Im September und Oktober stehen in vielen Unternehmen Neuigkeiten an: ein Produkt, Halbjahreszahlen, eine neue Führung, ein Projekt, das abgeschlossen ist. Wenn du dazu ein Pressegespräch planst, lohnt es sich, Termin und Location schon im August zu klären. Dann bleibt genug Zeit für Einladungen, Vorbereitung und Abstimmung mit den Redaktionen.

Den Termin auf die Redaktionen abstimmen

Journalistinnen und Journalisten planen ihre Woche nach Redaktionssitzungen, Erscheinungsterminen und aktuellen Ereignissen. Bevor du einlädst, lohnt sich ein kurzer Blick auf die Medien, die du erreichen willst:

  • Wann erscheinen sie, und wann ist Redaktionsschluss?
  • Gibt es in deiner Branche fixe Termine im Herbst, etwa Messen oder Kongresse, mit denen du dich überschneidest?
  • Ist dein Thema an ein Datum gebunden, oder kannst du den Termin frei wählen?

Wenn du mit einzelnen Redaktionen regelmäßig zu tun hast, frag einfach nach, welcher Tag und welche Uhrzeit gut passen. Ein Vormittagstermin lässt sich für viele leichter in den Arbeitstag einbauen als ein Nachmittag.

Pressekonferenz oder Hintergrundgespräch?

Beide Formate haben ihren Platz:

Pressekonferenz: Eine klare Nachricht, eine kurze Präsentation, danach Fragen. Passt, wenn du eine konkrete Neuigkeit verkündest und mehrere Medien gleichzeitig erreichen willst.

Hintergrundgespräch: Kleinere Runde, mehr Zeit für Fragen, oft ohne fertige Pressemitteilung. Passt, wenn du ein Thema erklären oder Beziehungen zu Fachjournalistinnen und Fachjournalisten aufbauen willst.

Ein Pressefrühstück verbindet beides: ein kurzer offizieller Teil, danach Zeit für Gespräche bei Kaffee und Frühstück.

Ein möglicher Ablauf für ein Pressefrühstück

So könnte ein Pressefrühstück aussehen:

  • Ankommen: Kaffee, Tee und Frühstück stehen bereit. Die Gäste kommen nicht alle pünktlich, plane deshalb etwas Puffer ein.
  • Präsentation: Eine Person spricht, kurz und mit einer klaren Botschaft. Halte die Folien knapp.
  • Fragen: Offene Runde für alle.
  • Einzelgespräche: Wer mehr wissen will, bleibt noch. Die Sprecherinnen und Sprecher stehen dafür bereit.

Wie lange die einzelnen Teile dauern, hängt von deinem Thema und der Zahl der Gäste ab. Wichtig ist, dass der offizielle Teil kurz bleibt.

Checkliste für die Vorbereitung

  • Einladung: Thema, Sprecherinnen und Sprecher, Ort, Zeit und Anreise auf einen Blick.
  • Nachfassen: Eine kurze Erinnerung ein paar Tage vorher.
  • Pressematerial: Pressemitteilung, Fotos und Kontaktdaten am selben Tag digital verfügbar.
  • Technik: Screen und Mikrofon testen, Präsentation vorab auf den Screen bringen.
  • Rollen: Wer begrüßt, wer präsentiert, wer betreut Einzelgespräche, wer kümmert sich um Fotos?
  • Nachbereitung: Wer hat teilgenommen, wer hat Material angefragt, wer braucht noch Informationen?

Was die Location leisten sollte

Für ein Pressefrühstück braucht es keinen großen Saal. Wichtig sind eine gute Erreichbarkeit, ein Raum, der zur erwarteten Zahl der Gäste passt, Technik für die Präsentation und Platz für Gespräche nach dem offiziellen Teil.

Pressefrühstück im LOFT1080

Für Pressegespräche gibt es im LOFT1080 das Paket BUSINESS BREAKFAST: für bis zu 30 Personen und bis zu 5 Stunden, ab 2.500 €. Enthalten sind ein Frühstücksbuffet mit Brunchboxen, Gebäck, Obst und Nüssen, Kaffee, Tee und Kaltgetränke, die komplette Technik, Vorbereitung, Auf- und Abbau, der APA-Fotoservice und eine feste Ansprechperson aus unserem Team während der Veranstaltung. Mehr dazu auf der Seite Pakete.

Präsentiert wird am 65-Zoll-Screen auf dem Hauptniveau, mit Funkmikrofonen und Soundsystem. Für Gespräche gibt es die Lounge, die Bar auf der Plattform und bei passendem Wetter den begrünten Innenhof hinter der Glasschiebetür.

Der Loft liegt in der Langen Gasse in der Josefstadt. Zur U2 Rathaus sind es etwa fünf Minuten zu Fuß. Zur U6 Josefstädter Straße sind es etwa 15 Minuten, die Straßenbahnlinien 2, 5 und 12 halten in der Nähe.

Wen du einlädst

Überleg vor der Einladung, welche Medien für dein Thema wirklich relevant sind. Eine kleinere Runde mit Fachjournalistinnen und Fachjournalisten, die dein Thema kennen, bringt oft mehr als eine lange Liste. Ergänze die Medien um Personen, die das Thema einordnen können, etwa aus Verbänden oder der Wissenschaft, wenn das passt.

Schick die Einladung mit genug Vorlauf und frag eine Woche vorher kurz nach, ob die Person kommt. Wer nicht kommen kann, freut sich über das Pressematerial am selben Tag.

Was am Tag selbst hilft

  • Eine Person begrüßt die Gäste und weiß, wer da ist.
  • Die Präsentation läuft schon, bevor die Gäste sitzen, damit es keine Pause beim Start gibt.
  • Namensschilder helfen, wenn sich Gäste noch nicht kennen.
  • Nach dem offiziellen Teil stehen die Sprecherinnen und Sprecher für Einzelgespräche bereit.

Häufige Fragen

Wie viele Gäste passen zu einem Pressefrühstück? Das Paket BUSINESS BREAKFAST ist für bis zu 30 Personen gedacht.

Kann ich den Raum vorher besichtigen? Ja. Eine Besichtigung hilft, den Ablauf zu planen und den Ort in der Einladung gut zu beschreiben.

Wie schnell bekomme ich eine Rückmeldung? Wir melden uns am selben Werktag mit einem konkreten Vorschlag.

Dein nächster Schritt

Schick uns deinen Wunschtermin, das Thema und die erwartete Zahl der Gäste an welcome@loft1080.at oder über das Kontaktformular.