Executive Assistants' Day: Ein Tag für die Menschen, die Geschäftsführungen tragen

Sie kommt mit einem Laptop, einem zweiten Telefon und einem Notizbuch, in dem drei Namen stehen, die niemand aussprechen darf. Sie ist seit sechs Jahren Executive Assistant einer CEO, kennt drei Scheidungen, zwei Börsengänge und jede Allergie im Vorstand. Ihre Rolle taucht in keinem Org-Chart prominent auf. Ihr Kalender hält drei Geschäftsbereiche zusammen. Und sie hat, seit sie den Job angefangen hat, genau null Tage professioneller Weiterbildung bekommen, die wirklich auf ihre Arbeit zugeschnitten waren.

Das ist keine Ausnahme. Das ist der Normalfall.

Eine Rolle, die strukturell unsichtbar ist

Executive Assistants, Chiefs of Staff und Founder’s Office Leads gehören zu den wenigen Funktionen in einem Unternehmen, die gleichzeitig hohen Kontext, hohe Verantwortung und niedrige Sichtbarkeit haben. Sie wissen, welcher Investor am Montag anruft, warum die Budgetpräsentation verschoben wurde und wer im Aufsichtsrat gerade schlecht schläft. Sie treffen täglich Entscheidungen, die im Namen ihrer Geschäftsführung getroffen werden, und tragen die Folgen mit, ohne je auf einer Folie zu stehen.

Diese Rollen sind nicht austauschbar. Wer sie gut macht, hält eine Organisation zusammen. Wer sie schlecht macht, bringt eine Geschäftsführung ins Straucheln, ohne dass die Geschäftsführung es merkt.

Und trotzdem gibt es für diese Menschen kaum eigene Formate. Kein klassisches Leadership-Programm passt. Kein Assistenz-Seminar geht tief genug. Kein Founder-Retreat nimmt sie ernst.

Was ein Executive Assistants’ Day leisten kann

Die Idee ist einfach: ein Tag, an dem sich Executive Assistants, Chiefs of Staff und Founder’s Office Leads aus unterschiedlichen Unternehmen treffen. Nicht als Publikum einer Keynote. Als Peers, die einander zuhören, ihre Probleme ehrlich benennen und gemeinsam besser werden.

Drei Bausteine, die sich in der Praxis bewährt haben.

Kuratierter Peer-Austausch am Vormittag. Kleine Gruppen, meist vier bis sechs Personen, moderiert, mit klaren Themenblöcken. Managing up. Kalenderkatastrophen. Heikle Reiseplanungen. Umgang mit Angehörigen der Geschäftsführung. Keine Namen, keine Firmen, aber echte Fälle. Die meisten EAs erzählen uns, dass sie zum ersten Mal seit Jahren offen über ihre Arbeit sprechen können, weil alle im Raum verstehen, wovon geredet wird, und niemand aus ihrer eigenen Firma zuhört.

Zwei Masterclasses am Nachmittag. Eine zu Verhandlungsführung, weil EAs und Chiefs of Staff laufend verhandeln, mit Dienstleistern, Terminen, internen Prioritäten, ohne je offiziell im Verhandlungsraum zu sitzen. Eine zu Investor Relations aus Chief-of-Staff-Perspektive, weil diese Rolle zunehmend Kommunikation mit Kapitalgebern mitträgt und kaum jemand zeigt, wie das sauber geht. Beide mit Trainerinnen oder Trainern, die aus dem Feld kommen, nicht von der Bühne.

Closing Roundtable. Alle im Raum, zwei Stunden, moderiert. Was nehme ich mit. Was bleibt offen. Welche Verbindung will ich nach diesem Tag halten. Das ist nicht das Plenum am Ende einer Konferenz. Das ist der Punkt, an dem aus Teilnehmern ein kleines Netzwerk wird.

Wer das in Europa organisiert

Es gibt eine wachsende Zahl an spezialisierten Beratungen und Assoziationen, die genau solche Tage ausrichten: EA-Verbände, Founder-Communities mit eigenen Chief-of-Staff-Tracks, spezialisierte Agenturen, die auf Executive-Support-Entwicklung fokussieren. Einige richten sich an EAs in Konzernen, andere an Founder’s Offices in wachstumsstarken Scale-ups, wieder andere an Chiefs of Staff in Venture-finanzierten Teams.

Wenn du so einen Tag planst, ist die wichtigste Frage nicht, wer spricht. Es ist, wer im Raum sitzt. Die Mischung entscheidet über die Qualität der Gespräche.

Warum LOFT1080 für dieses Format passt

Ein Executive Assistants’ Day stellt zwei scheinbar gegensätzliche Anforderungen an den Ort. Er muss premium genug sein, um ein Signal zu senden: Diese Rollen sind ihr Budget wert, sie bekommen einen Raum auf Vorstandsniveau, nicht einen Seminarraum im Hinterhof. Gleichzeitig muss er intim genug sein, damit ein erfahrener Chief of Staff tatsächlich sagt, was in seiner Firma gerade schiefläuft.

Unser Loft in der Josefstadt ist bewusst genau für diese Kombination gebaut. Unten auf dem Hauptniveau der große Meetingtisch und die Lounge für den moderierten Peer-Austausch in kleinen Gruppen. Oben auf der Plattform der Workshop-Desk für die Masterclasses und später die Bar für den informellen Ausklang. Ein Loft, ein grüner Innenhof für die Kaffeepausen, maximal 35 Personen, eine feste Ansprechperson aus unserem Team über den ganzen Tag.

Was das konkret heißt: Keine fremde Gruppe läuft durch den Raum. Kein Konferenzhotel-Personal wechselt zwischen drei parallelen Veranstaltungen. Die Vertraulichkeit, die für diese Berufsgruppe nicht verhandelbar ist, ist eine Eigenschaft des Hauses, nicht einer Klausel im Vertrag.

Die Technik steht, der Kaffee von Bieder & Maier steht, das 5G-WLAN trägt 35 Geräte ohne Zucken. Du musst an diesem Tag nicht an die Infrastruktur denken. Du musst nur daran denken, wer eingeladen wird und wie du die Gespräche moderierst.

Die Einladungsliste

Wenn du überlegst, so einen Tag auszurichten, hier ein Ausgangspunkt für die Liste. Executive Assistants von CEOs in mittelständischen Unternehmen und Konzernen. Chiefs of Staff in Scale-ups ab Series B. Founder’s Office Leads in Beteiligungsgesellschaften und Family Offices. Koordinatorinnen von EA-Assoziationen, die ihre Mitglieder mitbringen. Vielleicht zwei oder drei CEOs oder Gründerinnen, die explizit eingeladen werden, zuzuhören statt zu reden, weil auch sie von diesem Tag lernen.

Die ideale Gruppengröße liegt zwischen zwölf und zwanzig. Ab zwanzig verlieren die Peer-Gespräche Tiefe. Unter zehn fehlt die Diversität der Erfahrungen.

Ein Tag, der eine Lücke schließt

Die Menschen, die Geschäftsführungen tragen, bekommen selten Räume, die auf sie zugeschnitten sind. Meistens sitzen sie in Besprechungsräumen, die für ihre Chefs gebaut wurden, und servieren Kaffee. Ein Executive Assistants’ Day kehrt das einen Tag lang um. Der Raum ist für sie. Die Gespräche drehen sich um ihre Arbeit. Und am Ende gehen sie mit einem kleinen, belastbaren Netzwerk nach Hause, das sie bei der nächsten schwierigen Woche wirklich anrufen können.

Wenn du so einen Tag für deinen Verband, deine Community oder deine Klientel planst, melde dich über Kontakt mit einem groben Datum. Wir schauen uns gemeinsam an, wie die Dramaturgie für deine Gruppe am besten funktioniert, und zeigen dir den Raum, bevor du einlädst.