Es ist Donnerstag, 16:40 Uhr. Im Postfach des General Counsel liegt ein Brief, der mit “unsolicited, non-binding indication of interest” beginnt und drei Namen als Ansprechpartner nennt, die man nicht anrufen will, bevor der Aufsichtsratsvorsitzende informiert ist. In zwei Stunden sitzt der engere Kreis des Vorstands physisch am Tisch. Nicht am Firmensitz. Nicht im Stammclub. Nicht im Hotel, in dem die Analystenkonferenz letzte Woche stattfand.

Das ist der Anruf, der bei uns manchmal kommt. Nicht oft. Aber wenn, dann zählt jede Stunde.

Warum der eigene Sitzungssaal in diesem Moment das Schlechteste ist

Der Sitzungssaal im Headquarter ist beobachtet. Die Empfangsdame kennt jeden Gast. Die Reinigungsfirma wechselt den Schichtplan, wenn spät gearbeitet wird. Der Fahrer des CFO sieht die Nummernschilder der Investmentbanker. Spätestens am nächsten Morgen fragt jemand in der Kantine, warum gestern so lange Licht brannte.

Ein Takeover-Approach ist ein Informationsereignis, noch bevor er ein Strategieereignis wird. Die ersten zweiundsiebzig Stunden entscheiden, ob du die Erzählung führst oder ob der Bieter und die Presse sie führen. Und Erzählung beginnt damit, wer wen wo gesehen hat.

Deswegen braucht es einen Ort, an dem nichts an die Zielgesellschaft erinnert. Kein Logo im Empfang, kein Schriftzug am Haus, kein Eintrag “Vorstandsklausur AG XY” auf einer Türbeschilderung. Eine Adresse, die für sich genommen nichts bedeutet.

Was ein Vorstand in den ersten Stunden konkret tun muss

Die Mechanik ist in jedem dieser Fälle ähnlich. Der Brief wird gelesen, ausgedruckt, herumgereicht. Der externe M&A-Counsel wird dazugeholt, meist aus London oder Frankfurt, meist remote. Die Investmentbank der ersten Wahl schickt zwei Leute live, zwei weitere per Video. Die PR-Kanzlei hört zu und schreibt mit. Der Aufsichtsratsvorsitzende ruft einen Ankeraktionär an und braucht dafür eine Tür, die er hinter sich schließen kann.

Parallel läuft die stille Checkliste: Fairness Opinion ausschreiben, Poison-Pill-Optionen prüfen, Ad-hoc-Pflicht bewerten, Kommunikation mit dem Takeover-Panel vorbereiten, Investor-Relations-Skript für den Fall, dass der Bieter vor uns geht.

Das ist kein Workshop, das ist eine Operation. Die braucht einen Grundriss, der das unterstützt, nicht einen, der dagegen arbeitet.

Wie wir den Raum dafür aufbauen

Wir sind 90 m² in der Josefstadt, ein Loft, ein Innenhof. In der Situation, die wir hier beschreiben, gilt: eine Gruppe im Loft, sonst niemand. Das ist die Voraussetzung. Keine parallele Buchung, kein Durchlauf, kein Begegnungsverkehr im Stiegenhaus. Wenn wir die Anfrage annehmen, dann so.

Auf dem Hauptniveau steht der runde Tisch für den engeren Kreis: Vorstand, General Counsel, der leitende Partner der Investmentbank. Der 65-Zoll-Schirm ist dein Fenster zu den Remote-Beratern, die in London, New York oder Frankfurt sitzen. Die Streaming-Ausstattung ist so gebaut, dass du mehrere Leitungen gleichzeitig fahren kannst, ohne dass jemand auf ein Handy ausweicht, das in der WLAN-Logik des Hauses nicht vorgesehen ist.

Auf der Plattform, wenige Stufen höher im selben Raum, liegt der Arbeitsbereich für die Berater-Sidebar. Dort sitzt das Bank-Team, das an der Verteidigungsstrategie feilt, während der Vorstand unten den Fall strukturiert. Zwei parallele Gespräche, ein Raum, kurze Wege, akustisch trennbar durch die Höhenstaffelung. Der zweite Schirm auf der Plattform hängt für die Bank-Folien bereit.

Der Innenhof ist der Ort, an den der Aufsichtsratsvorsitzende geht, wenn er den Ankeraktionär anruft. Grün, ruhig, straßenabgewandt. Ein Gespräch, das du in keinem Café und auf keinem Gang führen willst. Hier funktioniert es.

Dokumente, Druck, Diskretion

Manche Vorstände drucken den Bieter-Brief aus. Manche drucken gar nichts. Beides ist legitim, und beides muss zu hundert Prozent unter Kontrolle bleiben. Office-Infrastruktur klären wir pro Fall bilateral, keine pauschalen Zusagen an dieser Stelle. Was wir zusagen: der Raum selbst ist unser, das Team ist ein fester Ansprechpartner über die gesamte Dauer, die Endreinigung läuft so, dass nichts zurückbleibt, was nicht zurückbleiben soll.

Alexander Raffeiner unterschreibt bei Bedarf eine NDA, bevor das erste Dokument ins Haus kommt. Das ist der normale Weg für diese Art von Buchung, nicht die Ausnahme.

Kurzfristige Verfügbarkeit: ehrlich gesagt

Wir sind ein Loft, kein Krisenzentrum auf Abruf. Wenn der Approach an einem Dienstag um 17 Uhr kommt und der Vorstand am selben Abend sitzen will, sagen wir dir am Telefon in fünf Minuten, ob wir es darstellen können oder nicht. Manchmal können wir, manchmal ist jemand anderer im Loft und wir sagen es offen. Was wir nicht tun: vertrösten oder zusagen, was wir nicht halten.

Der schnellste Weg in diesen Fällen ist nicht das Formular, sondern die Nummer: +43 1 406 24 24. Ruf an, nenn ein Zeitfenster, nenn eine ungefähre Gruppengröße. Entweder wir machen es möglich, oder wir sagen dir innerhalb der nächsten Stunde ab, damit du deine zweite Option ansteuern kannst, ohne Zeit verloren zu haben.

Für wen dieser Raum gedacht ist

Für General Counsel börsenotierter Gesellschaften, die wissen, dass die Kanzleiräume gegenüber dem Firmensitz kein Zufall sind. Für M&A-Partner mit Defense-Mandat, die einen Ort suchen, der nicht auf Google Maps mit dem Klienten verknüpft ist. Für Aufsichtsratsvorsitzende, die den ersten Shareholder-Call lieber aus einem Innenhof in der Josefstadt führen als aus dem eigenen Büro. Für Investor-Relations-Direktoren, die in denselben 72 Stunden ein belastbares Statement vorbereiten müssen.

Wir sind nicht die einzige Antwort auf diese Situation, und wir maßen uns das nicht an. Wir sind eine Antwort. Ruhig, diskret, eine Gruppe im Loft, ein fester Ansprechpartner, Gastgeber, nicht Vermieter. Mehr dazu findest du auf der Seite zum Raum.

Den schnellsten Weg im akuten Fall geht über den direkten Kontakt: +43 1 406 24 24.

Wenn der Brief heute schon auf deinem Tisch liegt, ruf an. Wenn du präventiv wissen willst, ob wir in deiner Krisen-Checkliste als Option stehen sollten, schreib uns, bevor du sie brauchst. Das ist der Teil, den man nicht improvisieren will.