Im Herbst wird in vielen Unternehmen das Budget für das nächste Jahr verhandelt. Es geht um Zahlen, Prioritäten und manchmal um Stellen. Solche Gespräche sind vertraulich, und nicht jeder Besprechungsraum im eigenen Haus eignet sich dafür, etwa wenn die Wände dünn sind oder Kolleginnen und Kollegen am Glas vorbeigehen. Ein Raum außerhalb des Büros kann eine Lösung sein. Damit er das auch ist, lohnt es sich, ein paar Punkte vorab zu klären.

Vier Fragen vor der Buchung

1. Wer hat am Termin Zugang zum Raum?

Frag, ob während deines Termins andere Personen den Raum betreten können, etwa Personal, andere Gäste oder Lieferanten. Klär auch, wo Unterlagen in den Pausen bleiben.

2. Sind Gespräche aus angrenzenden Bereichen hörbar?

Bei einer Besichtigung kannst du das einfach testen: Eine Person spricht in normaler Lautstärke im Raum, eine andere hört von außen zu, etwa im Stiegenhaus oder im Nebenraum.

3. Ist der Raum von außen einsehbar?

Fenster und Glastüren zur Straße oder in einen Hof sind angenehm, aber bei vertraulichen Zahlen auf dem Screen lohnt sich ein Blick darauf, ob man von außen hineinsieht.

4. Welche Technik brauchst du?

Wenn ihr Zahlen gemeinsam am Screen durchgeht, braucht es eine einfache Verbindung für Laptops und einen Screen, den alle gut sehen. Überleg vorher, welche Unterlagen am Screen gezeigt werden und welche nur auf Papier verteilt und am Ende wieder eingesammelt werden.

Tipps für die Budgetrunde selbst

Zahlen vorab verschicken. Kennzahlen, Prognosen und Vergleiche mit dem Vorjahr sollten eine Woche vorher bei allen sein. Dann geht es im Meeting um Entscheidungen, nicht ums Lesen.

Den Teilnehmerkreis klein halten. Nicht alle, die von Budgetentscheidungen betroffen sind, müssen bei der Diskussion dabei sein. Je kleiner die Runde, desto offener wird oft gesprochen.

Pausen einplanen. Zahlenarbeit ist anstrengend. Plan regelmäßige Pausen ein, wenn möglich mit einem Ortswechsel.

Ergebnisse sofort festhalten. Was ist beschlossen? Welche Posten sind noch offen? Wer klärt was bis wann?

Vertraulichkeit vereinbaren. Sag am Anfang klar, welche Informationen den Raum nicht verlassen.

Halber oder ganzer Tag?

Wenn nur ein Bereich oder ein Thema auf der Agenda steht, reicht oft ein halber Tag. Bei mehreren Bereichen und vielen offenen Fragen plant lieber einen ganzen Tag ein.

Eine Budgetrunde im LOFT1080

Im LOFT1080 gehen wir die vier Fragen bei der Anfrage oder bei einer Besichtigung mit dir durch. Auf Wunsch unterschreibt unser Gründer Alexander Raffeiner eine Verschwiegenheitserklärung.

Für die Zahlen gibt es einen 65-Zoll-Screen am Besprechungstisch auf dem Hauptniveau, mit kabelloser Bildübertragung per AirPlay oder Miracast, HDMI und USB-C. Für Pausen gibt es die Lounge und bei passendem Wetter den begrünten Innenhof hinter der Glasschiebetür.

Gebucht wird ein halber Tag (5 Stunden) oder ein ganzer Tag (10 Stunden). Mit ALL IN sind Kaffee, Tee, kalte Getränke und Snacks den ganzen Tag verfügbar, sodass ihr nicht für Bestellungen unterbrechen müsst. Eine Übersicht aller Pakete gibt es unter Pakete.

Unterlagen am Ende einsammeln

Wenn vertrauliche Zahlen auf Papier verteilt werden, nummeriere die Exemplare und sammle sie am Ende wieder ein. Fotos von Flipcharts mit sensiblen Inhalten sollten nur an die Teilnehmenden gehen. Legt vorher fest, wer die Ergebnisse dokumentiert und wo sie abgelegt werden.

Vertraulichkeit nach dem Termin

Vereinbart, was nach der Budgetrunde kommuniziert wird und was nicht. Wenn Entscheidungen erst nach einer weiteren Freigabe gelten, sag das klar, damit keine Informationen zu früh im Unternehmen kursieren.

Kurz zusammengefasst

  • Klär vor der Buchung, wer Zugang zum Raum hat.
  • Prüf bei der Besichtigung, ob Gespräche von außen zu hören sind.
  • Achte darauf, ob der Raum von außen einsehbar ist.
  • Verschick die Zahlen vorab und sammle Unterlagen am Ende ein.
  • Vereinbart, was nach der Budgetrunde kommuniziert wird.

Häufige Fragen

Kann ich den Raum vorher besichtigen? Ja. Gerade bei vertraulichen Terminen empfehlen wir eine Besichtigung vor der Buchung.

Wie kurzfristig ist eine Buchung möglich? Für kurzfristige Anfragen lohnt sich ein Anruf unter +43 1 406 24 24.

Wer sollte das Protokoll schreiben? Eine Person aus dem Kreis der Teilnehmenden, die mit vertraulichen Zahlen vertraut ist. Legt vorher fest, wo das Protokoll abgelegt wird und wer Zugriff hat.

Dein nächster Schritt

Sprich die Punkte Zugang, Einsehbarkeit und Akustik bei deiner Anfrage an, wir klären sie gemeinsam mit dir: welcome@loft1080.at oder über das Kontaktformular.