Bei einer Produktvorstellung oder einem Medienempfang hast du meist nur eine kurze Zeit, um deine Botschaft zu vermitteln. Danach beginnen die Gespräche, in denen Fragen gestellt, Kontakte geknüpft und Termine für Interviews vereinbart werden. Die Location sollte beides möglich machen.

Hier sind die Punkte, auf die du bei der Auswahl achten kannst.

1. Platz für Präsentation und Gespräche

Ein Medientermin hat meist zwei Teile: einen formellen Teil mit Präsentation und einen offenen Teil mit Gesprächen. Beide brauchen unterschiedliche Bereiche.

  • Für die Präsentation: ein Bereich, in dem alle die sprechende Person und den Screen sehen können.
  • Für die Gespräche: ein Bereich, in dem sich kleine Gruppen bilden können, gern im Stehen, mit Kaffee oder einem Getränk.
  • Für Einzelinterviews: eine ruhigere Ecke, in der ein Gespräch aufgezeichnet werden kann.

Frag bei der Besichtigung, wie der Raum für beide Teile aufgestellt werden kann und ob zwischendurch umgebaut wird.

2. Licht für Fotos

Bei Medienterminen entstehen Fotos, oft auch Videos. Gutes Licht macht den Unterschied zwischen einem brauchbaren und einem unbrauchbaren Bild.

Prüfe:

  • Ist die Beleuchtung hell genug und lässt sie sich anpassen?
  • Wo steht die sprechende Person, und wie fällt das Licht dort?
  • Gibt es einen ruhigen Hintergrund für Porträts und Produktfotos?
  • Wer fotografiert, und braucht die Person Zeit, um sich vorab den Raum anzusehen?

3. Technik

Für die Präsentation brauchst du meist einen gut sichtbaren Screen, eine einfache Verbindung vom Laptop und, ab einer gewissen Gruppengröße, ein Mikrofon. Wenn du den Termin streamen oder aufzeichnen willst, kläre das vorab.

Auch das WLAN ist wichtig: Viele Gäste wollen während oder direkt nach dem Termin Fotos teilen oder Notizen schicken.

4. Die Anreise der Gäste

Gäste kommen oft zwischen zwei Terminen. Eine gut erreichbare Lage mit öffentlichen Verkehrsmitteln senkt die Hürde. Schick mit der Einladung eine kurze Wegbeschreibung, mit der nächsten U-Bahn- und Straßenbahnstation und, wenn nötig, einem Hinweis zum Parken.

Der Ablauf: ein Beispiel

So könnte ein Medienempfang am Vormittag aussehen:

  1. Ankommen (30 Minuten): Kaffee, Begrüßung, erste Gespräche.
  2. Präsentation (15 bis 20 Minuten): klare Botschaft, wenige Folien, Produkt zum Anschauen.
  3. Fragen (15 Minuten): offen aus der Runde.
  4. Gespräche und Einzelinterviews: mit genug Zeit, damit niemand unter Druck gerät.

Bereite eine Pressemappe vor, digital oder auf Papier, und schick Bildmaterial in druckfähiger Qualität nach dem Termin an alle Gäste.

Die Einladung

Lade früh genug ein und nenn in der Einladung Beginn, Ende, Ort und Anlass. Frag nach einer Anmeldung, damit du die Zahl der Gäste und mögliche Interviewwünsche kennst. Ein kurzer Reminder ein, zwei Tage vorher hilft.

Drinnen präsentieren, draußen ins Gespräch kommen

Wenn die Location einen Außenbereich hat, kann der Empfang nach der Präsentation dorthin wechseln, sofern das Wetter passt. Plane trotzdem drinnen genug Platz für die Gespräche ein, damit der Ablauf auch bei Regen funktioniert.

Ein Medientermin im LOFT1080

LOFT1080 liegt in der Langen Gasse in der Josefstadt. Am Hauptniveau kannst du präsentieren: Dort stehen der 65-Zoll-Screen, eine Soundanlage und Funkmikrofone. Die professionelle, dimmbare Beleuchtung ist foto- und videotauglich, und für Aufnahmen gibt es ein Live-Streaming-Setup sowie Green- und White-Screen. Auf der Plattform ein paar Stufen höher steht die Bar mit Barhockern. Bei passendem Wetter könnt ihr den begrünten Innenhof hinter der Glasschiebetür für den Empfang danach nutzen.

Zur U2 Rathaus sind es etwa fünf Minuten zu Fuß. Zur U6 Josefstädter Straße sind es etwa 15 Minuten, und die Straßenbahnlinien 2, 5 und 12 halten in der Nähe. Eine Parkgarage ist zwei Gehminuten entfernt.

Für Pressefrühstücke gibt es das Paket BUSINESS BREAKFAST: für bis zu 30 Personen und bis zu fünf Stunden, ab 2.500 €. Enthalten sind Frühstücksbuffet, Getränke, die komplette Technik, Vorbereitung, Auf- und Abbau, eine feste Ansprechperson während der Veranstaltung und der APA-Fotoservice. Für andere Formate findest du die Pakete auf der Seite Pakete.

Nach dem Termin

Schick allen Gästen noch am selben Tag die Pressemitteilung und Fotos. Wer nicht kommen konnte, bekommt dieselben Unterlagen mit einem kurzen persönlichen Hinweis.

Häufige Fragen

Für wie viele Gäste eignet sich das Loft? Für 10 bis 35 Personen, je nach Format. Das Paket BUSINESS BREAKFAST ist für bis zu 30 Gäste gedacht.

Kann ich den Raum vorher mit der Fotografin oder dem Fotografen ansehen? Ja. Vereinbare einen Besichtigungstermin.

Schick uns deinen Wunschtermin, die Zahl der Gäste und den Anlass. Wir melden uns am selben Werktag: Kontakt.