Dein Team arbeitet an mehreren Standorten. Ihr seht euch jede Woche in Videocalls, aber manche Kolleginnen und Kollegen habt ihr noch nie persönlich getroffen. Jetzt soll es ein gemeinsames Treffen geben, und Wien ist der Ort dafür. Damit die Reise sich lohnt, braucht die Planung etwas mehr Vorlauf als ein internes Meeting.

Was ein Treffen verteilter Teams anders macht

Für ein Team, das jeden Tag im selben Büro sitzt, ist ein Offsite eine Abwechslung. Für ein verteiltes Team ist es oft die einzige Gelegenheit, sich im selben Raum zu sehen. Daraus ergeben sich zwei Ziele, die beide Platz im Ablauf brauchen:

  • Gemeinsam arbeiten: Themen, die im Videocall mühsam sind, etwa Strategie, Planung oder die Lösung eines Konflikts.
  • Einander kennenlernen: Gespräche beim Essen, in der Pause, am Abend. Diese Zeit wirkt im Programm wie Leerlauf, ist aber oft der Grund für das Treffen.

Anreise und Unterkunft

Wenn Teilnehmende aus mehreren Städten oder Ländern kommen, entscheidet die Logistik über den Ablauf:

  • Anreisetag einplanen: Wer weit anreist, kommt am Vorabend an. Dann kann der erste Tag pünktlich und ohne Zeitdruck beginnen.
  • Unterkunft früh klären: Organisiert die Unterkunft gesammelt oder gebt eine Empfehlung, damit nicht jede Person selbst sucht.
  • Wegbeschreibung mit der Einladung schicken: Adresse, öffentliche Verkehrsmittel, ungefähre Gehzeiten.
  • Puffer am Ende lassen: Wer am letzten Tag einen Zug oder Flug erreichen muss, sollte nicht mitten in der Abschlussrunde gehen.

Wien ist mit Flugzeug und Bahn aus vielen europäischen Städten erreichbar, und das öffentliche Verkehrsnetz macht kurze Wege in der Stadt einfach.

Ein möglicher Ablauf über zwei Tage

So könnte ein Treffen über zwei Tage aussehen:

Tag 1

  • Vormittag: Ankommen bei Kaffee, Begrüßung, eine Runde, in der jede Person kurz erzählt, woran sie gerade arbeitet.
  • Mittag: Gemeinsames Essen.
  • Nachmittag: Arbeitsphase zum wichtigsten Thema, im Plenum und in Kleingruppen.
  • Abend: Gemeinsames Abendessen, ohne Programm.

Tag 2

  • Vormittag: Zweite Arbeitsphase, Ergebnisse zusammenführen, Verantwortliche und Termine festlegen.
  • Mittag: Abschluss mit Ausblick auf die nächsten Monate, dann Abreise.

Das ist ein Beispiel. Bei einem kleineren Team oder einem eng gesteckten Ziel reicht auch ein Tag.

Worauf du beim Programm achten kannst

  • Nicht alles vollpacken. Wenn ein Treffen nur aus Präsentationen besteht, hätte es auch online stattfinden können.
  • Die gemeinsame Zeit schützen. Plant Pausen und das Essen als festen Teil des Ablaufs ein.
  • Online-Teilnahme klären. Wenn einzelne Personen nicht anreisen können, braucht es Screen, Mikrofone und eine Person, die auf die Zugeschalteten achtet.
  • Sprache festlegen. In internationalen Teams vorab klären, in welcher Sprache gearbeitet wird.

Ein Treffen im LOFT1080

Der Loft liegt in der Langen Gasse in der Josefstadt. Zur U2 Rathaus sind es rund fünf Gehminuten. Zur U6 Josefstädter Straße sind es rund 15 Minuten zu Fuß, die Straßenbahnlinien 2, 5 und 12 halten in der Nähe. Eine Parkgarage ist zwei Gehminuten entfernt.

Für das Treffen gibt es 90 m² auf zwei Niveaus: den Besprechungstisch und die Lounge auf dem Hauptniveau, den großen Workshoptisch und die Bar auf der Plattform. Dazu kommt der begrünte Innenhof, den ihr bei passendem Wetter für die Pausen nutzen könnt. Gebucht werden kann der Loft für Gruppen von 10 bis 35 Personen, je nach Format.

Wenn einzelne Personen online dabei sind, gibt es zwei Screens, Funkmikrofone, ein Live-Streaming-Setup und WLAN für bis zu 35 gleichzeitige Verbindungen.

Die Unterkunft organisiert ihr separat. Für das Treffen selbst stimmt unser Team Setup, Technik und Verpflegung mit dir ab. Ob ihr mehrere Tage hintereinander buchen könnt, klären wir bei der Anfrage. Die Pakete findest du auf der Seite Pakete. Anfragen beantworten wir auch auf Englisch.

Die Zeit nach dem Treffen

Ein Treffen verteilter Teams wirkt nach, wenn die Ergebnisse und Verabredungen danach sichtbar bleiben. Schick eine kurze Zusammenfassung an alle, auch an jene, die nicht dabei sein konnten. Legt gleich fest, wann ihr euch das nächste Mal persönlich trefft, damit der Termin früh im Kalender steht.

Häufige Fragen

Wie oft sollte sich ein verteiltes Team persönlich treffen? Das hängt von der Zusammenarbeit ab. Viele Teams legen einen festen Rhythmus fest, damit das nächste Treffen schon im Kalender steht.

Was, wenn nicht alle anreisen können? Dann plant die Online-Teilnahme von Anfang an mit, inklusive Technik-Test vor dem Start.

Dein nächster Schritt

Schick uns Termin, Personenzahl und Format an welcome@loft1080.at oder über das Kontaktformular. Wir melden uns am selben Werktag mit einem konkreten Vorschlag.