Ein Pressefrühstück findet am Vormittag statt und ist vorbei, bevor der Arbeitstag richtig losgeht. Im Sommer hat das einen weiteren Vorteil: Ihr seid fertig, bevor es heiß wird. Damit der Termin für alle passt, lohnt sich eine sorgfältige Planung.

Hier sind die wichtigsten Punkte, von der Uhrzeit bis zur Zeit für Gespräche.

Die Uhrzeit

Ein Pressefrühstück beginnt meist am frühen Vormittag. Welche Uhrzeit genau passt, hängt von deinen Gästen ab: Viele Redaktionen haben am Vormittag ihre Konferenzen. Wenn du unsicher bist, frag zwei, drei Kontakte, welche Zeit für sie gut ist.

Im Sommer kommt dazu:

  • Urlaubszeit: Prüfe, ob die wichtigsten Journalistinnen und Journalisten in deinem Zeitraum da sind.
  • Feiertage und Brückentage: Schau in den Kalender, bevor du den Termin fixierst.
  • Endzeit: Schreib in die Einladung, wann der Termin endet. Das macht die Zusage leichter.

Die Einladung

Eine gute Einladung beantwortet alle Fragen, bevor sie gestellt werden:

  • Anlass: Worum geht es, und warum ist das für die Medien interessant? Ohne konkreten Anlass, etwa eine Produktvorstellung, eine Personalentscheidung oder neue Zahlen, kommen nur wenige.
  • Wer spricht: Name und Funktion der Personen, die präsentieren und für Fragen zur Verfügung stehen.
  • Ort und Anreise: Adresse, nächste U-Bahn- und Straßenbahnstation, Parkmöglichkeit.
  • Beginn und Ende.
  • Anmeldung: mit der Frage nach Interviewwünschen und besonderen Ernährungsformen.

Schick ein, zwei Tage vorher einen kurzen Reminder.

Ein Frühstück, das das Gespräch nicht stört

Beim Pressefrühstück steht das Gespräch im Vordergrund. Das Frühstück sollte deshalb leicht zu essen sein:

  • Gebäck, Brötchen und Bagels
  • Obst in Stücken
  • kleine Portionen, etwa in Boxen
  • Kaffee, Tee und kalte Getränke, im Sommer in ausreichender Menge

Speisen, für die man Besteck und viel Platz braucht, machen es schwer, gleichzeitig zu essen und zu reden.

Der Ablauf

Ein Beispiel für ein Pressefrühstück am Vormittag:

  1. Ankommen (30 Minuten): Kaffee, Frühstück, erste Gespräche.
  2. Begrüßung und Präsentation (15 bis 20 Minuten): klare Botschaft, wenige Folien.
  3. Fragen (15 bis 20 Minuten): aus der Runde.
  4. Gespräche und Einzelinterviews: Plane genug Zeit ein, damit niemand auf ein Interview warten muss.

Nach dem offiziellen Teil passiert oft das Wichtigste: Rückfragen, Hintergrundgespräche, Interviewtermine. Plane dafür mindestens eine halbe Stunde ein und lass den Raum nicht sofort abbauen.

Fragen vorbereiten

Überleg vorab, welche Fragen kommen könnten, und bereite kurze Antworten vor. Das gilt vor allem für kritische Fragen: zu Zahlen, zu Personalentscheidungen oder zu Themen, über die du noch nicht sprechen kannst. Leg fest, wer welche Fragen beantwortet, damit es im Termin keine Unklarheit gibt.

Die Pressemappe

Halte eine Pressemappe bereit, auf Papier oder als Link: Pressemitteilung, Fakten in Kurzform, Fotos der sprechenden Personen und des Produkts, Ansprechpersonen mit Telefonnummer.

Nach dem Termin

Schick allen Gästen noch am selben Tag die Pressemitteilung und Bildmaterial in druckfähiger Qualität. Wer nicht kommen konnte, bekommt dieselben Unterlagen mit einem kurzen Hinweis.

Drinnen frühstücken, draußen reden

Wenn die Location einen Außenbereich hat, könnt ihr nach dem offiziellen Teil bei passendem Wetter nach draußen wechseln. Plane die Gespräche trotzdem so, dass sie auch drinnen Platz haben.

Ein Pressefrühstück im LOFT1080

LOFT1080 liegt in der Langen Gasse in der Josefstadt. Für Pressefrühstücke gibt es das Paket BUSINESS BREAKFAST: für bis zu 30 Personen und bis zu fünf Stunden, ab 2.500 €. Enthalten sind:

  • ein Frühstücksbuffet mit Brunchboxen, Brötchen, Bagels, Plunder und Süßem
  • Kaffee, Tee, kalte Getränke, Obst, Nüsse und Grissini
  • Vorbereitung, Auf- und Abbau
  • die komplette Technik
  • eine feste Ansprechperson aus unserem Team während der Veranstaltung
  • der APA-Fotoservice
  • der begrünte Innenhof mit Sitzmöglichkeiten

Am Hauptniveau präsentierst du am 65-Zoll-Screen, mit Soundanlage und Funkmikrofonen. Bei passendem Wetter könnt ihr nach dem Frühstück in den Innenhof hinter der Glasschiebetür wechseln.

Zur U2 Rathaus sind es etwa fünf Minuten zu Fuß. Zur U6 Josefstädter Straße sind es etwa 15 Minuten, und die Straßenbahnlinien 2, 5 und 12 halten in der Nähe. Alle Pakete findest du auf der Seite Pakete.

Eine kurze Checkliste

  • Anlass und Kernbotschaft stehen fest
  • Einladung mit Beginn, Ende und Anmeldung ist verschickt
  • Fragen und Antworten sind vorbereitet
  • Pressemappe liegt bereit
  • Fotos sind organisiert

Häufige Fragen

Wie viele Gäste passen? Das Paket BUSINESS BREAKFAST ist für bis zu 30 Personen gedacht.

Gibt es Fotos vom Termin? Ja, der APA-Fotoservice ist im Paket enthalten.

Schick uns deinen Wunschtermin und die erwartete Zahl der Gäste. Wir melden uns am selben Werktag: Kontakt.