Anfang September sind die meisten wieder aus dem Urlaub zurück. Im Kalender stehen eine Klausur zur Jahresplanung, ein Kick-off für das vierte Quartal, ein Workshop, der im Sommer verschoben wurde. Wenn mehrere solche Termine zusammenkommen, hilft ein klarer Plan.

Welches Format steht an?

Bevor du einen Raum suchst, lohnt sich ein Blick darauf, was du eigentlich planst:

  • Klausur: Ein ganzer Tag oder mehr, um grundsätzliche Fragen zu klären, etwa Strategie oder Budget für das nächste Jahr.
  • Kick-off für das vierte Quartal: Rückblick auf die ersten drei Quartale, Ziele bis Jahresende, nächste Schritte.
  • Planungstag für das nächste Jahr: Prioritäten, Ressourcen und Zuständigkeiten festlegen.
  • Workshop: Ein konkretes Thema mit einer klaren Fragestellung und einem Ergebnis.

Jedes dieser Formate braucht anders viel Zeit, eine andere Bestuhlung und andere Pausen.

Drei Tipps für deine Herbsttermine

1. Das Format vorab klären

Leg fest, wie lange der Termin dauert, wie viele Personen kommen und was am Ende herauskommen soll. Mit diesen drei Angaben kannst du einen Raum gezielt anfragen. Die Details der Agenda können später folgen.

2. Die Verpflegung mit dem Ablauf planen

Wann gibt es Kaffee, wann Mittagessen, wann eine kurze Pause? Wenn Ablauf und Verpflegung zusammen geplant werden, steht das Essen nicht mitten in der Arbeitsphase auf dem Tisch. Frag auch gleich nach Ernährungsbedürfnissen in der Gruppe.

3. Pausen fix in die Agenda schreiben

Pausen, die nur „bei Bedarf“ stattfinden, fallen oft aus. Schreib sie mit Uhrzeit in die Agenda und halte sie ein. So können alle ihre Nachrichten in der Pause lesen und sind in den Arbeitsphasen bei der Sache.

Ein Fahrplan für einen Termin im Herbst

  • Sechs Wochen vorher: Format, Termin und Gruppengröße festlegen, Raum anfragen.
  • Vier Wochen vorher: Buchung bestätigen, Einladungen verschicken, Verpflegung und Technik abstimmen.
  • Zwei Wochen vorher: Agenda fertigstellen, Unterlagen vorbereiten, Bestuhlung festlegen.
  • Eine Woche vorher: Teilnehmerzahl bestätigen und letzte Fragen mit der Location klären.
  • Am Tag selbst: pünktlich beginnen, die Pausen einhalten und die Ergebnisse festhalten.

Wenn für deinen Termin nur ein bestimmter Tag in Frage kommt, frag ihn früh an. Das Programm kann zu diesem Zeitpunkt noch offen sein.

Fehler, die sich leicht vermeiden lassen

  • Zu viele Themen für einen Tag. Lieber drei Themen gut bearbeiten als sieben anreißen.
  • Keine Zeit für Entscheidungen. Plan am Ende ausdrücklich Zeit ein, um Zuständigkeiten und Termine festzulegen.
  • Technik erst am Morgen testen. Wenn Personen online dabei sind, teste die Verbindung vorher.
  • Keine Nachbereitung. Schick die Ergebnisse innerhalb weniger Tage an alle.

Herbsttermine im LOFT1080

Der Loft in der Josefstadt hat 90 m² auf zwei Niveaus, dazu den begrünten Innenhof. Je nach Format finden 10 bis 35 Personen Platz. Das Plenum arbeitet am Besprechungstisch auf dem Hauptniveau, Kleingruppen am großen Workshoptisch auf der Plattform. Präsentiert wird an zwei Screens mit 65 und 55 Zoll.

Jede Buchung hat eine feste Ansprechperson aus unserem Team, die Ablauf, Technik und Verpflegung mit dir abstimmt. Die Verpflegung richtet sich nach dem Paket: ALL IN mit Kaffee, Tee, Getränken und Snacks, CULINARIUM zusätzlich mit Business-Buffet und Bar. Was in welchem Paket enthalten ist, steht auf der Seite Pakete.

Wenn mehrere Teams planen

In größeren Unternehmen planen oft mehrere Teams gleichzeitig ihre Herbsttermine. Eine gemeinsame Übersicht hilft, dass nicht drei Klausuren in derselben Woche stattfinden und dieselben Personen überall dabei sein müssen. Stimmt die wichtigsten Termine vorher ab und legt fest, wer welchen Termin organisiert.

Nach dem Termin

Schick die Ergebnisse innerhalb weniger Tage an alle. Legt gleich im Termin fest, wann ihr den Stand anschaut. So knüpft der nächste Termin im Herbst an den letzten an.

Kurz zusammengefasst

  • Klärt zuerst das Format: Klausur, Kick-off, Planungstag oder Workshop.
  • Plant die Verpflegung gemeinsam mit dem Ablauf.
  • Schreibt die Pausen mit Uhrzeit in die Agenda.
  • Fragt Termine früh an, wenn nur ein bestimmter Tag in Frage kommt.
  • Haltet am Ende Zuständigkeiten und Termine fest.

Häufige Fragen

Halber oder ganzer Tag? Für einen Kick-off oder einen fokussierten Workshop reicht oft ein halber Tag. Für eine Klausur oder einen Planungstag ist ein ganzer Tag meist besser.

Was brauche ich für die Anfrage? Datum, ungefähre Gruppengröße und Format. Alles andere klären wir danach gemeinsam.

Dein nächster Schritt

Schick uns deinen Wunschtermin und das Format an welcome@loft1080.at oder über das Kontaktformular. Wir melden uns am selben Werktag mit einem konkreten Vorschlag.