In einer Aufsichtsrats- oder Vorstandssitzung geht es um Themen, die vertraulich bleiben müssen: Strategie, Zahlen, Personalentscheidungen, manchmal Übernahmen oder Umstrukturierungen. Wenn die Sitzung außerhalb des eigenen Hauses stattfindet, solltest du deshalb ein paar Fragen klären, bevor du buchst.

Hier ist eine Liste, die du für jede Location durchgehen kannst.

1. Zugang

  • Wer hat während der Sitzung Zugang zum Raum?
  • Gibt es zur selben Zeit andere Gruppen im Haus?
  • Wer vom Personal kommt während der Sitzung in den Raum, etwa für Kaffee oder Technik?
  • Wie kommen die Teilnehmenden ins Haus? Führt der Weg durch eine öffentliche Lobby?

Wenn bereits die Anwesenheit bestimmter Personen vertraulich ist, achte besonders auf den Weg vom Eingang zum Raum.

2. Hörbarkeit

  • Sind Gespräche im Raum in angrenzenden Bereichen hörbar, etwa im Flur, im Stiegenhaus oder in einem Außenbereich?
  • Gibt es Fenster oder Türen, die während der Sitzung offen sein müssen?
  • Wo finden die Pausen statt, und kann man dort ungestört sprechen?

Prüfe das am besten selbst bei einer Besichtigung: Eine Person spricht im Raum in normaler Lautstärke, eine andere hört draußen zu.

3. Technik

  • Gibt es einen Screen, auf dem alle Präsentationen gut sehen?
  • Werden Mitglieder per Video zugeschaltet? Wie hören sie die Personen im Raum?
  • Welches WLAN wird genutzt, und wer hat das Passwort?
  • Braucht ihr Mikrofone?

Für besonders sensible Inhalte entscheiden manche Unternehmen, nur eigene Geräte und eigene Verbindungen zu nutzen. Kläre vorab, was eure internen Regeln dazu vorsehen.

4. Unterlagen

  • Wo liegen die Unterlagen während der Pausen?
  • Wer räumt nach der Sitzung den Raum auf, und was passiert mit Ausdrucken, Notizen und Flipcharts?
  • Gibt es eine Möglichkeit, Dokumente sicher zu entsorgen?

Am sichersten ist es, wenn eine Person aus eurem Kreis am Ende alle Unterlagen einsammelt.

5. Verschwiegenheit

Frag, ob die Location eine Verschwiegenheitserklärung unterschreibt, und wer das tut. Für viele Sitzungen ist das ein sinnvoller Standard.

6. Ablauf und Bestuhlung

  • Teilnehmende: Meist nehmen Vorstand, Aufsichtsrat und gegebenenfalls Beratung oder Prüfung teil.
  • Dauer: häufig ein halber Tag, manchmal ein ganzer.
  • Bestuhlung: ein Konferenztisch, an dem alle einander sehen und hören können.
  • Verpflegung: dezent, damit sie nicht ablenkt. Kaffee, Wasser, ein leichter Snack, bei längeren Sitzungen ein Mittagessen.

7. Vor und nach der Sitzung

Oft gibt es vor oder nach der offiziellen Sitzung Einzelgespräche. Plane dafür einen Ort ein, an dem zwei oder drei Personen ungestört reden können, und kläre auch hier, wer mithören kann.

Ein Zeitplan für die Vorbereitung

  • Einige Wochen vorher: Location auswählen, besichtigen, Verschwiegenheit klären.
  • Zwei Wochen vorher: Ablauf, Technik und Verpflegung mit der Location abstimmen.
  • Einige Tage vorher: Unterlagen an die Teilnehmenden, Zugangsdaten für Zugeschaltete verschicken.
  • Am Tag: vor Beginn Technik prüfen, Unterlagen auslegen, nach der Sitzung alles einsammeln.

Bei der Besichtigung

Nimm diese Liste zur Besichtigung mit und geh sie mit der Location Punkt für Punkt durch. Viele Fragen lassen sich vor Ort schneller beantworten als per Mail.

Eine Sitzung im LOFT1080

LOFT1080 liegt in der Langen Gasse in der Josefstadt. Das Loft ist ein offener Raum mit 90 m² auf zwei Niveaus: Am Hauptniveau stehen der Meetingtisch und der 65-Zoll-Screen, auf der Plattform ein paar Stufen höher der Workshoptisch und die Bar. Hinter der Glasschiebetür liegt der begrünte Innenhof.

Es gibt Funkmikrofone, eine Soundanlage, Übertragung per AirPlay, Miracast, HDMI und USB-C sowie WLAN für 35 gleichzeitige Verbindungen. Jede Buchung hat eine feste Ansprechperson aus unserem Team. Auf Wunsch unterschreibt unser Gründer Alexander Raffeiner eine Verschwiegenheitserklärung.

Die Fragen zu Zugang und Hörbarkeit kannst du bei einer Besichtigung direkt klären. Für eine Sitzung von einem halben Tag gibt es SPACE ONLY ab 600 € oder ALL IN mit Kaffee, Tee, kalten Getränken und Snacks ab 900 €. Das Loft ist für 10 bis 35 Personen ausgelegt. Alle Pakete findest du auf der Seite Pakete.

Nach der Sitzung

Prüfe nach der Sitzung, ob alle Unterlagen eingesammelt sind und nichts auf Tischen, Flipcharts oder dem Screen zurückbleibt. Meld dich bei der Location ab, damit klar ist, dass der Raum frei ist.

Häufige Fragen

Sind wir während der Sitzung allein im Loft? Kläre das bei der Anfrage und bei der Besichtigung für deinen konkreten Termin.

Kann ich die Hörbarkeit vorher testen? Ja. Vereinbare eine Besichtigung und prüfe es vor Ort.

Schick uns deinen Wunschtermin und die Zahl der Teilnehmenden. Wir melden uns am selben Werktag: Kontakt.