Viele ganztägige Meetings beginnen konzentriert und werden am Nachmittag zäh. Nach dem Mittagessen sinkt die Aufmerksamkeit, und ausgerechnet am Ende stehen oft die Punkte, bei denen entschieden werden soll.

Das lässt sich mit der Planung beeinflussen. Hier sind die wichtigsten Hebel und ein Beispielablauf.

1. Pausen fest einplanen

Pausen, die „bei Bedarf“ stattfinden sollen, fallen oft aus. Schreib sie in den Ablauf, mit Uhrzeit:

  • am Vormittag eine Pause von etwa 15 Minuten
  • eine Mittagspause von etwa einer Stunde
  • am Nachmittag eine weitere Pause von etwa 15 Minuten

Eine Pause wirkt besser, wenn die Teilnehmenden aufstehen und den Platz wechseln: Kaffee holen, ein paar Schritte gehen, frische Luft schnappen. Wer in der Pause am Laptop sitzen bleibt, kommt nicht zur Ruhe.

2. Zwischen Arbeitsformen wechseln

Acht Stunden Präsentationen sind für niemanden leicht. Wechsle zwischen:

  • Plenum: gemeinsame Information und Diskussion
  • Kleingruppen: drei bis fünf Personen arbeiten an einer konkreten Aufgabe
  • Einzelarbeit: kurze stille Phasen, in denen jede Person für sich Ideen notiert
  • Arbeit im Stehen: etwa an Flipcharts oder Pinnwänden

Jeder Wechsel bringt die Gruppe in Bewegung. Wenn die Arbeitsformen an unterschiedlichen Orten im Raum stattfinden, kommt ein Ortswechsel dazu.

3. Die schwierigsten Themen bewusst legen

Überleg dir, zu welcher Tageszeit ihr die schwierigsten Themen besprechen wollt. Viele Gruppen sind am Vormittag am aufmerksamsten. Dann passen dorthin die Punkte, die genaues Nachdenken oder eine Entscheidung brauchen.

Für den frühen Nachmittag eignen sich Formate, bei denen alle aktiv sind, etwa Kleingruppen. Lange Vorträge direkt nach dem Mittagessen sind schwierig.

4. Die Verpflegung auf den Tag abstimmen

Ein schweres Mittagessen macht den Nachmittag nicht leichter. Plane lieber leichtere Speisen ein und sorg den ganzen Tag für Getränke. Frag vorab nach Allergien und Ernährungsformen.

5. Am Nachmittag zum Ergebnis kommen

Eröffnet in der letzten Phase keine neuen Themen. Fasst stattdessen zusammen: Was haben wir heute beschlossen? Wer macht was bis wann? Ein sichtbares Ende hilft der Gruppe, noch einmal Kraft zu sammeln.

Ein Beispielablauf

So könnte ein ganzer Tag mit 15 bis 20 Personen aussehen:

  • 09:00 bis 09:15: Begrüßung und Ziel des Tages
  • 09:15 bis 10:45: Plenum, das schwierigste Thema des Tages
  • 10:45 bis 11:00: Pause
  • 11:00 bis 12:15: Kleingruppen zu zwei oder drei Teilthemen
  • 12:15 bis 13:15: Mittagspause, gern mit ein paar Schritten an der frischen Luft
  • 13:15 bis 14:30: Kleingruppen stellen vor, Diskussion im Plenum
  • 14:30 bis 14:45: Pause
  • 14:45 bis 15:30: Einzelarbeit und Priorisieren, etwa mit Klebepunkten an der Pinnwand
  • 15:30 bis 16:30: Entscheidungen und nächste Schritte

Der Ablauf ist ein Beispiel. Dauer und Reihenfolge sollten zu eurem Team und euren Themen passen.

Typische Stolpersteine

  • Zu volle Agenda: Wenn jeder Block bis zur letzten Minute verplant ist, fallen zuerst die Pausen weg. Plane lieber einen Punkt weniger ein.
  • Kein klares Ende: Wenn niemand weiß, wann der Tag endet, sinkt die Aufmerksamkeit früher. Nenn die Endzeit in der Einladung.
  • Moderation und Inhalt in einer Hand: Wer moderiert und gleichzeitig mitdiskutiert, verliert leicht die Zeit aus dem Blick. Eine zweite Person für die Zeit hilft.

Was der Raum beitragen kann

  • Mehrere Bereiche: damit Plenum, Kleingruppen und Pausen nicht am selben Tisch stattfinden
  • Ein Ort für die Pause: idealerweise mit frischer Luft
  • Flexible Bestuhlung: damit tagsüber umgebaut werden kann
  • Licht, das sich anpassen lässt: für Präsentationen und Gruppenarbeit
  • Material: Flipcharts, Pinnwände, Moderationskoffer

Ein ganzer Tag im LOFT1080

LOFT1080 liegt in der Langen Gasse in der Josefstadt und ist für Gruppen von 10 bis 35 Personen ausgelegt. Am Hauptniveau stehen der Meetingtisch, der 65-Zoll-Screen und die Lounge, auf der Plattform ein paar Stufen höher der große Workshoptisch, Flipchart, Whiteboard und die Bar. Hinter der Glasschiebetür liegt der begrünte Innenhof, bei passendem Wetter für die Pausen.

Möglich sind Konferenz, U-Form, Stuhlkreis und Lounge, und wir bauen tagsüber um, wenn sich das Format ändert. Die Verpflegung stimmen wir mit euch auf den Tagesablauf ab: ALL IN mit Kaffee, Tee, kalten Getränken und Snacks für bis zu 20 Personen (ganzer Tag 1.200 €) oder CULINARIUM mit Business-Buffet. Alle Pakete findest du auf der Seite Pakete.

Häufige Fragen

Kann die Bestuhlung während des Tages geändert werden? Ja. Sag bei der Anfrage, wann ihr umbauen wollt, dann planen wir das ein.

Wie lange ist ein ganzer Tag? Die Pakete gibt es für einen halben Tag (fünf Stunden) oder einen ganzen Tag (zehn Stunden).

Schick uns deinen Ablauf, dann stimmen wir Raum und Verpflegung darauf ab: Kontakt.