Im Sommer ist im Büro vieles anders. Kolleginnen und Kollegen sind auf Urlaub, Termine verschieben sich, und Abstimmungen dauern länger, weil die zuständige Person gerade nicht da ist. Gleichzeitig gibt es Themen, die vor dem Herbst vorankommen sollen.

Ein Fokustag außerhalb des Büros kann deinem Team Zeit für genau so ein Thema geben. Hier ist, wie du ihn planst.

1. Ein Thema wählen

Ein Fokustag funktioniert am besten mit einem einzigen, klar abgegrenzten Thema. Zum Beispiel:

  • ein Projekt, das seit Wochen in vielen kleinen Meetings stockt
  • die Planung für die Herbstsaison
  • ein Konzept, das bis September stehen soll
  • eine Entscheidung, die das Team gemeinsam vorbereiten muss

Wenn ihr drei Themen auf einmal angeht, bleibt keines richtig fertig.

2. Das Ziel für den Tag festlegen

Leg vorher fest, was am Ende des Tages feststehen soll. Schreib es so konkret wie möglich auf:

  • „Der Projektplan für Q4 steht, mit Zuständigkeiten.“
  • „Wir haben zwei Varianten ausgearbeitet und eine davon gewählt.“
  • „Das Konzept liegt als Entwurf vor, der nur noch formuliert werden muss.“

Das Ziel steht am Anfang des Tages auf dem Flipchart. Am Ende schaut ihr, ob ihr es erreicht habt.

3. Wer dabei ist

Im Sommer ist oft nicht das ganze Team da. Plane den Fokustag mit den Personen, die für das Thema gebraucht werden, und kläre früh, wann sie verfügbar sind. Wer nicht dabei sein kann, gibt vorher seinen Input und bekommt danach die Ergebnisse.

4. E-Mails und Anrufe regeln

Der Vorteil eines Tages außerhalb des Büros geht schnell verloren, wenn alle nebenbei Mails beantworten. Kläre vorab:

  • Wer ist an diesem Tag für dringende Anfragen erreichbar, und wie?
  • Wann gibt es Pausen, in denen alle kurz ihre Nachrichten prüfen können?
  • Welche Abwesenheitsnotiz gilt für den Tag?

Eine einfache Regel: Laptops sind offen, wenn ihr damit arbeitet, und zu, wenn ihr diskutiert.

5. Den Tag strukturieren

Ein Beispiel für einen Fokustag mit 10 bis 15 Personen:

  • 09:00 bis 09:30: Ankommen, Ziel des Tages, Ablauf
  • 09:30 bis 11:00: Bestandsaufnahme: Was liegt vor, was fehlt?
  • 11:00 bis 11:15: Pause, Nachrichten prüfen
  • 11:15 bis 12:30: Arbeit in Kleingruppen an Teilfragen
  • 12:30 bis 13:30: Mittagspause
  • 13:30 bis 15:00: Ergebnisse zusammenführen, offene Punkte klären
  • 15:00 bis 15:15: Pause
  • 15:15 bis 16:30: Ergebnis festhalten, Zuständigkeiten, nächste Schritte

Ein Halbtag reicht, wenn das Thema überschaubar ist. Dann fallen die Kleingruppen am Vormittag kürzer aus, und ihr kommt vor dem Mittagessen zum Ergebnis.

6. Material bereitlegen

Für einen Fokustag braucht ihr meist:

  • Flipchart und Whiteboard für Ziele, Zwischenergebnisse und offene Punkte
  • Pinnwände und Karten für das Sammeln und Sortieren
  • einen Screen, wenn ihr Unterlagen gemeinsam ansehen wollt
  • eine Person, die das Ergebnis festhält

7. Nach dem Fokustag

Schickt das Ergebnis noch am selben oder am nächsten Tag an alle, die dabei waren, und an die, die es betrifft. Haltet fest, wer welchen nächsten Schritt übernimmt und bis wann.

Ein Fokustag im LOFT1080

LOFT1080 liegt in der Langen Gasse in der Josefstadt. Am Hauptniveau stehen der Meetingtisch und der 65-Zoll-Screen, auf der Plattform ein paar Stufen höher der große Workshoptisch. Flipchart, Whiteboard und Pinnwände stehen bereit, dazu ein Moderationskoffer. Bei passendem Wetter könnt ihr die Pausen im begrünten Innenhof verbringen.

Unser Team stimmt Setup, Technik und Verpflegung mit dir ab. Für einen halben Tag gibt es SPACE ONLY ab 600 € oder ALL IN mit Kaffee, Tee, kalten Getränken und Snacks ab 900 €, für einen ganzen Tag ALL IN um 1.200 €. Das Loft ist für 10 bis 35 Personen ausgelegt. Für Teams, die regelmäßig Fokustage einplanen, gibt es den SEASON PASS. Alle Pakete findest du auf der Seite Pakete.

Woran du merkst, dass der Tag funktioniert hat

Am Ende des Fokustags steht das Ergebnis, das ihr am Morgen auf das Flipchart geschrieben habt. Wenn es nicht ganz erreicht ist, wisst ihr zumindest genau, was noch fehlt und wer sich darum kümmert. Beides ist mehr, als viele Wochen mit verstreuten Einzelterminen bringen.

Häufige Fragen

Reicht ein halber Tag? Wenn das Thema klar abgegrenzt ist, oft ja.

Können wir den Fokustag regelmäßig einplanen? Ja. Für regelmäßige Nutzung gibt es den SEASON PASS mit Jahrespauschale, buchbar ab zwei Stunden.

Schick uns Datum, Gruppengröße und dein Thema für den Tag: Kontakt.