Zwanzig Fachleute aus fünf Ländern sollen einen Tag lang über ein gemeinsames Thema sprechen. Ein Kongresszentrum wäre dafür zu groß, ein Besprechungsraum im eigenen Büro zu klein und zu sehr Alltag. Für solche Treffen passt ein Raum dazwischen: groß genug für alle, klein genug, dass jede Person mitreden kann.

Welche Formate in kleiner Runde gut funktionieren

Der Expertenroundtable

Eine Fragestellung, 15 bis 25 Fachleute, eine Moderation. Kurze Einstiegsimpulse, danach Diskussion am Tisch. Das Ergebnis ist oft ein gemeinsames Papier oder eine Liste offener Fragen.

Das Branchentreffen

Vertreterinnen und Vertreter mehrerer Unternehmen treffen sich, um über Entwicklungen in ihrer Branche zu sprechen. Kurze Vorträge, viel Zeit für Gespräche.

Die Strategierunde

Führungskräfte aus mehreren Ländern einer Organisation kommen zusammen, um gemeinsame Ziele festzulegen.

Das hybride Format

Ein Teil der Gruppe ist vor Ort, ein Teil online. Das braucht Technik und eine Moderation, die beide Gruppen im Blick hat.

Was internationale Treffen besonders macht

  • Sprache: Klär vorab, in welcher Sprache gearbeitet wird, und ob Unterlagen in mehreren Sprachen gebraucht werden.
  • Anreise: Wer aus dem Ausland kommt, reist oft am Vortag an. Plan den Beginn so, dass niemand frühmorgens vom Flughafen direkt in den Workshop muss.
  • Unterkunft: Gib eine Empfehlung für Hotels in der Nähe oder organisiert die Unterkunft gesammelt.
  • Zeitzonen: Bei Online-Teilnehmenden aus anderen Zeitzonen lohnt sich ein Blick auf die Uhrzeit.

Ein Fahrplan für die Organisation

  • Drei Monate vorher: Thema, Format und Teilnehmerkreis festlegen, Termin und Raum anfragen.
  • Sechs Wochen vorher: Einladungen mit Reiseinformationen verschicken, Vortragende briefen.
  • Vier Wochen vorher: Programm fertigstellen, Technik und Verpflegung abstimmen.
  • Eine Woche vorher: Teilnehmerzahl bestätigen, Unterlagen verschicken.
  • Am Tag selbst: früh vor Ort sein und die Technik testen, bevor die ersten Gäste kommen.

Technik für hybride Teilnahme

Wenn Personen online dazukommen, braucht es:

  • einen Screen, auf dem die Zugeschalteten zu sehen sind
  • Mikrofone, damit die Online-Teilnehmenden alle im Raum gut hören
  • ein stabiles WLAN
  • eine Person, die während des Termins auf die Zugeschalteten achtet

Teste die Verbindung mit einer Person, die von außen zuhört, bevor das Programm beginnt.

Ein internationales Treffen im LOFT1080

Im LOFT1080 gibt es dafür 90 m² auf zwei Niveaus. Auf dem Hauptniveau stehen der Besprechungstisch und ein 65-Zoll-Screen, auf der Plattform ein paar Stufen höher der große Workshoptisch und ein 55-Zoll-Screen. Dazu kommen Hand- und Ansteckmikrofone, ein Soundsystem, ein Live-Streaming-Setup für alle, die online dazukommen, und WLAN für bis zu 35 gleichzeitige Verbindungen. In den Pausen steht bei passendem Wetter der begrünte Innenhof zur Verfügung. Gebucht werden kann der Loft für Gruppen von 10 bis 35 Personen, je nach Format.

Der Loft liegt in der Langen Gasse in der Josefstadt, rund fünf Gehminuten von der U2 Rathaus. Zur U6 Josefstädter Straße sind es rund 15 Minuten zu Fuß, die Straßenbahnlinien 2, 5 und 12 halten in der Nähe. Hotels und Restaurants gibt es in der Umgebung.

Anfragen beantworten wir auch auf Englisch. Mehr zur Ausstattung findest du auf der Seite Raum.

Die Rolle der Moderation

Bei internationalen Runden kommen Menschen mit unterschiedlichen Gewohnheiten zusammen: Manche sprechen direkt, andere warten, bis sie gefragt werden. Eine Moderation kann darauf achten, dass alle zu Wort kommen, und Beiträge zusammenfassen, wenn nicht alle in ihrer Muttersprache sprechen.

Plant genug Zeit für Fragen ein und vereinbart, wie Online-Teilnehmende sich melden. Ein Chat oder ein Handzeichen am Screen hilft, damit niemand übersehen wird.

Kultur und Pausen

Für internationale Gäste gehört ein Blick auf die Stadt oft dazu. Wenn es der Zeitplan erlaubt, plant ein gemeinsames Abendessen in einem Wiener Lokal ein oder empfehlt ein paar Orte für den freien Abend.

Kurz zusammengefasst

  • Für 15 bis 30 Personen braucht es kein Kongresszentrum.
  • Klärt Sprache, Anreise, Unterkunft und Zeitzonen früh.
  • Plant hybride Teilnahme mit Screen, Mikrofonen und einem Technik-Test.
  • Eine Moderation achtet darauf, dass alle zu Wort kommen.
  • Ein gemeinsames Abendessen verbindet Arbeit und Stadt.

Häufige Fragen

Wie viele Personen passen für einen Roundtable? Für eine Diskussion am Tisch eignen sich kleinere Runden. Für einen Vortrag mit Publikum ist Platz für bis zu 35 Personen.

Gibt es Unterstützung bei der Organisation? Jede Buchung hat eine feste Ansprechperson aus unserem Team, die Raum, Technik und Verpflegung mit dir abstimmt.

Dein nächster Schritt

Schick uns Termin, Gruppengröße und Format an welcome@loft1080.at oder über das Kontaktformular.