Manche Entscheidungen ziehen sich über Wochen. Es gibt noch eine E-Mail-Runde, noch eine kurze Abstimmung, noch eine offene Frage. Oft fehlt kein Argument, sondern ein Termin, in dem alle Beteiligten mit derselben Information am Tisch sitzen und am Ende tatsächlich entscheiden.

Hier beschreiben wir einen Ablauf in drei Phasen, mit einer Pause vor dem letzten Teil. Am Ende stehen die Entscheidung und die nächsten Schritte.

Vor dem Meeting: die Vorbereitung

Ein Entscheidungsmeeting beginnt Tage vorher. Kläre diese Punkte:

  • Die Frage: Was genau soll entschieden werden? Formuliere die Frage so, dass am Ende ein Ja, ein Nein oder eine Auswahl steht.
  • Die Optionen: Welche Möglichkeiten gibt es, und was spricht jeweils dafür und dagegen?
  • Die Unterlagen: Zahlen, Optionen und mögliche Folgen gehen einige Tage vorher an alle, damit sie Zeit zum Lesen haben.
  • Die Beteiligten: Wer muss mitentscheiden, und wer muss nur informiert werden?
  • Die Regel: Wie wird entschieden? Durch die Führungskraft nach Anhörung aller, im Konsens oder mit Mehrheit?

Wenn die Regel vorher feststeht, gibt es am Ende weniger Diskussion über den Weg und mehr über die Sache.

Phase 1: Information

Ziel: Alle haben denselben Wissensstand.

Fasst zu Beginn die Unterlagen kurz zusammen und ergänzt, was seit dem Versand dazugekommen ist. Fragen zum Verständnis sind erlaubt, Bewertungen kommen erst in der nächsten Phase.

Hilfreich:

  • Die Optionen stehen nebeneinander am Screen oder auf einem Flipchart.
  • Eine Person achtet auf die Zeit.
  • Am Ende der Phase fragt die Moderation: Fehlt jemandem noch eine Information?

Phase 2: Diskussion

Ziel: Alle Sichtweisen liegen auf dem Tisch.

Jede Person sagt, welche Option sie bevorzugt und warum. Gegenargumente sind ausdrücklich erwünscht. Wer zustimmt, muss das Gesagte nicht noch einmal wiederholen.

Ein paar Regeln, die helfen:

  • Jede Person kommt mindestens einmal zu Wort, etwa in einer Runde.
  • Die Moderation fasst zwischendurch zusammen, wo Einigkeit besteht und wo nicht.
  • Offene Fragen werden notiert, nicht sofort weiterdiskutiert.

Die Pause

Zwischen Diskussion und Entscheidung hilft eine Pause von etwa 15 Minuten. Sie gibt allen Zeit, das Gehörte zu ordnen und sich eine Meinung zu bilden. Kaffee, frische Luft, ein paar Schritte reichen.

Phase 3: Entscheidung

Ziel: Eine Entscheidung, die alle kennen und mittragen.

Nach der Pause wird nach der vorher vereinbarten Regel entschieden. Wer Bedenken hat, sagt das jetzt. Danach wird festgehalten:

  • Was entschieden wurde.
  • Wer welche nächsten Schritte übernimmt.
  • Bis wann die Schritte erledigt sind.
  • Wann ihr prüft, wie es läuft.

Schickt die Zusammenfassung bald nach dem Meeting an alle Beteiligten und an die, die informiert werden müssen.

Wie lange dauert das?

Das hängt von der Frage ab. Für eine überschaubare Entscheidung reichen oft zwei bis drei Stunden:

  • Information: etwa 45 bis 60 Minuten
  • Diskussion: etwa 60 Minuten
  • Pause: etwa 15 Minuten
  • Entscheidung und nächste Schritte: etwa 45 Minuten

Plant lieber etwas mehr Zeit ein, als am Ende unter Druck zu entscheiden.

Wenn keine Entscheidung fällt

Manchmal fehlt am Ende doch eine Information, oder eine wichtige Person konnte nicht kommen. Dann haltet genau fest, was fehlt, wer es besorgt und wann ihr wieder zusammenkommt. Vereinbart den nächsten Termin gleich im Meeting.

Der Raum

Für ein Entscheidungsmeeting reicht oft ein Tisch, an dem alle Platz haben und einander sehen, ein Screen für die Optionen und genug Zeit ohne Unterbrechung. Kläre vorab, dass niemand zwischendurch abgerufen wird.

Im LOFT1080 in der Langen Gasse ist das der Meetingtisch am Hauptniveau, mit dem 65-Zoll-Screen für die Unterlagen. Für die Pause liegt hinter der Glasschiebetür der begrünte Innenhof, bei passendem Wetter. Unser Team bereitet den Meetingtisch für eure Gruppengröße vor. Das Loft ist für Gruppen von 10 bis 35 Personen ausgelegt. Für einen halben Tag gibt es SPACE ONLY ab 600 € oder ALL IN mit Kaffee, Tee, kalten Getränken und Snacks ab 900 €. Mehr auf der Seite Pakete.

Häufige Fragen

Wie viele Personen sollten mitentscheiden? So viele wie nötig, so wenige wie möglich. Wer nur informiert werden muss, bekommt die Zusammenfassung.

Braucht es eine Moderation? Es hilft, wenn jemand moderiert, der nicht selbst eine Option vertritt.

Was gehört in die Einladung? Die Frage, die entschieden werden soll, die Unterlagen, die Entscheidungsregel und die Dauer. So wissen alle, worauf sie sich vorbereiten.

Schick uns deinen Wunschtermin und die Gruppengröße. Wir melden uns am selben Werktag: Kontakt.