Ein Pressegespräch dauert oft kaum zwei Stunden. Die Vorbereitung dauert Wochen. Damit am Tag selbst alles passt, hilft eine Checkliste, die du von oben nach unten abarbeiten kannst.

Die Checkliste auf einen Blick

  • Location: gut erreichbar, passend zur Zahl der Gäste
  • Technik: Screen, Mikrofon und WLAN vorab testen
  • Verpflegung: passend zur Uhrzeit und Dauer
  • Ablauf: Präsentation, Fragen und Einzelgespräche mit klaren Zeiten
  • Nachbereitung: Pressemappe, Fotos und Kontaktdaten am selben Tag verschicken

Im Folgenden gehen wir jeden Punkt durch.

1. Location

  • Ist der Ort mit öffentlichen Verkehrsmitteln gut erreichbar?
  • Passt die Größe zur erwarteten Zahl der Gäste? Ein zu großer Raum wirkt bei wenigen Gästen leer.
  • Gibt es Platz für die Präsentation und, getrennt davon, für Gespräche danach?
  • Kannst du den Raum vorher besichtigen?

Schick die Adresse und eine Wegbeschreibung gleich mit der Einladung.

2. Technik

  • Wie verbindest du den Laptop mit dem Screen?
  • Gibt es ein Mikrofon, auch für Fragen aus dem Publikum?
  • Reicht das WLAN für alle Gäste?
  • Wann testest du die Präsentation? Am besten eine Stunde vor Beginn.

3. Verpflegung

Am Vormittag passen Kaffee, Tee und ein Frühstück, das sich gut neben dem Gespräch essen lässt. Kläre, ob die Verpflegung beim Ankommen bereitsteht, damit niemand warten muss.

4. Ablauf

So könnte ein Pressefrühstück aussehen:

  • 09:00 Ankommen: Kaffee und Frühstück.
  • 09:30 Begrüßung und Präsentation: kurz, mit einer klaren Botschaft.
  • 09:50 Fragen
  • 10:05 Austausch: Gespräche beim Frühstück.
  • 10:30 Einzelgespräche: für alle, die mehr wissen wollen.
  • 11:00 Ende

Das ist ein Beispiel. Die Zeiten passt du an dein Thema an. Wichtig ist, dass der offizielle Teil kurz bleibt und genug Zeit für Einzelgespräche bleibt.

Legt vorher fest, wer begrüßt, wer präsentiert, wer Fragen beantwortet und wer sich um die Gäste kümmert.

5. Nachbereitung

  • Am selben Tag: Pressemitteilung, Fotos und Kontaktdaten an alle Gäste und an die Medien, die nicht kommen konnten.
  • Am nächsten Tag: Individuelle Anfragen beantworten.
  • In der Woche danach: Wer hat berichtet? Was lässt sich für das nächste Pressegespräch lernen?

Fünf Fehler, die sich vermeiden lassen

  1. Zu lange präsentieren. Halte den offiziellen Teil kurz.
  2. Zu viele Sprecherinnen und Sprecher. Eine Person präsentiert, die anderen stehen für Gespräche bereit.
  3. Technik nicht testen. Eine Präsentation, die nicht startet, kostet die ersten Minuten.
  4. Keine Zeit für Einzelgespräche. Plan sie ausdrücklich ein.
  5. Die Nachbereitung verschieben. Material, das erst Tage später kommt, ist für viele Medien zu spät.

Pressegespräch im LOFT1080

Für Pressegespräche gibt es im LOFT1080 das Paket BUSINESS BREAKFAST: für bis zu 30 Personen und bis zu 5 Stunden, ab 2.500 €. Enthalten sind ein Frühstücksbuffet, Kaffee, Tee und Kaltgetränke, die komplette Technik, Vorbereitung, Auf- und Abbau, der APA-Fotoservice und eine feste Ansprechperson aus unserem Team während der Veranstaltung. Alle Details findest du auf der Seite Pakete.

Präsentiert wird am 65-Zoll-Screen auf dem Hauptniveau, mit Funkmikrofonen und Soundsystem. Für Gespräche danach gibt es die Lounge, die Bar auf der Plattform und bei passendem Wetter den begrünten Innenhof. Der Loft liegt in der Langen Gasse in der Josefstadt, rund fünf Gehminuten von der U2 Rathaus.

Material für die Gäste

Bereite für jede Person eine kurze Pressemappe vor, gedruckt oder digital: die Pressemitteilung, zwei oder drei Fotos in guter Auflösung, die Namen und Funktionen der Sprecherinnen und Sprecher und eine Kontaktperson für Rückfragen. Wenn du die Mappe digital verschickst, achte darauf, dass die Dateien schnell zu öffnen sind.

Rollen am Tag

Verteile die Aufgaben vorab: Eine Person begrüßt die Gäste und behält den Überblick, wer da ist. Eine Person präsentiert. Eine weitere kümmert sich um Fragen der Medien und vermittelt Einzelgespräche. Wenn Fotos gemacht werden, ist klar, wann und von wem.

So muss am Tag selbst niemand improvisieren, und die Sprecherinnen und Sprecher können sich auf die Gespräche konzentrieren.

Kurz zusammengefasst

  • Location gut erreichbar und passend zur Zahl der Gäste.
  • Technik eine Stunde vorher testen.
  • Verpflegung passend zur Uhrzeit.
  • Kurzer offizieller Teil, danach Zeit für Fragen und Einzelgespräche.
  • Pressemappe, Fotos und Kontaktdaten am selben Tag verschicken.

Wie viele Gäste sollte ich einladen? Das hängt von deinem Thema ab. Lade die Medien ein, für die dein Thema wirklich relevant ist, und rechne damit, dass nicht alle kommen. Für Einzelgespräche nach dem offiziellen Teil ist eine überschaubare Runde angenehmer.

Dein nächster Schritt

Schick uns deinen Wunschtermin und die erwartete Zahl der Gäste an welcome@loft1080.at oder über das Kontaktformular.