Nach dem Sommer geht vieles gleichzeitig los: Kick-offs, Klausuren, Kundenworkshops, Networking-Abende. Wer die Planung erst im September beginnt, hat wenig Zeit für Abstimmungen. Im Sommer, wenn es ruhiger ist, lässt sich eine Anfrage in Ruhe vorbereiten.

Drei Fragen helfen dabei. Wenn du sie beantwortest, kann jede Location dir schnell sagen, ob sie passt.

Frage 1: Welches Format soll es sein?

Das Format bestimmt, wie viel Platz du brauchst, welche Bestuhlung passt und wie lange der Termin dauert. Ein paar Beispiele:

  • Workshop: Arbeit im Plenum und in Kleingruppen, meist ein halber oder ganzer Tag.
  • Klausur: ein Führungsteam arbeitet an strategischen Fragen, oft ein ganzer Tag oder zwei halbe.
  • Kick-off: Rückblick, Ziele und nächste Schritte, ein halber Tag reicht oft.
  • Kundenworkshop oder Präsentation: mit externen Gästen, Präsentation und Gesprächen.
  • Networking-Abend: Austausch nach Feierabend, mit Getränken und Essen.
  • Pressefrühstück: am Vormittag, mit Frühstück, Präsentation und Einzelgesprächen.

Schreib dazu, was am Ende des Termins herauskommen soll. Das hilft beim Vorschlag für das Setup.

Frage 2: Wie viele Personen kommen?

Gib eine möglichst genaue Zahl an, auch wenn sie sich noch ändern kann. Jede Location hat eine Unter- und eine Obergrenze, und viele Pakete gelten nur bis zu einer bestimmten Personenzahl.

Im LOFT1080 ist Platz für 10 bis 35 Personen, je nach Format. Für eine Präsentation passen mehr Personen als für einen Workshop an Tischen.

Frage 3: Welche Verpflegung brauchst du?

  • Nur Getränke: bei kurzen Terminen.
  • Getränke und Snacks: für einen halben Tag.
  • Mittagessen oder Buffet: für einen ganzen Tag oder eine Abendveranstaltung.
  • Frühstück: für ein Pressefrühstück oder einen frühen Start.

Frag auch gleich nach Ernährungsbedürfnissen in deiner Gruppe, damit du sie in der Anfrage nennen kannst.

Dazu: der Wunschtermin

Gib deinen Wunschtermin an und, wenn möglich, eine oder zwei Alternativen. Das erhöht die Chance, dass ein passender Termin frei ist.

Eine Vorlage für deine Anfrage

So könnte deine Anfrage aussehen:

Wir planen einen Workshop für 18 Personen, ganztags, mit Arbeit im Plenum und in drei Kleingruppen. Ziel: Prioritäten für das erste Halbjahr. Verpflegung: Getränke, Snacks und Mittagessen, zwei Personen essen vegetarisch. Wunschtermin: Dienstag, 12. Oktober. Alternativen: 14. oder 19. Oktober.

Mit diesen Angaben kann jede Location dir schnell sagen, ob sie passt und was sie vorschlägt.

Was du im Sommer sonst noch erledigen kannst

  • Termine im Team abstimmen: Wer muss dabei sein, und wann sind alle da?
  • Budget klären: Was ist für Raum, Verpflegung und gegebenenfalls Moderation eingeplant?
  • Moderation anfragen: Wenn du eine externe Moderation brauchst, frag früh an.
  • Inhalte vorbereiten: Agenda und Ziele lassen sich im Sommer in Ruhe ausarbeiten.

Puffer einplanen

Plane zwei größere Veranstaltungen nicht in dieselbe Woche. Dein Team braucht Zeit für Vorbereitung und Nachbereitung. Und plane zwischen der Anfrage und dem Termin genug Zeit für die Abstimmung ein, damit kurzfristige Änderungen nicht zum Problem werden.

Deine Anfrage an LOFT1080

LOFT1080 liegt in der Langen Gasse in der Josefstadt. Das Loft hat 90 m² auf zwei Niveaus und einen begrünten Innenhof und ist für 10 bis 35 Personen ausgelegt.

Für die Verpflegung gibt es die Pakete von Kaffee, Tee und Snacks im ALL IN bis zum Business-Buffet im CULINARIUM, und für Pressefrühstücke das Paket BUSINESS BREAKFAST. Alle Details findest du auf der Seite Pakete.

Mit deinen Angaben zu Format, Personenzahl und Verpflegung und deinem Wunschtermin prüfen wir die Verfügbarkeit und schlagen dir ein passendes Setup vor. Jemand aus unserem Team meldet sich am selben Werktag.

Wenn sich etwas ändert

Im Herbst ändert sich manches kurzfristig: Teilnehmende werden krank, Termine verschieben sich. Sag der Location so früh wie möglich Bescheid, wenn sich die Personenzahl oder der Ablauf ändert. Frag bei der Buchung auch nach, bis wann Änderungen möglich sind und wie die Stornobedingungen aussehen.

Häufige Fragen

Was, wenn ich die Personenzahl noch nicht genau weiß? Gib eine Schätzung an und sag dazu, bis wann die genaue Zahl feststeht.

Kann ich mehrere Termine im Herbst auf einmal anfragen? Ja. Schick uns alle Termine zusammen, dann prüfen wir sie gemeinsam. Für regelmäßige Termine gibt es den SEASON PASS.

Kann ich vor der Buchung vorbeischauen? Ja. Bei einer Besichtigung kannst du dein Format direkt vor Ort besprechen.

Schick uns deine Anfrage unter +43 1 406 24 24, welcome@loft1080.at oder über die Seite Kontakt.