Bevor eine Gruppe ins LOFT1080 kommt, gehen wir mit der Organisatorin oder dem Organisator ein paar Punkte durch. Sie helfen dir auch, wenn du einen anderen Tagungsraum buchst. Hier sind die zehn wichtigsten.

1. Die Ankunft

Wer begrüßt die Gäste, und wo kommen Jacken und Taschen hin? Die ersten Minuten prägen den Tag. Wenn alle wissen, wo sie hinmüssen, und der Kaffee bereitsteht, beginnt das Meeting entspannt.

2. Technik vorab abstimmen

Kläre vor dem Termin, mit welchem Gerät präsentiert wird, welche Anschlüsse es braucht und ob jemand online dazukommt. Im LOFT1080 gibt es zwei Screens mit kabelloser Übertragung per AirPlay oder Miracast, HDMI und USB-C, dazu eine Soundanlage und Funkmikrofone.

3. Pausen fest einplanen

Schreib Pausen mit Uhrzeit in die Agenda, etwa alle 90 Minuten. Pausen, die nur „wenn Zeit ist” vorgesehen sind, fallen oft weg.

4. Spielraum für Änderungen lassen

Kaum ein Tag läuft genau nach Plan. Lass in der Agenda etwas Puffer und frag die Location, was kurzfristig möglich ist. Im LOFT1080 baut unser Team um, wenn sich das Format während des Tages ändert.

5. Verpflegung auf den Zeitplan abstimmen

Kaffee und Essen sollten bereitstehen, wenn die Gruppe Pause macht. Gib Unverträglichkeiten und Ernährungswünsche rechtzeitig weiter. Im LOFT1080 hängt die Verpflegung vom Paket ab: ALL IN mit Kaffee, Tee, kalten Getränken und Snacks, CULINARIUM zusätzlich mit Business-Buffet und Bar.

6. Gruppengröße und Format zusammen denken

Eine Diskussion am Tisch braucht eine andere Bestuhlung als ein Vortrag. Plane deshalb Teilnehmerzahl und Format gemeinsam. Das Loft ist für 10 bis 35 Personen buchbar, je nach Format, mit Konferenz, U-Form, Stuhlkreis oder Lounge.

7. Den Innenhof mitplanen, wenn das Wetter passt

Eine Pause an der frischen Luft tut nach einem langen Vormittag gut. Hinter der Glasschiebetür am Hauptniveau liegt der begrünte Innenhof. Ob er an eurem Termin passt, hängt vom Wetter ab, deshalb plane immer eine Alternative drinnen ein, etwa die Lounge.

8. Vertraulichkeit vorab besprechen

Wenn vertrauliche Themen auf der Agenda stehen, kläre vorher, wer Zugang zum Raum hat und welche Anforderungen dein Termin stellt. Im LOFT1080 unterschreibt unser Gründer Alexander Raffeiner auf Wunsch eine Verschwiegenheitserklärung.

9. Die Anreise klären

Schick allen Teilnehmenden die Anfahrt mit der Einladung. LOFT1080 liegt in der Langen Gasse 50/2 in der Josefstadt. Zur U2 Rathaus sind es etwa fünf Minuten zu Fuß. Zur U6 Josefstädter Straße sind es etwa 15 Minuten. Die Straßenbahnlinien 2, 5 und 12 halten in der Nähe, eine Parkgarage ist zwei Gehminuten entfernt.

10. Nachfragen, was das Team braucht

Der wichtigste Punkt: Frag die Gruppe vorher, was sie für den Tag braucht. Manche Teams wollen viel Zeit für Diskussion, andere einen straffen Ablauf mit klaren Ergebnissen. Wer das vorab weiß, kann Raum, Technik und Verpflegung passend planen.

So arbeiten wir mit dir

Für jede Buchung im LOFT1080 gibt es eine feste Ansprechperson aus unserem Team. Mit ihr gehst du diese Punkte vorab durch, und eingerichtet wird, bevor ihr kommt. Nach dem Termin übernehmen wir die Endreinigung. Unser Leitsatz dafür: Gastgeber, nicht Vermieter.

Mehr zu Raum und Ausstattung findest du unter Raum, alle Pakete unter Pakete.

Nächster Schritt

Nimm die zehn Punkte als Checkliste für dein nächstes Meeting. Wenn du einen Raum dafür suchst, schick uns Datum und Gruppengröße: +43 1 406 24 24 oder welcome@loft1080.at.