Ein Mitarbeitergespräch zwischen zwei Terminen, im Besprechungsraum, durch dessen Glastür ständig jemand schaut: So beginnen viele Feedbackgespräche. Danach wundert man sich, warum kaum etwas Neues auf den Tisch kam.

Ob ein Gespräch offen verläuft, hängt nicht nur von der Methode ab. Auch der Rahmen spielt mit: wie viel Zeit ihr habt, ob ihr ungestört seid und ob beide Seiten wissen, worum es geht.

Der Rahmen: Zeit, Ruhe und Vertraulichkeit

Bevor es um Inhalte geht, kläre drei Dinge:

Zeit. Plane genug Zeit ein, damit ihr nicht mitten im Gespräch auf die Uhr schauen müsst. Wenn du mehrere Gespräche an einem Tag führst, lass Pausen dazwischen. Auch du brauchst Zeit, um ein Gespräch abzuschließen, bevor das nächste beginnt.

Ruhe. Sorg dafür, dass ihr nicht unterbrochen werdet. Telefon aus, keine Termine direkt davor oder danach, kein Raum, in den zwischendurch jemand hereinschaut.

Vertraulichkeit. Kläre vorab, wer den Raum während des Gesprächs betreten kann und ob man von außen etwas hört oder sieht. Für manche Teams ist ein Ort außerhalb des Büros die einfachste Lösung, weil dort niemand aus dem Kollegium vorbeikommt.

Fünf Prinzipien für das Gespräch

1. Beide Seiten bereiten sich vor

Schick vorab die Fragen, um die es gehen soll: Was lief gut, was war schwierig, was soll im nächsten halben Jahr anders werden? Wenn beide Seiten vorbereitet sind, wird das Gespräch ein Austausch und kein Monolog.

2. Erst zuhören, dann bewerten

Beginne mit der Sicht deines Gegenübers. Wie schätzt die Person ihr eigenes Jahr ein? Oft liegt ihr Bild näher an deinem, als du erwartest, und wenn nicht, weißt du, wo ihr ansetzen müsst.

3. Konkret statt allgemein

„Du könntest proaktiver sein“ hilft niemandem weiter. Nenn ein Beispiel, beschreib die Situation und was du dir anders gewünscht hättest. Das gilt für Lob genauso wie für Kritik.

4. Rückblick und Ausblick trennen

Ein gutes Gespräch hat zwei Teile: den Blick zurück auf das, was war, und den Blick nach vorn auf das, was kommen soll. Eine kurze Pause zwischen beiden Teilen hilft, das Thema zu wechseln.

5. Vereinbarungen festhalten

Haltet am Ende fest, was ihr vereinbart habt: Ziele, Unterstützung, nächster Termin. Schick die Zusammenfassung bald nach dem Gespräch, damit beide Seiten dasselbe in Erinnerung haben.

So könnte ein Tag mit mehreren Gesprächen aussehen

Wenn du eine Reihe von Gesprächen an einem Tag führst, hilft ein fester Rhythmus. Ein Beispiel:

  • 09:00 bis 10:15 erstes Gespräch
  • 10:15 bis 10:30 Pause
  • 10:30 bis 11:45 zweites Gespräch
  • 11:45 bis 12:45 Mittagspause
  • 12:45 bis 14:00 drittes Gespräch
  • 14:00 bis 14:15 Pause
  • 14:15 bis 15:30 viertes Gespräch
  • 15:30 bis 16:00 Notizen ordnen und Zusammenfassungen vorbereiten

Mehr als vier oder fünf ausführliche Gespräche an einem Tag sind kaum mit voller Aufmerksamkeit zu schaffen. Plane lieber einen zweiten Tag ein.

Gespräche außerhalb des Büros

Ein Ort außerhalb des Büros kann helfen, wenn ihr ungestört sein wollt oder wenn mehrere Führungskräfte am selben Tag Gespräche führen. Wichtig ist, die Anforderungen vorab zu klären: Wer hat Zugang zum Raum? Ist ein Gespräch in angrenzenden Bereichen hörbar? Wo wartet die nächste Person?

LOFT1080 liegt in der Langen Gasse in der Josefstadt. Das Loft hat 90 m² auf zwei Niveaus: am Hauptniveau ein Meetingtisch und eine Lounge mit Couch und Fauteuils, auf der Plattform ein paar Stufen höher ein großer Arbeitstisch und die Bar. Hinter der Glasschiebetür liegt der begrünte Innenhof, bei passendem Wetter für die Pausen.

Das Loft ist für Gruppen von 10 bis 35 Personen ausgelegt. Wenn du einen Tag mit Einzelgesprächen planst, etwa für ein ganzes Führungsteam, besprich am besten bei der Anfrage, wie Raum und Ablauf dazu passen. Auf Wunsch unterschreibt unser Gründer Alexander Raffeiner eine Verschwiegenheitserklärung.

Die Pakete findest du auf der Seite Pakete. SPACE ONLY gibt es ab 600 € für einen halben Tag, ALL IN mit Kaffee, Tee, kalten Getränken und Snacks ab 900 €.

Häufige Fragen

Wie lange sollte ein Mitarbeitergespräch dauern? Das hängt von den Themen ab. Plane so viel Zeit ein, dass ihr Rückblick und Ausblick ohne Eile besprechen könnt, und lass Puffer bis zum nächsten Termin.

Sollte das Gespräch im eigenen Büro stattfinden? Das kann gut funktionieren, wenn ihr dort ungestört seid. Wenn das schwierig ist, kann ein Ort außerhalb des Büros helfen.

Schreib uns, wie viele Gespräche du planst und was dir beim Rahmen wichtig ist. Wir melden uns am selben Werktag: Kontakt.