Neun Personen, ein einziger komplexer Fall. Am Tisch sitzen die Claims-Direktorin eines österreichischen Erstversicherers, der leitende Underwriter eines Rückversicherers, ein internistischer Gutachter, eine Anwältin für Versicherungsrecht, zwei medizinische Underwriter und die Referentin für Grundsatzfragen. Per Stream dazugeschaltet: ein Kardiologe aus Innsbruck, der heute nicht reisen kann. Auf dem Board: ein Antrag mit Vorerkrankung, kommerziell relevant, medizinisch nicht trivial, rechtlich heikel. Genau für solche Runden gibt es dich bei uns.

Warum ein Kollegium überhaupt extern tagt

Fall-Kollegien, Gutachter-Runden, Kollegiums-Sitzungen. Die Namen unterscheiden sich, das Prinzip ist dasselbe. Mehrere Disziplinen prüfen gemeinsam einen Fall, der sich in den normalen Linien-Prozess nicht mehr sauber einsortieren lässt. Großschaden, sensibler Antrag, Präzedenzfrage für ein ganzes Produktsegment.

Wenn alle Beteiligten aus demselben Haus kämen, würde man in einen Besprechungsraum gehen und das war es. In der Realität kommen sie selten aus demselben Haus. Am Tisch sitzen Erstversicherer und Rückversicherer, externer Medizingutachter und Kanzlei, manchmal ein Aktuar aus einem dritten Unternehmen. Die Frage “in welchem Büro treffen wir uns” ist dann politisch aufgeladen.

Wer das Büro stellt, setzt die Tagesordnung, sitzt am Kopf, trägt das Protokoll. Das will keine Partei der anderen überlassen. Gleichzeitig ist ein Hotel-Konferenzraum das falsche Setting: zu laut, zu durchlässig, zu wenig Kontrolle darüber, wer im Nebenraum sitzt und was durch die Zwischenwand durchkommt.

Deswegen kommen Kollegien zu uns.

Was so eine Sitzung eigentlich braucht

Vertraulichkeit ist bei euch nicht verhandelbar. Im Raum liegen zwei Arten sensibler Daten nebeneinander: Patientendaten aus dem medizinischen Antrag oder aus der Schadensakte und kommerziell sensible Informationen, also Pricing, Rückversicherungs-Konditionen, interne Claims-Strategien. Beides zusammen. Beides darf den Raum nicht verlassen.

Dazu braucht ihr einen Ort, an dem die Runde zwar kollegial sitzt, aber Untergruppen trotzdem kurz zur Seite gehen können. Der Gutachter will fünfzehn Minuten mit der Claims-Expertin sprechen, ohne dass der Rückversicherer mithört. Die Anwältin will mit dem leitenden Underwriter ein juristisches Detail klären, bevor es in die Hauptrunde zurückgeht. Das sind die Momente, in denen eine schlecht geschnittene Location das Kollegium zum Stolpern bringt.

Und ihr braucht Technik, die nicht im Weg steht. Eine Akte auf den Bildschirm, ein MRT-Befund vergrößert, ein Policen-Wording nebeneinander gelegt. Kein Kampf mit dem Kabel.

Wie das bei uns aussieht

Wir sind ein Loft, 90 m², eine Gruppe. Nur ihr. Keine Durchreiche zum Empfang, kein anderes Meeting hinter der Trennwand. Das ist die Basis.

Der runde Tisch im Hauptniveau wird zum Fall-Board. Neun, zehn, zwölf Personen sitzen so, dass jede Stimme gleich weit weg ist vom Kopf der Runde. Kein Kopf, keine Hierarchie durch Möblierung. Für ein kollegiales Gremium, in dem Erstversicherer, Rückversicherer und externer Gutachter auf Augenhöhe entscheiden sollen, ist das nicht Kosmetik, sondern Voraussetzung.

Oben auf der Plattform, ein paar Stufen höher, liegt der große Workshop-Tisch. Das ist euer Sidebar-Ort. Der Internist zieht sich mit der Claims-Expertin zurück, schaut den MRT-Befund noch einmal durch, kommt mit einer präzisen Formulierung zurück in die Hauptrunde. Kein Verlassen des Lofts, kein Warten auf einen zweiten Raum, keine Geheimniskrämerei. Einfach ein paar Schritte.

Wenn die Köpfe heiß werden, steht der Innenhof offen. Glasschiebetür auf, raus ins Grüne, zehn Minuten Luft. Das ist oft der Moment, in dem sich ein Fall vom Kopf ins Gespräch verlagert und danach in der Runde leichter entschieden wird.

Technik, die zum Kollegium passt

Der 65-Zoll-Schirm im Hauptniveau trägt das Fall-Dokument. Wireless Casting, HDMI, USB-C. Wer auch immer gerade führt, castet in zwanzig Sekunden. Der 55-Zoll-Schirm auf der Plattform nimmt parallel die Nebenansicht auf, Befund, Policen-Wording, Schadenshistorie.

Das 5G-Business-WLAN ist dimensioniert für 35 gleichzeitige Nutzer:innen. Wenn die Runde während der Sitzung in den VPN-Zugang ihres Hauses greift, um eine weitere Akte zu ziehen, bricht nichts weg.

Für den Kardiologen aus Innsbruck schalten wir das Streaming-Setup dazu. Vernünftiges Mikrofon, vernünftige Kamera, vernünftiges Bild. Kein “wir hören dich schlecht” alle zehn Minuten. Medizinische Einschätzungen per Videozuschaltung müssen akustisch sauber ankommen, sonst hängt die Runde am Technischen, statt am Fall.

NDA auf Wunsch. Alexander unterschreibt ihn vor der Sitzung persönlich. Das ist einer der Gründe, warum Compliance-Abteilungen uns für solche Formate freigeben.

Welches Paket passt

Für eine Kollegiums-Sitzung am Vormittag, mit Kaffee und einer leichten Verpflegung bei der Ankunft, passt das BUSINESS BREAKFAST ab 2 500 Euro, bis 30 Personen, bis 5 Stunden, Buffet und Technik inklusive, eine feste Ansprechperson aus dem Team ist während der gesamten Sitzung da.

Wenn die Runde länger tagt, also ein ganzer Tag mit Vormittags-Block, Mittagspause, Nachmittagsrunde und abschließendem Protokoll, ist ALL IN der richtige Rahmen: halber Tag 900 Euro, ganzer Tag 1 200 Euro, bis 20 Personen, mit Kaffee von Bieder & Maier, Tee, kalten Getränken und Snacks. Technik und Ansprechperson sind mit drin.

In beiden Fällen gilt: eine Gruppe im Loft. Nur ihr.

Was wir nicht tun

Wir mischen uns nicht in euer Kollegium ein. Wir sitzen nicht am Tisch, wir moderieren nicht, wir hören nicht mit. Wir stellen den Raum, die Technik, die Verpflegung, die Diskretion. Den Fall entscheidet ihr.

Wir verlangen auch keine Teilnehmerliste, die über das hinausgeht, was ihr uns freiwillig gebt. Wer bei euch im Kollegium sitzt und mit welchem Titel, ist eure Sache. Uns interessiert, wie viele Personen kommen, wann, und ob eine Zuschaltung vorgesehen ist.

Wenn du eine Kollegiums-Sitzung planst

Sag uns das Datum, die ungefähre Teilnehmerzahl, ob ihr eine Remote-Zuschaltung plant und welches Catering-Niveau sinnvoll ist. Den Rest bereiten wir vor. NDA, Raum, Tisch, Technik, eine ruhige Ansprechperson aus dem Team, die während der gesamten Sitzung verfügbar ist, ohne im Weg zu stehen.

Schreib uns, wenn der Termin steht. Wir halten das Loft für euch frei.