Es ist ein Mittwoch im Mai, kurz nach neun. Am runden Tisch auf dem Hauptniveau sitzen acht Personen: zwei Medical-Affairs-Verantwortliche eines Pharmaunternehmens, eine Oberärztin aus einer österreichischen Klinik, der medizinische Direktor einer Krankenkasse, zwei Vertreter:innen einer Fachgesellschaft, eine Public-Health-Beraterin, eine Referentin aus einem Ministerium. Kein Logo auf dem Tisch, kein Firmenraum, keine Hausherrschaft. Das ist der Punkt. In vier Stunden soll eine gemeinsame Position zu einem neuen Erstattungspfad stehen, die alle mittragen können. Nicht offiziell. Noch nicht.

Solche Runden passieren häufiger, als die Öffentlichkeit wahrnimmt. Bevor eine neue Disease-Area-Strategie, eine Screening-Initiative oder ein veränderter Reimbursement-Pfad öffentlich wird, treffen sich Stakeholder aus Industrie, Klinik, Kostenträgern und manchmal Politik in einer kleinen Vorrunde. Nicht, um Entscheidungen zu fällen. Sondern um zu prüfen, ob die Fakten sauber sind, wo die echten Reibungspunkte liegen und ob eine gemeinsame Sprache überhaupt möglich ist, bevor das Thema in ein größeres Gremium oder in die Öffentlichkeit geht.

Warum der Ort in dieser Konstellation besonders zählt

Cross-Sector-Runden im Gesundheitsbereich sind etwas anderes als ein klassisches Pharma-Advisory-Board. Bei einem HCP-Board sprechen Mediziner:innen mit einem Sponsor über klinische Fragestellungen. Hier reden Parteien, deren Compliance-Regime sich gegenseitig ausschließen können. Ein:e Kassenvertreter:in darf nicht auf einem Pharma-Campus tagen und damit den Anschein einer Nähe erzeugen. Ein:e Ministeriumsreferent:in kann nicht in der Zentrale einer Fachgesellschaft landen, die später als Stakeholder auftreten wird. Jede Adresse ist ein Signal.

Ein neutraler Ort löst dieses Problem nicht komplett, aber er nimmt die erste Ebene raus. Wenn die Runde in einem 90 m² großen Loft in der Josefstadt tagt, trägt keine Partei die Gastgeberrolle. Niemand sitzt im eigenen Wohnzimmer. Das verändert den Ton innerhalb der ersten halben Stunde.

Was eine solche Runde vom Raum verlangt

Die Anforderungen einer Cross-Sector-Runde sehen auf dem Papier unspektakulär aus, in der Praxis sind sie unerbittlich. Erstens: absolute Diskretion. Eine Gruppe im Haus, keine Vermischung mit anderen Terminen, kein Coworking-Flur, in dem jemand vorbeigeht, der später im Ärzteblatt erwähnt wird. Bei uns gilt das ohne Zusatzvereinbarung: pro Tag eine Gruppe im gesamten Loft.

Zweitens: ein Format, das die formale Runde und die Subgruppenarbeit gleichzeitig ermöglicht. Für das Plenum braucht es einen runden Tisch, an dem alle sich sehen können, ohne Kopfende. Für die Subgruppen, die fast immer entstehen (Industrie plus Klinik zu Evidenzfragen, Kassen plus Policy zu Erstattungslogik), braucht es einen zweiten Arbeitsort im selben Raum, der nicht bedeutet, dass eine Gruppe hinausgeschickt wird.

Drittens: Infrastruktur, die nicht ablenkt. Business-Grade Wi-Fi, das 5G-Tempo auch hält, wenn parallel Studienregister gezogen, Leitlinien-Portale aufgerufen und Kostenträger-Systeme konsultiert werden. Ein 65-Zoll-Screen für Daten, die gemeinsam gelesen werden. Ein zweiter 55-Zoll-Screen auf der Plattform, wenn eine Subgruppe parallel auf eigene Quellen zugreift. Keine Technik, die im Weg steht.

Wie wir den Ablauf mit Kund:innen einspielen

Wir kennen das Format mittlerweile gut genug, um den Tagesrhythmus mit den Organisator:innen eng vorzubesprechen. Ankunft versetzt planen, damit die Parteien nicht vor der Haustür aufeinandertreffen. Namensschilder ohne Arbeitgeberlogo, nur Vor- und Nachname plus Funktion. Kaffee und Getränke auf der Plattform, nicht am Diskussionstisch, damit Pausen einen echten Ortswechsel bedeuten. Wenn Vertraulichkeit im Vordergrund steht, unterzeichnet Alexander Raffeiner als Inhaber vorab eine NDA direkt mit der organisierenden Partei, und die Betreuung vor Ort läuft über eine feste Ansprechperson aus dem Team, die in diesem Fenster keine andere Gruppe parallel betreut.

Der Ablauf, den wir bei solchen Sessions häufig sehen: neunzig Minuten Plenum am runden Tisch zur Faktenlage, dann vierzig Minuten Subgruppen (Plenum unten, zweite Gruppe oben auf der Plattform am Workshoptisch), dann Rückführung ins Plenum, Mittagspause im Innenhof, am Nachmittag ein zweiter Zyklus zur Positionsformulierung. Der Innenhof ist dabei nicht Beiwerk. Er ist der Ort, an dem die informellen Gespräche passieren, die eine solche Runde oft erst tragen: zwei Personen, die nach der formalen Session weiterreden müssen, ohne dass die ganze Runde zuhört.

Was nicht passiert, wenn der Raum stimmt

In Runden dieser Art geht am meisten schief, wenn der Raum falsche Signale sendet. Ein zu großer Konferenzsaal in einem Hotel erzeugt Distanz, die eine schwierige Fachdiskussion nicht trägt. Ein Firmenraum erzeugt Asymmetrie, die manche Partei zwingt, defensiv zu starten. Ein öffentliches Coworking erzeugt Unsicherheit, ob am Nachbartisch jemand Fachbegriffe aufschnappt, die noch nicht öffentlich sein sollten.

Was wir in der Josefstadt anbieten, ist eine Adresse, die für keine dieser Parteien Bedeutung trägt. Ein Loft im achten Bezirk. Privat, ruhig, fünf Gehminuten zur U6 und zur U2. Genug Ernsthaftigkeit, um als Arbeitsort akzeptiert zu werden. Genug Eigenständigkeit, um kein Signal zu senden.

Wenn ihr eine solche Runde plant

Wenn ihr eine Cross-Sector-Healthcare-Runde vorbereitet, meldet euch früh. Das Datum ist selten der Engpass. Die Abstimmung der Stakeholder ist es. Zwei bis drei Monate Vorlauf sind realistisch, vier sind entspannt. Wir halten den Tag exklusiv, stimmen die Logistik mit euch ab und begleiten den Ablauf so, dass ihr euch auf die eigentliche Arbeit konzentrieren könnt: die inhaltliche Position, auf die sich die Runde einigen soll. Schreibt uns eine Mail oder reserviert einen Termin direkt, dann planen wir den Rest gemeinsam durch.