Die Anfrage kommt oft kurzfristig: ein Raum außerhalb des Büros, für 15 Personen, mit Verpflegung, am Dienstag in drei Wochen. Wer die Suche übernimmt, klickt sich danach durch Websites, schickt Anfragen und vergleicht Angebote, die kaum vergleichbar sind.

Dieser Guide hilft dir, die Recherche zu strukturieren: mit einer Liste der Anforderungen, Kriterien für den Vergleich und Fragen für die Besichtigung.

Schritt 1: die Anforderungen klären

Bevor du die erste Location anschreibst, kläre mit den Verantwortlichen diese Punkte. Eine klare Liste spart dir später viele Rückfragen.

  1. Gruppengröße: möglichst genau, nicht „ungefähr“. Jede Location hat eine Unter- und eine Obergrenze.
  2. Datum und Uhrzeit: mit Alternativterminen, falls der Wunschtermin vergeben ist.
  3. Format: Präsentation, Workshop, Diskussion, Frühstück oder Feier? Das Format bestimmt die Bestuhlung.
  4. Technik: Screen, Mikrofone, Videokonferenz, Livestream?
  5. Verpflegung: nur Getränke, Snacks, Mittagessen oder Buffet? Gibt es Allergien oder besondere Ernährungsformen?
  6. Budget: mit oder ohne Verpflegung, mit oder ohne Technik?

Eine zusätzliche Frage hilft oft am meisten: Was soll am Ende des Termins herauskommen? Ein Strategietag braucht einen anderen Raum als ein Pressefrühstück.

Schritt 2: vorfiltern

Drei Kriterien sortieren schnell aus:

  • Kapazität: Passt die Gruppe in den Raum, auch in der gewünschten Bestuhlung?
  • Lage: Ist die Location für alle gut erreichbar, mit öffentlichen Verkehrsmitteln und, falls nötig, mit dem Auto?
  • Verfügbarkeit: Frag früh nach dem Termin, bevor du dich in Details vertiefst.

Schritt 3: vergleichen

Für die Locations, die übrig bleiben, helfen diese Kriterien beim Vergleich:

  • Ausstattung: Welche Technik ist im Preis enthalten? Reicht das WLAN für alle gleichzeitig?
  • Flexibilität: Welche Bestuhlungen sind möglich? Kann tagsüber umgebaut werden?
  • Betreuung: Gibt es eine feste Ansprechperson? Wer ist am Veranstaltungstag erreichbar?
  • Verpflegung: Gibt es Pakete, oder musst du extern bestellen?
  • Nutzung: Ist die Gruppe während der Buchung unter sich, oder teilen sich mehrere Gruppen die Fläche?
  • Pausenbereich: Gibt es einen Ort für Pausen, vielleicht auch im Freien?
  • Preis: Was genau ist enthalten? Ein günstiger Raumpreis ohne Technik und Verpflegung kann am Ende teurer sein.

Eine einfache Tabelle mit diesen Punkten und den Antworten jeder Location macht die Entscheidung für alle nachvollziehbar.

Schritt 4: die Besichtigung

Fotos zeigen nicht jedes Detail. Wenn es zeitlich möglich ist, schau dir die zwei oder drei besten Optionen vor Ort an. Diese Fragen kannst du dabei stellen:

  • Wie sieht der Raum in der Bestuhlung aus, die wir brauchen?
  • Ab wann können wir am Veranstaltungstag hinein, und bis wann muss der Raum frei sein?
  • Wo stehen Kaffee und Verpflegung?
  • Wie laut ist es, wenn mehrere Leute gleichzeitig sprechen?
  • Wie funktioniert die Technik? Kann ich meinen Laptop gleich ausprobieren?
  • Was passiert, wenn sich der Ablauf am Tag ändert?
  • Gibt es Garderobe und Platz für Taschen?

Achte auch auf Licht, Luft und den Weg vom Eingang zum Raum.

Schritt 5: die Empfehlung

Leg den Verantwortlichen zwei oder drei Optionen vor, mit einer klaren Empfehlung. Begründe sie mit den Kriterien, die für diesen Termin am wichtigsten sind. So ist die Entscheidung schnell getroffen, und du musst nicht noch einmal von vorn anfangen.

Wenn eine Location gut funktioniert hat, notiere dir, was gepasst hat und was nicht. Beim nächsten Termin geht die Suche dann schneller.

LOFT1080 in der Josefstadt

LOFT1080 liegt in der Langen Gasse 50/2 im 8. Bezirk. Zur U2 Rathaus sind es etwa fünf Minuten zu Fuß. Zur U6 Josefstädter Straße sind es etwa 15 Minuten, und die Straßenbahnlinien 2, 5 und 12 halten in der Nähe. Eine Parkgarage ist zwei Gehminuten entfernt.

Das Loft hat 90 m² auf zwei Niveaus und einen begrünten Innenhof, für Gruppen von 10 bis 35 Personen je nach Format. Jede Buchung hat eine feste Ansprechperson aus unserem Team. Es gibt feste Pakete: SPACE ONLY ab 600 € für einen halben Tag, ALL IN mit Kaffee, Tee, kalten Getränken und Snacks für bis zu 20 Personen ab 900 €, CULINARIUM mit Business-Buffet und SEASON PASS auf Anfrage. Alle Details findest du auf der Seite Pakete.

Häufige Fragen

Kann ich LOFT1080 vor der Buchung besichtigen? Ja. Schreib uns einen Termin, und jemand aus unserem Team zeigt dir das Loft.

Wie schnell bekomme ich eine Antwort auf meine Anfrage? Wir melden uns am selben Werktag.

Für Anfragen und Besichtigungen erreichst du unser Team unter welcome@loft1080.at oder +43 1 406 24 24, oder über die Seite Kontakt.