Nicht jede Nachricht braucht eine große Pressekonferenz. Für viele Themen passt ein Pressegespräch im kleinen Kreis besser: eine überschaubare Runde, eine klare Botschaft und genug Zeit für Fragen. Gerade bei komplexeren Themen oder einer Produktvorstellung haben die Gäste so mehr davon.

Hier sind die wichtigsten Punkte für die Planung.

Das Format wählen

Pressefrühstück. Ein früher Termin mit Frühstück, einer kurzen Präsentation und Zeit für Gespräche danach. Die Gäste sind am Vormittag wieder in der Redaktion.

Hintergrundgespräch. Eine kleine Runde mit ausgewählten Journalistinnen und Journalisten, ohne Präsentation, als Gespräch. Gut für Themen, die Erklärung brauchen.

Produktvorstellung. Eine kurze Präsentation, danach können die Gäste das Produkt ansehen, ausprobieren und Fragen stellen.

Den Termin abstimmen

Stimm den Termin am besten mit der Planung der Redaktionen ab, die du einladen möchtest. Ein paar Hinweise:

  • Frag nach: Ruf zwei, drei wichtige Kontakte an und frag, welche Tage und Uhrzeiten für sie passen.
  • Achte auf andere Termine: Gibt es am selben Tag große Ereignisse in deiner Branche?
  • Im Sommer: Prüfe, ob die wichtigsten Gäste in deinem Zeitraum nicht auf Urlaub sind.
  • Feiertage und Brückentage: vorab im Kalender nachsehen.

Die Gästeliste

Bei einem Pressegespräch im kleinen Kreis zählt jede Einladung. Lade gezielt die Personen ein, für die deine Geschichte relevant ist, und schreib ihnen persönlich, warum.

In die Einladung gehören: Anlass, Sprecherinnen und Sprecher, Ort, Beginn und Ende, Anmeldung und die Möglichkeit, Einzelinterviews anzufragen.

Ein Beispielablauf

So könnte ein Pressefrühstück aussehen:

  1. Ankommen (30 Minuten): Kaffee, Frühstück, Begrüßung.
  2. Präsentation (15 bis 20 Minuten): eine klare Botschaft, wenige Folien.
  3. Fragen (15 bis 20 Minuten): offen aus der Runde.
  4. Gespräche und Einzelinterviews: Plane mindestens eine halbe Stunde ein.
  5. Ende: pünktlich zur angekündigten Zeit.

Bei einer Produktvorstellung kommt nach der Präsentation eine Phase dazu, in der die Gäste das Produkt selbst ansehen können.

Raum für Gespräche nach der Präsentation

Oft ist der Teil nach der Präsentation der wichtigste. Plane dafür Bereiche ein, in denen sich kleine Gruppen bilden können, und eine ruhigere Ecke für Einzelinterviews. Wenn ein Außenbereich da ist, könnt ihr bei passendem Wetter auch dorthin wechseln.

Vorbereitung

  • Kernbotschaft: drei Sätze, die jede Person nach dem Termin wiedergeben kann.
  • Fragen vorbereiten: auch die unangenehmen. Wer beantwortet welche Frage?
  • Pressemappe: Pressemitteilung, Fakten, Bilder in druckfähiger Qualität, Kontakt.
  • Fotos: Wer fotografiert? Gibt es einen ruhigen Hintergrund für Porträts?

Nach dem Termin

Schick allen Gästen noch am selben Tag die Pressemappe. Wer nicht kommen konnte, bekommt dieselben Unterlagen. Biete an, offene Fragen in den nächsten Tagen zu beantworten, und sorge dafür, dass die Ansprechperson erreichbar ist.

Ein Pressegespräch im LOFT1080

LOFT1080 liegt in der Langen Gasse in der Josefstadt. Für Pressetermine gibt es das Paket BUSINESS BREAKFAST: Es umfasst bis zu fünf Stunden für bis zu 30 Personen, ein Frühstücksbuffet, die komplette Technik, den APA-Fotoservice und eine feste Ansprechperson aus unserem Team während der Veranstaltung. Vorbereitung, Auf- und Abbau übernimmt unser Team. Der Preis beginnt bei 2.500 €.

Präsentieren kannst du am 65-Zoll-Screen auf dem Hauptniveau, Hand- und Ansteckmikrofone sind vorhanden, und die Beleuchtung ist foto- und videotauglich. Für Gespräche nach der Präsentation eignen sich die Lounge auf dem Hauptniveau, die Bar auf der Plattform ein paar Stufen höher oder bei passendem Wetter der begrünte Innenhof hinter der Glasschiebetür.

Zur U2 Rathaus sind es etwa fünf Minuten zu Fuß. Zur U6 Josefstädter Straße sind es etwa 15 Minuten, und die Straßenbahnlinien 2, 5 und 12 halten in der Nähe. Alle Pakete findest du auf der Seite Pakete.

Typische Stolpersteine

  • Zu viele Sprecherinnen und Sprecher: Eine oder zwei Personen reichen.
  • Zu lange Präsentation: Die Gäste kommen für die Nachricht und die Gespräche.
  • Keine Zeit für Einzelinterviews: Plane sie fest ein.
  • Unterlagen erst Tage später: Schick sie am selben Tag.

Häufige Fragen

Wie viele Gäste passen? Das Paket BUSINESS BREAKFAST ist für bis zu 30 Personen gedacht.

Gibt es Fotos vom Termin? Ja, der APA-Fotoservice ist im Paket enthalten.

Kann ich den Raum vorher ansehen? Ja. Vereinbare eine Besichtigung, gern gemeinsam mit der Person, die präsentiert.

Können wir das Gespräch auch aufzeichnen oder streamen? Im Loft gibt es ein Live-Streaming-Setup. Sag bei der Anfrage, was du planst, dann stimmen wir die Technik ab.

Schick uns deinen Wunschtermin, die Zahl der Gäste und den Anlass: welcome@loft1080.at oder Kontakt.