Acht Punkte auf der Agenda, sechs Präsentationen, zwei Gruppenphasen. Am Ende des Tages sind die ersten Punkte ausführlich besprochen, die mittleren im Eiltempo, und die letzten wandern ins nächste Meeting. Oft steht gerade die wichtigste Frage weiter hinten.

Eine volle Agenda lässt wenig Zeit, ein Thema gründlich zu besprechen. Wenn du einen Workshop planst, überleg dir vorher, welche ein oder zwei Fragen am Ende beantwortet sein sollen. Diese drei Vorschläge helfen dabei.

1. Wenige Agendapunkte pro Halbtag

Als Faustregel: höchstens drei Agendapunkte pro Halbtag. Das klingt wenig, gibt aber jedem Punkt die Zeit, die er braucht.

So kommst du auf drei Punkte:

  • Sammle alle Themen, die auf die Agenda könnten.
  • Frag bei jedem: Muss das in dieser Runde besprochen werden, oder reicht eine Mail, ein kurzes Telefonat, ein anderer Termin?
  • Sortiere nach Wichtigkeit, nicht nach Reihenfolge des Eintreffens.
  • Leg das wichtigste Thema an den Anfang, solange alle noch frisch sind.

Was übrig bleibt, kommt auf eine Liste für den nächsten Termin.

2. Für jeden Punkt festlegen, was am Ende feststehen soll

Schreib zu jedem Agendapunkt, welches Ergebnis du erwartest. Zum Beispiel:

  • „Wir entscheiden zwischen Variante A und B.“
  • „Wir sammeln die offenen Fragen und verteilen sie.“
  • „Wir einigen uns auf drei Prioritäten.“

Das Ergebnis steht in der Einladung neben dem Agendapunkt. So wissen alle, worauf sie sich vorbereiten sollen, und die Diskussion bleibt beim Thema.

Wenn ein Punkt nur informieren soll, schreib das dazu. Dann erwartet niemand eine Diskussion.

3. Ergebnisse noch im Termin festhalten

Viele Ergebnisse gehen verloren, weil sie erst nach dem Termin aufgeschrieben werden, von einer Person, aus ihrer Erinnerung. Besser:

  • Mitschreiben, wo alle es sehen: am Flipchart oder Whiteboard.
  • Am Ende jedes Punkts zusammenfassen: Was ist entschieden? Wer macht was bis wann?
  • Fotografieren: Flipcharts und Pinnwände am Ende fotografieren und mit der Zusammenfassung verschicken.
  • Gleich verschicken: am selben oder am nächsten Tag.

Ein Beispiel für einen Halbtag

So könnte ein Halbtag mit drei Agendapunkten aussehen:

  • 09:00 bis 09:15: Ziel des Tages und Ablauf
  • 09:15 bis 10:30: Punkt 1, das wichtigste Thema, mit Entscheidung
  • 10:30 bis 10:45: Pause
  • 10:45 bis 11:45: Punkt 2, mit Ergebnis am Flipchart
  • 11:45 bis 12:30: Punkt 3, kürzer, zum Beispiel Verteilen offener Aufgaben
  • 12:30 bis 13:00: Zusammenfassung und nächste Schritte

Weniger Teilnehmende, wenn möglich

Auch die Teilnehmerliste lässt sich oft kürzen. Frag dich: Wer muss im Raum sein, damit wir das Ergebnis erreichen? Wer nur informiert werden muss, bekommt die Zusammenfassung.

Zeit zum Nachdenken einplanen

In einer vollen Agenda gibt es keinen Platz für Stille. Dabei hilft es oft, wenn alle eine Minute nachdenken und ihre Gedanken notieren, bevor die Diskussion beginnt. Plane solche kurzen Phasen bewusst ein, besonders vor Entscheidungen.

Was du im Raum brauchst

Für einen fokussierten Workshop reichen meist:

  • ein Tisch, an dem alle einander sehen
  • ein Flipchart oder Whiteboard für Ergebnisse
  • Pinnwände, wenn ihr Ideen sammelt und sortiert
  • ein Screen, wenn Unterlagen gemeinsam angesehen werden
  • ein Ort für die Pause

Ein Workshop im LOFT1080

LOFT1080 liegt in der Langen Gasse in der Josefstadt. Flipchart, Whiteboard, Pinnwände und Moderationskoffer sind vorhanden. Am Hauptniveau stehen der Meetingtisch und der 65-Zoll-Screen, auf der Plattform ein paar Stufen höher der große Workshoptisch. Bei passendem Wetter könnt ihr die Pause im begrünten Innenhof verbringen.

Für einen Halbtag gibt es SPACE ONLY ab 600 € oder ALL IN mit Kaffee, Tee, kalten Getränken und Snacks ab 900 €. Das Loft ist für 10 bis 35 Personen ausgelegt. Alle Pakete findest du auf der Seite Pakete.

Typische Stolpersteine

  • Punkte ohne Ziel: Wenn niemand weiß, was am Ende herauskommen soll, dreht sich die Diskussion im Kreis.
  • Wichtiges am Ende: Die wichtigste Frage gehört an den Anfang.
  • Protokoll aus der Erinnerung: Was nicht im Termin festgehalten wird, geht oft verloren.
  • Keine Pausen: Auch ein kurzer Termin braucht eine Unterbrechung, wenn er länger als eineinhalb Stunden dauert.

Häufige Fragen

Was, wenn wirklich mehr Themen anstehen? Dann verteile sie auf mehrere Termine oder auf einen ganzen Tag mit klaren Pausen.

Wie überzeuge ich das Team von weniger Punkten? Probier es bei einem Termin aus und schau gemeinsam, ob ihr mehr Ergebnisse mitnehmt.

Wie lang sollte ein Agendapunkt sein? So lang, wie das Ergebnis braucht. Lieber großzügig planen und früher fertig sein.

Schick uns deinen Wunschtermin und die Gruppengröße: Kontakt.