Im Herbst landen in vielen Führungsteams mehrere große Themen gleichzeitig auf dem Tisch: das Budget für das nächste Jahr, die Strategie, die Personalplanung. In den regulären Sitzungen bleibt dafür oft zu wenig Zeit, weil das Tagesgeschäft mitläuft. Ein Offsite im September oder Oktober kann diese Zeit schaffen.

Damit der Tag etwas bringt, braucht es vier Dinge.

1. Ein klares Ziel

Bevor du einlädst, beantworte eine Frage: Was soll am Ende des Tages entschieden sein? Nicht „über die Strategie sprechen“, sondern zum Beispiel:

  • Welche drei Vorhaben haben im nächsten Jahr Vorrang?
  • Wie verteilen wir das Budget auf die Bereiche?
  • Wer übernimmt welche Verantwortung?

Wenn das Ziel klar ist, lässt sich der Ablauf danach ausrichten. Und alle wissen vorher, wofür sie sich vorbereiten.

2. Genug Zeit

Für eine Standortbestimmung kann ein halber Tag reichen. Wenn aber am Ende Entscheidungen stehen sollen, ist ein ganzer Tag meist besser. Am Vormittag sammelt ihr Fakten und Positionen, am Nachmittag diskutiert und entscheidet ihr. Wer beides in vier Stunden pressen will, kommt oft nur bis zur Diskussion.

3. Klare Regeln für E-Mails und Anrufe

Ein Offsite verliert schnell an Wirkung, wenn alle zwischendurch ihr Postfach abarbeiten. Vereinbart vorher, wie ihr damit umgeht:

  • Feste Zeitfenster für Nachrichten, zum Beispiel in den Pausen.
  • Eine Vertretung im Büro, die Dringendes filtert.
  • Eine klare Ansage, wer im Notfall erreichbar ist.

Diese Regeln funktionieren besser, wenn die Führungskraft, die einlädt, sie selbst einhält.

4. Verpflegung, die zum Ablauf passt

Pausen strukturieren den Tag. Plan Kaffee zum Ankommen, eine richtige Mittagspause und kurze Pausen am Vor- und Nachmittag. Ein schweres Mittagessen macht den Einstieg in den Nachmittag für viele schwerer, leichtere Gerichte passen zu einem Arbeitstag besser.

So könnte ein Offsite-Tag aussehen

Dieser Ablauf ist ein Beispiel, das du an dein Team und deine Themen anpassen kannst:

  • 08:30 Ankommen: Kaffee, kurzer informeller Austausch.
  • 09:00 Einstieg: Ziel des Tages und Spielregeln.
  • 09:20 Standortbestimmung: Wo stehen wir im Vergleich zum Jahresplan? Zahlen und offene Fragen.
  • 10:45 Pause
  • 11:00 Arbeitsphase in Kleingruppen: Jede Gruppe bearbeitet ein Thema.
  • 12:30 Mittagspause
  • 13:30 Ergebnisse vorstellen und diskutieren
  • 15:00 Pause
  • 15:15 Entscheidungen treffen: Prioritäten festlegen, Verantwortliche und Termine benennen.
  • 16:30 Abschluss: Was kommunizieren wir wie an die Teams?

Wer moderiert?

Wenn die Person, die sonst die Sitzungen leitet, selbst mitdiskutieren will, kann eine externe Moderation helfen. Sie achtet darauf, dass alle zu Wort kommen, strukturiert die Diskussion und hält die Ergebnisse fest. Klärt vorher, wer welche Rolle hat.

Vertraulichkeit

Bei Budget- und Personalthemen ist Vertraulichkeit wichtig. Kläre bei der Wahl des Raums, wer während des Termins Zugang hat und ob Gespräche in angrenzenden Bereichen zu hören sind. Im LOFT1080 unterschreibt unser Gründer Alexander Raffeiner auf Wunsch eine Verschwiegenheitserklärung.

Ein Offsite im LOFT1080

Der Loft in der Josefstadt hat 90 m² auf zwei Niveaus, dazu den begrünten Innenhof. Platz ist für 10 bis 35 Personen, abhängig von Format und Bestuhlung. Das Plenum kann am Besprechungstisch auf dem Hauptniveau arbeiten, eine Kleingruppe am großen Workshoptisch auf der Plattform, ein paar Stufen höher im selben Raum. Bei passendem Wetter nutzt ihr den Innenhof für die Pausen.

Für die Verpflegung gibt es verschiedene Pakete. ALL IN enthält Kaffee, Tee, kalte Getränke und Snacks, CULINARIUM zusätzlich ein Business-Buffet und die Bar. Eine Übersicht aller Pakete gibt es unter Pakete.

Unser Team stimmt Setup, Technik und Verpflegung vorher mit dir ab und richtet den Raum ein, bevor ihr kommt.

Nach dem Offsite

Ein Offsite ist erst dann gelungen, wenn die Entscheidungen umgesetzt werden. Schick die Ergebnisse innerhalb weniger Tage an alle, die dabei waren, und legt fest, wie die Teams informiert werden. Plant einen Termin, an dem ihr den Stand der Umsetzung anschaut, etwa sechs Wochen später.

Kurz zusammengefasst

  • Legt vor der Einladung fest, was am Ende des Tages entschieden sein soll.
  • Plant für Entscheidungen lieber einen ganzen als einen halben Tag ein.
  • Vereinbart Regeln für E-Mails und Anrufe, und haltet sie selbst ein.
  • Stimmt die Verpflegung auf den Ablauf ab, mit einer echten Mittagspause.
  • Haltet Ergebnisse, Verantwortliche und Termine fest und schaut sie nach einigen Wochen wieder an.

Häufige Fragen

Wie viele Personen sind für ein Führungskräfte-Offsite sinnvoll? Das hängt von der Größe des Führungsteams ab. Wenn alle mitdiskutieren sollen, funktionieren kleinere Runden besser.

Halber oder ganzer Tag? Für eine Standortbestimmung reicht oft ein halber Tag. Wenn Entscheidungen fallen sollen, plan lieber einen ganzen Tag ein.

Dein nächster Schritt

Schick uns Datum, Gruppengröße und das Ziel eures Offsites an welcome@loft1080.at oder über das Kontaktformular. Wir melden uns am selben Werktag mit einem konkreten Vorschlag.