Beirat-Sitzung ohne Vorstand: Warum Strategie-Runden ohne Geschäftsführung funktionieren

Irgendwann kommt in jeder gut geführten Gesellschaft der Tag, an dem der Beirat oder Aufsichtsrat ohne den Vorstand tagen muss. Nicht heimlich, nicht konspirativ, sondern sauber protokolliert und satzungsgemäß. Die Themen sind überschaubar und immer dieselben: Nachfolge, Leistungsbeurteilung des CEOs, Vergütung, und in seltenen Fällen die Frage einer Trennung. Es sind Punkte, die der Vorstand beim besten Willen nicht selbst moderieren kann, und trotzdem weiß er, dass getagt wird. Das ist der Grundkonflikt dieses Formats.

Wenn du als Beiratsvorsitzende oder Aufsichtsratschef genau diese Sitzung vor dir hast, dann spürst du den doppelten Boden sofort. Rechtlich ist die Sache klar, sofern die Geschäftsordnung es vorsieht und die Satzung es trägt. Kulturell ist sie heikel, weil eure CEO am nächsten Tag wissen wird, dass ihr getagt habt, und zu Recht fragen wird, warum ausgerechnet ohne sie.

Der Unterschied zwischen Misstrauen und Sorgfalt

Eine Beiratssitzung ohne Vorstand ist kein Vertrauensentzug. Sie ist ein Ausdruck von Rollenklarheit. Das Gremium, das den Vorstand bestellt, bewertet, abberuft und vergütet, kann diese Aufgaben nicht ernsthaft erfüllen, wenn der Vorstand mit im Raum sitzt. Das ist kein deutsches oder österreichisches Spezifikum, das ist internationaler Standard, vom Executive Session im US-Board bis zur Aufsichtsratssitzung ohne Vorstandsteilnahme nach deutschem AktG.

Trotzdem wird das Format in der Praxis zu selten genutzt, und wenn, dann ungeschickt. Entweder wird es mit einem spontanen “bleibt ihr noch kurz ohne mich” an eine reguläre Sitzung angehängt, was den Charakter der Beratung aushöhlt. Oder es wird so diskret angesetzt, dass es im Unternehmen sofort als Krisensymptom gelesen wird. Beides schadet.

Was stattdessen trägt: eine regelmäßige, in der Geschäftsordnung vorgesehene Executive Session, zum Beispiel einmal pro Jahr, mit klarer Agenda und einem neutralen Ort. Wenn es Routine ist, ist es kein Signal.

Welche Themen wirklich dort hingehören

Die Versuchung ist groß, in eine vorstandslose Sitzung auch operative Themen zu packen, weil man sich gerade einmal ohne die Geschäftsführung austauschen kann. Das ist falsch. Wer die Executive Session mit Kleinkram verwässert, raubt ihr die Ernsthaftigkeit, die sie braucht, wenn es um das eigentliche Thema geht.

Was in diese Sitzung gehört:

• Leistungsbeurteilung des CEOs und des Vorstands insgesamt, bevor sie dem Vorstand gespiegelt wird.
• Vergütung, inklusive Bonusmodell, LTI und allfälliger Anpassungen für das kommende Geschäftsjahr.
• Nachfolgeplanung, sowohl die geordnete als auch das stille Szenario, in dem kurzfristig ersetzt werden muss.
• Beurteilung der Zusammenarbeit zwischen Beirat und Vorstand, also die Arbeit an der eigenen Rolle.
• In seltenen Fällen: die Vorbereitung einer Trennung, sauber, ohne Protokollfehler, mit Kanzlei in Bereitschaft.

Alles andere, was euch in den Sinn kommt, gehört in die nächste ordentliche Sitzung.

Warum der Ort genau in diesem Fall alles entscheidet

Hier wird es praktisch. Eine Executive Session darf nicht im Unternehmen stattfinden. Schon gar nicht im Boardroom, in dem der Vorstand jede Woche tagt. Die Symbolik wäre desaströs, und die Diskretion ist nicht zu halten, weil die Assistenz des CEOs weiß, wer das Haus betritt.

Der Country Club eures Vorsitzenden scheidet auch aus. Zu viele Leute kennen ihn dort, zu viele werden fragen, wer heute zu Gast ist. Die übliche Kanzlei, die euch sonst bei Transaktionen begleitet, ist ebenfalls keine Lösung: Jeder Geschäftsführer in der Stadt weiß, dass dort getagt wird, und die Interpretation ist schnell geschrieben.

Was ihr braucht, ist ein dritter Ort. Neutral, diskret, nicht mit eurer Governance verknüpft, aber ernsthaft genug, dass die Sitzung ihr Gewicht behält. Ein Ort, der nicht nach Krise aussieht, falls eine Aufsichtsrätin zufällig auf dem Heimweg dort vorbeifährt.

Was LOFT1080 in diesem Format leistet

Unser Loft in der Langen Gasse passt für genau dieses Format aus mehreren Gründen. Am Tag eurer Sitzung ist nur eine Gruppe im Loft, eure. Es gibt keine parallele Veranstaltung im Nebenraum, keinen Empfang, der Gästelisten abgleicht, kein geteiltes Foyer mit fremden Blicken. Wer das Loft betritt, sieht auf dem Weg zum Tisch niemanden außer euch und einer festen Ansprechperson aus unserem Team.

Für die Vertraulichkeit unterschreibt Alexander Raffeiner auf Anfrage eine NDA, die über den üblichen Standard hinausgeht. Das ist kein Marketing, das ist in Sitzungen mit Executive-Session-Charakter schlicht Voraussetzung. Unser Team weiß, dass an solchen Tagen nicht über den Anlass gesprochen wird, auch nicht intern. Wer fragt, bekommt dieselbe Antwort wie bei jedem anderen Termin: Es ist eine Sitzung, mehr nicht.

Die Größe passt ebenfalls. Ein Beirat oder Aufsichtsrat von sechs bis zehn Personen sitzt am Hauptniveau am Tisch, ohne dass der Raum leer wirkt oder beengt. Der 65-Zoll-Screen spielt die Unterlagen, wenn ein Vergütungsvergleich oder eine Szenarienrechnung aufliegt. Die Akustik im Raum lässt auch die leisen Sätze durchkommen, und in dieser Sitzung sind es die leisen Sätze, auf die es ankommt.

Das Gespräch, das niemand im großen Kreis führt

Fast jede Executive Session hat einen Moment, in dem die Vorsitzende oder der Vorsitzende mit einem einzelnen Mitglied ein Vier-Augen-Gespräch braucht. Meistens ist das die Person mit der schärfsten Position, die vor der Abstimmung noch einmal gehört werden muss, weil ihr Votum den Ton setzen wird.

Dafür gehen die beiden auf den Innenhof. Glastür auf, zwei Minuten raus, kein Mitlesen, kein Mithören. Der Hof ist grün, ruhig, von der Straße abgeschirmt, und er liegt so, dass das Gespräch dort stattfindet, ohne dass der Rest der Runde das Gefühl hat, ausgeschlossen zu werden. Wenn die beiden zurückkommen, ist die Frage entweder geklärt oder zumindest sortiert.

Diesen Rückzugsraum unterschätzt man, bis man einmal eine Sitzung moderiert hat, in der er fehlt. Im Hotelkonferenzraum stehst du im Gang. Im eigenen Büro riskierst du, auf Mitarbeitende zu treffen. Hier ist es eine Handbewegung.

Wie ihr den Vorstand informiert, ohne Schaden anzurichten

Ein letzter Punkt, der nicht den Ort betrifft, aber zur Sauberkeit gehört. Eure CEO weiß vorher, dass ihr tagt, ohne sie im Raum zu haben. Sie kennt die Agenda in den Grundzügen. Nach der Sitzung bekommt sie ein Debrief, in der Regel vom Vorsitzenden, und zwar zeitnah, nicht erst in der nächsten regulären Runde. Was besprochen wurde, soweit es sie betrifft, wird ihr gespiegelt.

Wenn ihr diese drei Schritte sauber geht, verliert die Executive Session ihren Krisencharakter. Sie wird zu dem, was sie sein soll: ein regelmäßiger Teil eurer Governance, an dem ihr eure eigene Rolle ernst nehmt.

Wenn ihr diese Sitzung in den Kalender nehmt

Wir begleiten in unserem Loft Aufsichtsrats- und Beiratssitzungen aus Wien, München, Frankfurt und Zürich. Halb- und Ganztagesformate, manchmal mit einem Arbeitsessen im Innenhof, wenn die Jahreszeit mitspielt. Wenn ihr die Executive Session dieses Jahr erstmals sauber aufsetzen wollt, lohnt sich ein Blick vor Ort, bevor ihr das Datum bestätigt. Schreib uns, wenn ihr einen Termin vereinbaren wollt, oder sieh dir den Raum in Ruhe an.