Termin, Thema und Teilnehmerliste stehen, jetzt fehlt nur noch der Raum. Weil die Buchung schnell erledigt scheint, gehen dabei leicht ein paar Punkte unter, die am Seminartag wichtig werden. Hier sind acht davon.

1. Die Raumgröße

Ein zu großer Raum zieht die Gruppe auseinander, ein zu kleiner wird im Lauf des Tages eng. Plane nicht nur Sitzplätze ein, sondern auch Platz für Flipcharts, Gruppenarbeit und Pausen.

Frag bei der Buchung: Welche Bestuhlung ist für meine Gruppengröße möglich, und wo arbeiten die Kleingruppen?

2. Die Technik

Auf der Website steht „Screen und WLAN”. Was das genau heißt, merkst du oft erst am Seminartag.

Frag bei der Buchung: Welche Anschlüsse gibt es für den Laptop? Für wie viele Geräte ist das WLAN ausgelegt? Gibt es Mikrofone? Und wird die Technik vor dem Termin mit dir abgestimmt?

3. Kurzfristige Änderungen

Am Vortag sagen mehr Personen zu, oder der Ablauf verschiebt sich um eine Stunde. Das passiert häufiger, als man denkt.

Frag bei der Buchung: Welche Änderungen sind kurzfristig möglich, bei Teilnehmerzahl, Verpflegung und Zeitrahmen? Bis wann musst du sie melden?

4. Die Verpflegung

Kaffee, Wasser, Snacks, Mittagessen: Kläre, was im Preis enthalten ist und was du selbst organisierst. Gib Unverträglichkeiten und Ernährungswünsche rechtzeitig weiter.

Frag bei der Buchung: Was ist im Paket enthalten, und wann stehen Kaffee und Essen bereit?

5. Die Pausen

Plane Pausen fest in die Agenda ein, etwa alle 90 Minuten. Ein Ort abseits des Arbeitstisches hilft, damit die Pause auch eine Pause ist.

Frag bei der Buchung: Wo verbringen die Teilnehmenden die Pausen?

6. Die Erreichbarkeit

Eine lange Anreise kostet Zeit und Nerven, besonders am Morgen.

Frag bei der Buchung: Welche öffentlichen Verkehrsmittel halten in der Nähe? Gibt es eine Parkgarage? Schick diese Infos mit der Einladung mit.

7. Die Ansprechperson am Veranstaltungstag

Was tust du, wenn am Morgen etwas nicht funktioniert oder der Raum umgestellt werden soll?

Frag bei der Buchung: Wer ist für meine Buchung zuständig, wie erreiche ich diese Person, und wer hilft am Tag selbst weiter?

8. Die Besichtigung

Fotos zeigen nicht jedes Detail. Bei einer Besichtigung siehst du, wie groß der Raum wirklich ist, wo die Screens stehen und wie die Wege für die Pausen sind. Offene Fragen kannst du gleich vor Ort klären.

Unser wichtigster Tipp: Schau dir die Location vorher an.

Die acht Punkte im LOFT1080

So sehen die Antworten bei LOFT1080 in der Josefstadt aus:

  1. Größe: 90 m² auf zwei Niveaus, buchbar für 10 bis 35 Personen je nach Format. Möglich sind Konferenz, U-Form, Stuhlkreis und Lounge.
  2. Technik: 65- und 55-Zoll-Screen mit AirPlay, Miracast, HDMI und USB-C, Soundanlage, Hand- und Ansteckmikrofone, WLAN für 35 gleichzeitige Verbindungen. Die Technik stimmst du vorab mit uns ab.
  3. Änderungen: Melde dich so früh wie möglich, dann klären wir, was geht. Wenn sich das Format während des Tages ändert, baut unser Team die Bestuhlung um.
  4. Verpflegung: je nach Paket, von SPACE ONLY ohne Verpflegung über ALL IN mit Kaffee, Tee, kalten Getränken und Snacks bis CULINARIUM mit Business-Buffet. Details unter Pakete.
  5. Pausen: Lounge auf dem Hauptniveau und, bei passendem Wetter, der Innenhof hinter der Glasschiebetür.
  6. Anreise: Zur U2 Rathaus sind es etwa fünf Minuten zu Fuß. Zur U6 Josefstädter Straße sind es etwa 15 Minuten. Die Straßenbahnlinien 2, 5 und 12 halten in der Nähe, eine Parkgarage ist zwei Gehminuten entfernt.
  7. Ansprechperson: Jede Buchung hat eine feste Ansprechperson aus unserem Team. Wie die Betreuung am Veranstaltungstag aussieht, besprechen wir bei der Anfrage.
  8. Besichtigung: Schreib uns einen Termin, und jemand aus unserem Team zeigt dir das Loft persönlich.

Nächster Schritt

Geh die acht Punkte für dein nächstes Seminar durch und vereinbare eine Besichtigung: Kontakt, +43 1 406 24 24 oder welcome@loft1080.at. Wir melden uns am selben Werktag.