Acht Uhr, ein Montag im November. Eine Referatsleiterin aus einem Ministerium, zwei Industrieverbands-Vertreter, eine NGO-Direktorin, ein Universitätsökonom und eine Abgeordnete sitzen um denselben runden Tisch. Vor ihnen: Kaffee, frisches Obst, warme Eierspeise, Bieder-&-Maier-Espresso. Neben ihnen: ein Moderator, der um 8:10 den Rahmen setzt und um 10:28 die letzte Wortmeldung bittet. Um 10:30 stehen alle auf und gehen in ihre Büros. So sieht ein gelungenes Policy Breakfast aus.

Das Format ist in Wien leise gewachsen. Think Tanks nutzen es, Government-Relations-Agenturen organisieren es, policyfokussierte Redaktionen laden dazu. Der Grund ist simpel: Zwischen 8:00 und 10:30 Uhr ist der Kalender einer Ministeriumsmitarbeiterin oder eines Industrievertreters leerer als nach 11:00. Die Leute sind ausgeschlafen, noch nicht in den Terminsog des Tages gezogen, und haben zwei Stunden, in denen tatsächlich zugehört wird.

Warum das Frühstück nicht Beiwerk ist

Bei klassischen Roundtables am Nachmittag isst niemand richtig. Man holt sich ein Glas Wasser, knabbert vielleicht eine Brezel und zwingt das Gespräch in einen formellen Takt. Beim Policy Breakfast ist das anders. Das Essen ist Teil der Choreografie. Wer Butter aufs Brot streicht, spricht in einem anderen Register als wer am Rednerpult steht.

Das nimmt Druck heraus. Eine NGO-Direktorin und ein Verbandslobbyist kommen bei Rührei leichter ins Gespräch als bei Mineralwasser im Sitzungssaal. Und genau das ist das Ziel: entpanzerte Sachgespräche, in denen Positionen nicht nur vorgetragen, sondern tatsächlich getestet werden.

Chatham House, weil es sonst nicht funktioniert

Multi-Stakeholder-Runden stehen und fallen mit Vertraulichkeit. Wenn die Referatsleiterin damit rechnen muss, dass ihre Einschätzung zum Entwurf am Nachmittag in einer APA-Meldung steht, sagt sie nichts Substantielles. Wenn der Verbandsvertreter fürchtet, dass seine Flexibilitätssignale öffentlich werden, bleibt er beim Pressetext.

Deshalb läuft fast jedes Policy Breakfast unter Chatham House Rule: Inhalte dürfen verwendet werden, Zuordnungen zu Personen nicht. Das setzt voraus, dass der Raum das auch hergibt. Keine offene Lobby, keine Durchgänge, keine fremden Teams, die nebenan tagen und mithören könnten. Bei uns ist der Loft für die Dauer des Frühstücks ausschließlich eure Runde. Niemand läuft durch, niemand steht in der Tür, niemand hört an der Theke mit.

Neutraler Boden statt Heimspiel

Wer zu sich einlädt, setzt den Rahmen. Das ist bei einem Strategiemeeting der eigenen Organisation sinnvoll und bei einem Multi-Stakeholder-Dialog fatal. Im Ministerium fühlen sich NGO-Vertreter beobachtet. In der Verbandszentrale sitzen NGOs am Katzentisch. Im NGO-Büro spielt die Industrie auswärts. Jeder Ortswechsel verändert das Gespräch, bevor es begonnen hat.

Ein neutraler Ort nimmt diese Schieflage heraus. Der Loft in der Josefstadt gehört niemandem am Tisch, was in diesem Moment ein Vorteil ist. Die Referatsleiterin kommt nicht zu den Lobbyisten, die Lobbyisten kommen nicht zur NGO, alle kommen zu einem Dritten, der nur Gastgeber ist.

Der runde Tisch ist kein Möbelstück, sondern eine Haltung

Das Hauptniveau des Lofts hat einen Meetingtisch, an dem 15 bis 18 Leute wirklich gut sitzen. Nicht gegenüber wie bei Verhandlungen, sondern im Kreis. Wer am runden Tisch sitzt, hat keinen Platz am Kopfende, und das ist kein Zufall. Die Sitzordnung entscheidet mit, wie gesprochen wird.

Braucht die Runde mehr Leute, etwa 20 bis 25, stellen wir leicht um: engerer Kreis, ein zweiter Sessel rückt ran, die Lounge-Armsessel werden Teil des Tisches. Die Moderation behält den Blick auf alle, niemand sitzt im toten Winkel.

Der 65-Zöller für den einen Moment, an dem es um Daten geht

Policy Breakfasts leben vom Gespräch, nicht vom Slide-Deck. Aber es gibt diesen einen Moment, in dem die Moderatorin sagt: “Bevor wir weiterdiskutieren, der Ökonom hat uns drei Zahlen mitgebracht.” Dann braucht es einen Bildschirm, der die Zahlen sofort lesbar macht, ohne dass jemand das Licht dimmt oder Kabel sucht.

Der 65-Zöller am Hauptniveau ist genau dafür da. Kabellos kasten, zwei Klicks, Grafik hängt. Danach geht er wieder aus und das Gespräch läuft weiter. Kein Beamer-Gefummel, kein Licht-aus-Licht-an, kein Stimmungsbruch.

APA-Fotoservice, wenn Dokumentation gewollt ist

Nicht jedes Policy Breakfast will Öffentlichkeit. Manche sollen aber genau das: ein Signal setzen, dass diese Akteure miteinander sprechen. Dann ist ein Foto, das am Nachmittag auf dem APA-Ticker läuft, der sichtbare Teil des Formats.

Im BUSINESS BREAKFAST Paket ist der APA-Fotoservice deshalb optional enthalten. Zehn Minuten nach Ankunft, bevor die Vertraulichkeit scharf geschaltet wird, noch mit Lächeln und Kaffeetassen. Danach schließt der Fotograf seine Kamera, und die Runde ist wieder unter sich.

Warum BUSINESS BREAKFAST und nicht ALL IN

Die Frage kommt öfter: Warum nicht einfach ALL IN buchen und Brötchen bestellen? Weil das Paket den Unterschied zwischen “wir essen nebenbei” und “das Frühstück ist das Format” nicht abbildet. Ein Policy Breakfast verlangt ein Buffet, das ernsthaft ist. Warmes, Kaltes, Obst, gute Milch, Hafermilch, Kaffee, der nach Kaffee schmeckt. Das signalisiert den Teilnehmenden: Hier wird konzentriert gearbeitet, auch wenn ich gerade Müsli esse.

Dazu kommt die fixe Ansprechperson vor Ort. Bei einer Runde mit Ministeriumspersonal und Abgeordneten ist es nicht egal, wer die Tür öffnet, wer das zweite Kännchen bringt, wer die letzte Teilnehmerin ansprechbar zum Platz führt. Jemand aus unserem Team ist von Anfang bis Ende da, unauffällig, aber präsent.

Für wen sich das rechnet

Wenn du in einer Government-Relations-Beratung arbeitest und zwei bis vier Policy Breakfasts im Jahr durchführst. Wenn du als Think-Tank-Direktorin einen stillen Dialog zu einem heiklen Gesetzesvorhaben aufsetzen willst. Wenn ihr als policyfokussierte Redaktion ein Hintergrundgespräch zwischen Ministerium und Stakeholdern organisiert, das nicht gleich Nachricht wird. Wenn du als Industrieverbands-Policy-Lead eine Runde brauchst, bei der die NGO-Seite nicht sofort aufsteht und geht.

In all diesen Fällen fällt die Location nicht auf, bis sie falsch gewählt ist. Ein halbleerer Hotel-Konferenzraum im ersten Bezirk, in dem nebenan eine Produkteinführung stattfindet, ist die falsche Wahl. Ein Loft in der Josefstadt, fünf Minuten von Rathaus und U6 Josefstädter Straße, mit Innenhof für die letzte Zigarette oder den kurzen Nebenflur, ist die richtige.

Und dann?

Schreib uns einen Satz, was ihr diskutieren wollt und mit wem, und wir klären die Eignung in einem kurzen Gespräch. Wir fragen nicht nach den Namen, wir fragen nach dem Rahmen. Das reicht, um zu sagen, ob wir der richtige Ort sind.