Der Termin beginnt um neun, und um zehn nach neun sucht immer noch jemand den passenden Adapter. Fast jede und jeder kennt diese Situation. Dabei braucht ein gutes Meeting meist gar nicht viel Technik. Es braucht die richtige, und sie muss funktionieren.

Hier ordnen wir ein, worauf es bei der Ausstattung eines Meetingraums ankommt und welche Neuerungen im Alltag tatsächlich helfen.

Die Grundausstattung: vier Dinge, die fast jeder Termin braucht

1. Ein gut sichtbarer Screen

Alle im Raum sollten Folien und Dokumente lesen können, ohne sich zu verrenken. Ein großer Screen ist dafür oft die einfachste Lösung, weil der Raum dafür nicht abgedunkelt werden muss. Bei größeren Gruppen oder wenn der Raum mehrere Bereiche hat, hilft ein zweiter Screen.

2. Eine einfache Verbindung vom eigenen Laptop

Die meisten bringen ihr eigenes Gerät mit. Gut ist, wenn es mehrere Wege gibt: kabellos und per Kabel, für Windows- und Apple-Geräte. Frag vorab, welche Anschlüsse vorhanden sind, und probier die Verbindung wenn möglich vor dem Termin aus.

3. Verständlicher Ton

Bei kleinen Runden reicht die eigene Stimme. Sobald die Gruppe größer wird, jemand ein Video zeigt oder Personen online zugeschaltet sind, wird der Ton wichtig. Dann helfen Lautsprecher und Mikrofone, damit alle alles verstehen.

4. Stabiles WLAN

Wenn 20 Leute gleichzeitig Laptop und Telefon verbinden, kommt manches WLAN an seine Grenzen. Frag, für wie viele gleichzeitige Verbindungen das Netz ausgelegt ist und wie man sich anmeldet.

Was im Alltag hilft

Kabelloses Teilen. Wenn mehrere Personen nacheinander präsentieren, spart kabelloses Teilen viel Zeit. Niemand muss zum Tisch mit dem Kabel gehen.

Zwei Screens. Auf einem Screen läuft die Präsentation, auf dem anderen die Videokonferenz oder ein Dokument, an dem ihr gemeinsam arbeitet.

Funkmikrofone. Ein Handmikrofon für Fragen aus dem Publikum und ein Ansteckmikrofon für die Person, die spricht, machen den Ton gleichmäßig.

Dimmbares Licht. Damit lässt sich die Beleuchtung an den Ablauf anpassen: der Screen gut lesbar, und die Teilnehmenden können trotzdem mitschreiben.

Was du vorab klären solltest

Neue Technik klingt oft gut, wird im Alltag aber selten genutzt, wenn niemand weiß, wie sie funktioniert. Wichtiger als die Menge der Geräte ist, dass die vorhandenen zuverlässig laufen und einfach zu bedienen sind.

Kläre vor deinem Termin:

  • Welche Geräte bringen die Vortragenden mit?
  • Wird jemand online zugeschaltet? Wenn ja, wie hören die Zugeschalteten die Personen im Raum, und wie hört der Raum die Zugeschalteten?
  • Braucht ihr Mikrofone, und wer nutzt sie?
  • Soll etwas aufgezeichnet oder gestreamt werden?
  • Wer ist ansprechbar, wenn etwas nicht funktioniert?

Hybride Meetings: ein paar Hinweise

Wenn einzelne Personen online dabei sind, plane die Technik von Anfang an mit:

  • Leg fest, wer die Videokonferenz startet und wer sie während des Termins im Blick behält.
  • Teste vorab, ob die Zugeschalteten alle im Raum gut hören können.
  • Bitte die Personen im Raum, für Fragen ein Mikrofon zu nutzen.
  • Schick Unterlagen vorab, damit die Zugeschalteten nicht nur auf den geteilten Bildschirm angewiesen sind.

Ein kurzer Technik-Check vor dem Termin

Plane vor Beginn ein paar Minuten ein, um die Technik zu prüfen: Laptop verbinden, Folien auf dem Screen ansehen, Mikrofon testen, bei hybriden Terminen die Verbindung starten. Wer das vor dem Eintreffen der Gäste erledigt, beginnt pünktlich.

Die Technik im LOFT1080

LOFT1080 liegt in der Langen Gasse in der Josefstadt. Im Loft gibt es:

  • einen 65-Zoll-Screen am Hauptniveau und einen 55-Zoll-Screen auf der Plattform
  • Übertragung per AirPlay, Miracast, HDMI und USB-C
  • eine professionelle Soundanlage
  • Hand- und Ansteckmikrofone (Funk)
  • ein Live-Streaming-Setup sowie Green- und White-Screen für Aufnahmen
  • 5G Business-WLAN, ausgelegt auf 35 gleichzeitige Verbindungen, mit einem Passwort
  • professionelle, dimmbare Beleuchtung, foto- und videotauglich
  • Flipchart, Whiteboard, Pinnwände und Moderationskoffer

Welche Technik du davon für deinen Termin brauchst, klären wir vorab mit dir. Eine feste Ansprechperson aus unserem Team ist für deine Buchung zuständig. Die Technik ist in allen Paketen enthalten. Mehr dazu findest du auf der Seite Raum.

Häufige Fragen

Muss ich eigene Technik mitbringen? Meist nur deinen Laptop. Wenn du besondere Anforderungen hast, etwa eine bestimmte Konferenzkamera, sprich sie bei der Anfrage an.

Ist eine Konferenzkamera vorhanden? Kläre das bei der Anfrage. Was es im Loft sicher gibt, steht in der Liste oben.

Kann ich die Technik vorher ausprobieren? Ja. Bei einer Besichtigung kannst du deinen Laptop anschließen und die Verbindung testen.

Schick uns deinen Ablauf und sag uns, ob jemand online zugeschaltet wird. Wir melden uns am selben Werktag: Kontakt.