Der Laptop ist eingerichtet, die Zugänge funktionieren, die Willkommensmail ist verschickt. Trotzdem fühlen sich neue Teammitglieder in den ersten Wochen oft unsicher: Wen frage ich was? Wer entscheidet worüber? Wie arbeitet dieses Team eigentlich?

Ein Onboarding-Tag außerhalb des Büros kann Raum schaffen, um diese Fragen zu klären. Hier sind Ideen für den Ablauf.

Wofür der Tag da ist

Ein Onboarding-Tag hat drei Ziele:

Einander kennenlernen. Nicht nur über Funktion und Titel, sondern auch über Erfahrung, Arbeitsweise und das, was jede Person ins Team mitbringt.

Zuständigkeiten klären. Wer ist für was verantwortlich? Wen fragt man bei welchem Thema? Welche Entscheidungen trifft wer?

Die Arbeitsweise besprechen. Wie kommuniziert das Team? Welche Meetings gibt es? Was gilt als dringend, was kann warten?

Ein möglicher Ablauf

So könnte ein Onboarding-Tag für ein Team mit 10 bis 20 Personen aussehen:

09:00 bis 09:30, Ankommen. Kaffee, Begrüßung, kurzer Überblick über den Tag.

09:30 bis 10:45, Kennenlernen. Geführte Gesprächsrunden in wechselnden kleinen Gruppen, etwa mit Fragen wie: Woran hast du zuletzt gearbeitet? Was ist dir in der Zusammenarbeit wichtig? Was möchtest du hier lernen? Eine Lounge ohne Tisch eignet sich dafür gut.

10:45 bis 11:00, Pause.

11:00 bis 12:15, Zuständigkeiten. Das Team stellt vor, wer für welche Themen zuständig ist. Neue Teammitglieder notieren ihre Fragen auf Karten. Am Ende hängt eine Übersicht an der Pinnwand.

12:15 bis 13:15, Mittagessen. Gemeinsam und ohne Programm. Viele persönliche Gespräche entstehen genau hier.

13:15 bis 14:30, Fragen. Eine offene Runde für alle Fragen der neuen Teammitglieder. Keine Frage ist zu klein.

14:30 bis 14:45, Pause.

14:45 bis 16:00, gemeinsame Arbeit. Das Team bearbeitet eine kleine, konkrete Aufgabe aus dem Alltag. So lernen alle die Arbeitsweise der anderen kennen.

16:00 bis 16:30, Abschluss. Was nehmen alle mit? Wer ist für die neuen Teammitglieder in den ersten Wochen Ansprechperson?

Worauf es ankommt

Zeit für persönliche Gespräche. Ein Tag voller Präsentationen hilft wenig. Plane mindestens so viel Zeit für Gespräche wie für Inhalte ein.

Fragen ausdrücklich einladen. Neue Teammitglieder fragen oft weniger, als sie möchten. Eine eigene Fragerunde und Karten, auf denen Fragen anonym gesammelt werden, helfen.

Ansprechpersonen benennen. Jede neue Person sollte nach dem Tag wissen, an wen sie sich in den ersten Wochen wenden kann.

Ergebnisse festhalten. Die Übersicht über Zuständigkeiten und die Antworten auf die wichtigsten Fragen gehen nach dem Tag an alle.

Warum außerhalb des Büros?

Im Büro laufen Mails, Anrufe und Termine weiter, und viele sind nur halb bei der Sache. Ein Tag an einem anderen Ort hilft, dass alle wirklich da sind. Außerdem sind dort alle gleichermaßen neu, auch die, die schon länger im Team sind.

Nach dem Onboarding-Tag

Plane einige Wochen später eine kurze Rückschau: Was hat geholfen, was fehlt noch? Welche Fragen sind seither aufgetaucht? So wird aus dem Tag ein Anfang und kein einmaliges Ereignis.

Ein Onboarding-Tag im LOFT1080

LOFT1080 liegt in der Langen Gasse in der Josefstadt. Im Loft ist Platz für 10 bis 35 Personen, je nach Format. Am Hauptniveau stehen der Besprechungstisch, der 65-Zoll-Screen und die Lounge mit Couch und Fauteuils. Auf der Plattform ein paar Stufen höher steht der große Workshoptisch. Bei passendem Wetter könnt ihr Pausen und Gespräche in den begrünten Innenhof verlegen. Pinnwände, Flipchart und Moderationskoffer stehen bereit.

Ablauf und Setup stimmen wir gerne mit dir ab. Verpflegung buchst du je nach Paket dazu: ALL IN mit Kaffee, Tee, kalten Getränken und Snacks für bis zu 20 Personen oder CULINARIUM mit Business-Buffet für ein gemeinsames Mittagessen im Loft. Alle Pakete findest du auf der Seite Pakete.

Für Teams, die neu zusammengesetzt werden

Wenn nicht nur einzelne Personen neu sind, sondern ein ganzes Team neu zusammengesetzt wird, etwa nach einer Umstrukturierung, lohnt sich mehr Zeit für die Arbeitsweise. Plant dann einen eigenen Block, in dem ihr gemeinsam festlegt, wie ihr Entscheidungen trefft, wie ihr kommuniziert und wie ihr mit Meinungsverschiedenheiten umgeht.

Häufige Fragen

Braucht ein Onboarding-Tag eine externe Moderation? Nicht unbedingt. Bei kleineren Teams kann die Führungskraft den Tag leiten. Bei größeren Gruppen hilft eine Person, die nicht selbst Teil des Teams ist.

Wie viele neue Personen sollten dabei sein? Das Format funktioniert, sobald mehrere neue Personen gleichzeitig starten oder ein Team neu zusammengesetzt wird.

Fragen zum Ablauf? Schreib uns an welcome@loft1080.at oder über die Seite Kontakt.