibt es den großen Workshoptisch auf der Plattform. Platz ist für 10 bis 35 Personen, abhängig von Format und Bestuhlung.

Gebucht wird ein halber Tag (5 Stunden) oder ein ganzer Tag (10 Stunden). Kaffee, Tee, kalte Getränke und Snacks gibt es im Paket ALL IN, ein Mittagessen mit Business-Buffet im Paket CULINARIUM. Die Pakete im Überblick findest du unter Pakete.

Den Jänner-Start vorbereiten

Damit die Vorhaben im Jänner nicht erst nach den Feiertagen anlaufen, legt für jedes einen konkreten ersten Schritt fest, der in der ersten Arbeitswoche passiert. Das kann ein Kick-off-Termin sein, eine Abstimmung mit einem anderen Bereich oder eine erste Analyse. So beginnt das neue Jahr nicht mit der Frage, wo man eigentlich angefangen hat.

Den Zwischenstand Ende März

Legt gleich im Q1-Meeting fest, wann ihr Ende März auf die Vorhaben schaut. Ein kurzer Termin reicht: Was ist erreicht, was nicht, und was nehmen wir ins zweite Quartal mit?

Kurz zusammengefasst

  • Im November ist in vielen Kalendern noch mehr Platz als im Dezember.
  • Wählt zwei oder drei Vorhaben mit Vorrang aus.
  • Jedes Vorhaben bekommt eine verantwortliche Person und einen ersten Schritt im Jänner.
  • Legt fest, woran ihr Ende März den Fortschritt erkennt.
  • Ein halber Tag reicht dafür oft aus.

Häufige Fragen

Halber oder ganzer Tag? Für zwei oder drei Vorhaben reicht meist ein halber Tag.

Wer sollte dabei sein? Die Personen, die über die Prioritäten entscheiden, und jene, die die Vorhaben umsetzen.

Was, wenn das Budget noch nicht feststeht? Dann plant die Vorhaben mit dem, was bekannt ist, und haltet fest, welche Entscheidungen vom Budget abhängen. Nach der Budgetfreigabe reicht ein kurzer Termin, um nachzujustieren.

Wie viele Personen sollten teilnehmen? So viele, wie für die Entscheidungen nötig sind. Wenn die Gruppe zu groß wird, plant einen zweiten Termin, um die Ergebnisse mit einem erweiterten Kreis zu besprechen.

Dein nächster Schritt

Schick uns deinen Wunschtermin im November oder Dezember an welcome@loft1080.at oder über das Kontaktformular.