Wer die Jahresplanung erst im Dezember angeht, plant oft zwischen Weihnachtsfeiern, Jahresabschluss und letzten Kundenterminen. Wenn du schon im Herbst beginnst, liegen die Zahlen aus drei Quartalen vor, und bis zum Jahresende bleibt Zeit, Entwürfe zu überarbeiten. Wann ihr startet, hängt von eurem Kalender ab. Ein gemeinsamer Planungstag ist ein guter Anfang.

So könnte ein Planungstag aufgebaut sein

Vormittag: Wo stehen wir?

Rückblick und Analyse. Was hat im laufenden Jahr funktioniert, was nicht? Welche Zahlen liegen vor, wo gibt es Abweichungen? Hilfreich ist eine einfache Matrix mit vier Feldern:

  • Weitermachen: Was hat sich bewährt?
  • Aufhören: Was bringt zu wenig?
  • Anfangen: Was fehlt?
  • Anpassen: Was braucht eine Korrektur?

Mittag: Wo wollen wir hin?

Nach dem Rückblick geht es um die Ziele für das nächste Jahr. Weniger ist hier mehr: Ein paar klare Ziele sind leichter zu verfolgen als eine lange Liste. Verbindet die Ziele mit dem, was ihr am Vormittag herausgefunden habt.

Eine gemeinsame Mittagspause gibt dem Tag eine Zäsur zwischen Analyse und Planung.

Nachmittag: Wie kommen wir dorthin?

Maßnahmen und Ressourcen. In Kleingruppen arbeitet ihr an einzelnen Zielen:

  • Welche Maßnahmen braucht es?
  • Wer ist verantwortlich?
  • Welche Ressourcen stehen zur Verfügung, und wo gibt es Engpässe?
  • Wann im Jahr passiert was?

Eine Zeitachse über das ganze Jahr hilft, damit nicht alles für das erste Quartal geplant wird.

Vier Phasen bis zum Jahresende

Ein Planungstag ist ein Anfang, kein Abschluss. So könnte der Prozess weitergehen:

  1. Standortbestimmung: der Planungstag mit Rückblick und ersten Zielen.
  2. Ziele schärfen: Die Bereiche arbeiten die Ziele aus und melden Rückfragen.
  3. Maßnahmen planen: Budgets, Ressourcen und Zeitpläne werden konkret.
  4. Verabschieden und kommunizieren: Die Planung wird beschlossen und an die Teams weitergegeben.

Häufige Planungsfehler

  • Zu viele Ziele. Wenn alles wichtig ist, ist nichts wichtig.
  • Keine Verantwortlichen. Jedes Ziel braucht einen Namen.
  • Alles gleichzeitig starten. Verteilt die Vorhaben über das Jahr.
  • Keine Nachverfolgung. Plant quartalsweise einen Blick auf den Stand ein.

Ein Fahrplan für die nächsten Wochen

  • Diese Woche: Planungsteam festlegen, Termin für den Planungstag abstimmen und den Raum anfragen.
  • Danach: Zahlen und Berichte aus den Bereichen sammeln.
  • Planungstag: Standortbestimmung und erste Ziele.
  • Eine Woche danach: Ergebnisse aufbereiten und an das erweiterte Team schicken, Rückmeldungen einholen.

Ein Planungstag im LOFT1080

Im LOFT1080 lässt sich der Vormittag am 65-Zoll-Screen auf dem Hauptniveau gestalten: Zahlen präsentieren, gemeinsam diskutieren. Am Nachmittag arbeiten die Kleingruppen am Besprechungstisch und am großen Workshoptisch auf der Plattform, ein paar Stufen höher im selben Raum. Flipchart, Whiteboard, Pinnwände und Moderationskoffer stehen bereit. Für Pausen gibt es die Lounge und bei passendem Wetter den begrünten Innenhof.

Verpflegung für den ganzen Tag gibt es im ALL IN mit Kaffee, Tee, kalten Getränken und Snacks oder im CULINARIUM, das zusätzlich ein Business-Buffet für die Mittagspause enthält. Die Pakete im Überblick findest du unter Pakete.

Wer sollte dabei sein?

Für den Planungstag braucht es die Personen, die über die Ziele entscheiden, und jene, die sie später umsetzen. Wenn die Gruppe zu groß wird, kann ein kleiner Kreis den Planungstag machen und die Ergebnisse danach mit einem erweiterten Team besprechen.

Vorbereitung für die Teilnehmenden

Schick eine Woche vorher drei Fragen an alle: Was hat im laufenden Jahr gut funktioniert? Was sollten wir im nächsten Jahr anders machen? Welches Thema muss unbedingt auf die Liste? Die Antworten helfen der Moderation, den Vormittag vorzubereiten, und alle kommen mit eigenen Gedanken in den Termin.

Nach dem Planungstag

Bereite die Ergebnisse in einem kurzen Dokument auf und schick es an alle. Legt fest, wann die Bereiche ihre Rückmeldungen schicken, damit die Planung bis Jahresende fertig ist.

Kurz zusammengefasst

  • Im Herbst liegen die Zahlen aus drei Quartalen vor.
  • Vormittag: Wo stehen wir? Mittag: Wo wollen wir hin? Nachmittag: Wie kommen wir dorthin?
  • Wenige klare Ziele sind leichter zu verfolgen als eine lange Liste.
  • Verteilt die Vorhaben über das ganze Jahr.
  • Plant quartalsweise einen Blick auf den Stand ein.

Häufige Fragen

Wie lange dauert ein Planungstag? Für Rückblick, Ziele und Maßnahmen ist ein ganzer Tag sinnvoll. Wenn ihr nur die Standortbestimmung macht, reicht ein halber Tag.

Wie viele Personen sollten dabei sein? Die Personen, die über die Ziele entscheiden, und jene, die sie umsetzen. Je nach Format finden im LOFT1080 10 bis 35 Personen Platz.

Dein nächster Schritt

Stimm einen Termin für euren Planungstag ab und schreib uns an welcome@loft1080.at oder über das Kontaktformular.