Wenn du als Beraterin, Berater oder Agentur einen Workshop für Kundinnen und Kunden organisierst, musst du dich um zwei Dinge gleichzeitig kümmern: um die Inhalte und um den Rahmen. Ein Ort, der gut vorbereitet ist, nimmt dir einen Teil davon ab, damit du dich auf die Moderation konzentrieren kannst.

Hier sind vier Punkte, auf die du bei der Wahl der Location achten kannst.

1. Vertraulichkeit

In Kundenworkshops geht es oft um Themen, die nicht nach außen dringen sollen: Strategien, Zahlen, Personalfragen, neue Produkte. Kläre deshalb vor der Buchung:

  • Wer hat während des Workshops Zugang zum Raum?
  • Sind Gespräche in angrenzenden Bereichen hörbar?
  • Ist der Raum von außen einsehbar?
  • Wo liegen Unterlagen in der Mittagspause?

Wenn eine Verschwiegenheitserklärung nötig ist, frag danach, bevor du buchst.

2. Ein Ort ohne Bezug zu einem der beteiligten Unternehmen

Ein Workshop im Büro der Beratung oder im Büro des Kunden ist praktisch, bringt aber die Gewohnheiten des jeweiligen Hauses mit: Kolleginnen, die kurz hereinschauen, Termine, die zwischendurch drängen, die vertraute Sitzordnung.

Ein externer Raum kann passen, wenn ihr euch weder in deinem Büro noch beim Kunden treffen möchtet. Beide Seiten sind dann zu Gast, und niemand muss nebenbei noch ins nächste Meeting.

3. Passende Technik

Prüfe vorab, was du für deinen Ablauf brauchst:

  • Screen: Ist er von allen Plätzen gut sichtbar?
  • Verbindung: Kannst du deinen Laptop ohne Adapter-Suche anschließen, am besten auch kabellos?
  • Ton: Gibt es Mikrofone, wenn die Gruppe größer ist oder jemand online zugeschaltet wird?
  • WLAN: Reicht es für alle Teilnehmenden gleichzeitig?
  • Material: Flipchart, Whiteboard, Pinnwände, Moderationskoffer?

Probier die Technik wenn möglich bei einer Besichtigung aus, mit deinem eigenen Laptop.

4. Jemand, der sich um Ablauf und Verpflegung kümmert

Wenn du moderierst, hast du keine Zeit, um Kaffee nachzubestellen oder Sessel umzustellen. Frag deshalb bei der Location nach:

  • Gibt es eine feste Ansprechperson für deine Buchung?
  • Wer ist am Tag selbst erreichbar, wenn etwas fehlt?
  • Wird der Raum vor dem Workshop nach deinem Ablauf eingerichtet?
  • Kann tagsüber umgebaut werden, wenn sich das Format ändert?
  • Welche Verpflegung ist im Preis enthalten?

So könnte ein Kundenworkshop aufgebaut sein

Ein Beispiel für einen ganzen Tag mit 12 bis 20 Personen:

  1. Ankommen (30 Minuten): Kaffee, Begrüßung, Vorstellung.
  2. Einstieg im Plenum (60 Minuten): Ziel des Tages, Ausgangslage, Fragen.
  3. Kleingruppen (90 Minuten): Arbeit an zwei oder drei Themen.
  4. Mittagspause (60 Minuten).
  5. Ergebnisse vorstellen (60 Minuten): jede Gruppe stellt vor, das Plenum diskutiert.
  6. Verdichten (60 Minuten): Prioritäten setzen und offene Fragen klären.
  7. Nächste Schritte (30 Minuten): wer was bis wann übernimmt.

Schick der Location diesen Ablauf vorab. Dann kann sie den Raum so vorbereiten, dass der Wechsel zwischen Plenum und Kleingruppen ohne Umräumen klappt.

Ein Kundenworkshop im LOFT1080

LOFT1080 liegt in der Langen Gasse in der Josefstadt. Das Loft hat 90 m² auf zwei Niveaus. Am Hauptniveau stehen der Meetingtisch, der 65-Zoll-Screen und eine Lounge mit Couch und Fauteuils. Auf der Plattform ein paar Stufen höher stehen der große Workshoptisch und ein 55-Zoll-Screen. Hinter der Glasschiebetür liegt der begrünte Innenhof, bei passendem Wetter für die Pausen.

An Technik gibt es Übertragung per AirPlay, Miracast, HDMI und USB-C, eine Soundanlage, Hand- und Ansteckmikrofone und WLAN für 35 gleichzeitige Verbindungen. Dazu Flipchart, Whiteboard, Pinnwände und einen Moderationskoffer.

Eine feste Ansprechperson aus unserem Team ist für deine Buchung zuständig und stimmt Raumaufteilung, Technik und Verpflegung vorab mit dir ab. Wir richten ein, bevor ihr kommt, und bauen tagsüber um, wenn sich das Format ändert. Auf Wunsch unterschreibt unser Gründer Alexander Raffeiner eine Verschwiegenheitserklärung.

Für regelmäßige Workshops gibt es den SEASON PASS: eine Jahrespauschale mit Zugang rund um die Uhr per eigenem Schlüssel, buchbar ab zwei Stunden, ALL IN inklusive, Preis auf Anfrage. Alle Pakete findest du auf der Seite Pakete.

Häufige Fragen

Für wie viele Personen eignet sich das Loft? Für 10 bis 35 Personen, je nach Format.

Kann ich den Raum vorher ansehen? Ja. Bei einer Besichtigung kannst du auch die Technik mit deinem Laptop ausprobieren.

Können wir eigenes Material mitbringen? Ja. Sag bei der Anfrage, was ihr mitbringt, dann planen wir den Platz dafür ein.

Schick uns deinen Ablauf und die Zahl der Teilnehmenden, dann schlagen wir dir ein Setup vor: Kontakt.