Wenn deine Produktpräsentation im April oder Mai stattfinden soll, ist der Februar ein guter Zeitpunkt für die Planung. Einladungen brauchen Vorlauf, Technik muss getestet und die Verpflegung bestellt werden. Und bei der Location ist die Auswahl größer, je früher du anfragst.

Drei Bereiche solltest du dabei klären: Technik, Ablauf und Verpflegung.

1. Technik

Bei einer Präsentation fällt jedes technische Problem sofort auf. Teste deshalb vorab:

  • Screens: Laufen Präsentation, Videos und Produktbilder auf dem Screen der Location? Welche Anschlüsse gibt es?
  • Ton: Sind die Sprechenden auch hinten gut zu hören? Braucht es Mikrofone, und wenn ja, welche?
  • WLAN: Reicht es für Live-Demos und für alle Gäste gleichzeitig?
  • Licht: Lässt sich die Beleuchtung für die Präsentation anpassen?

Plane eine Generalprobe ein, am besten mit den Personen, die präsentieren, und am Ort der Veranstaltung.

2. Ablauf

Eine Präsentation hat meist mehrere Teile: Empfang, Präsentation, Zeit für Fragen und Gespräche. Überleg dir für jeden Teil, wo er stattfindet:

  • Wo empfängst du die Gäste? Ein Ort mit Getränken, an dem man ins Gespräch kommt.
  • Wo wird präsentiert? Gute Sicht auf den Screen von allen Plätzen.
  • Wo bleibt Zeit für Gespräche? Ein Bereich, in dem Gäste das Produkt ausprobieren oder Fragen in kleiner Runde stellen können.

Ein möglicher Ablauf am Vormittag:

  • 09:00 Empfang mit Kaffee
  • 09:30 Präsentation, 20 bis 30 Minuten
  • 10:00 Fragen
  • 10:20 Gespräche und Produkt zum Ausprobieren
  • 11:00 Ende

Am späten Nachmittag funktioniert das gleiche Schema mit einem Getränk zum Ausklang.

3. Verpflegung

Je nach Uhrzeit und Format reicht die Verpflegung von Getränken und Fingerfood bis zu einem Buffet. Kläre vorab:

  • Wie viele Gäste erwartest du?
  • Wie lange bleiben sie?
  • Gibt es Unverträglichkeiten oder Wünsche zur Ernährung?

Bei einer Präsentation am Morgen passt ein Frühstück. Für Pressetermine gibt es im LOFT1080 das Paket BUSINESS BREAKFAST.

So könnte eine Produktpräsentation im LOFT1080 aussehen

LOFT1080 in der Josefstadt ist ein Loft mit 90 m² auf zwei Niveaus, buchbar für 10 bis 35 Gäste je nach Format. Eine mögliche Aufteilung:

  • Empfang: an der Bar auf der Plattform, ein paar Stufen über dem Hauptniveau.
  • Präsentation: am 65-Zoll-Screen auf dem Hauptniveau. Auf der Plattform steht ein zweiter Screen mit 55 Zoll.
  • Gespräche: in der Lounge oder, bei passendem Wetter, im begrünten Innenhof hinter der Glasschiebetür.

Zur Technik gehören eine Soundanlage, Hand- und Ansteckmikrofone, kabellose Übertragung per AirPlay oder Miracast, HDMI und USB-C sowie WLAN für 35 gleichzeitige Verbindungen. Die Beleuchtung ist dimmbar und foto- sowie videotauglich, falls du Bilder für deine Kommunikation machen willst.

Für die Verpflegung gibt es verschiedene Pakete:

  • ALL IN: Kaffee von Bieder & Maier, Tee, kalte Getränke und Snacks, für bis zu 20 Personen. Halber Tag 900 €.
  • CULINARIUM: ALL IN plus Business-Buffet und die Bar, Preis auf Anfrage.
  • BUSINESS BREAKFAST: für Pressefrühstücke mit bis zu 30 Personen, mit Frühstücksbuffet, Technik, APA-Fotoservice und einer Ansprechperson während der Veranstaltung, ab 2.500 €.

Alle Details stehen unter Pakete.

Zeitplan für die Vorbereitung

  • Acht Wochen vorher: Termin und Location festlegen.
  • Sechs Wochen vorher: Einladungen verschicken.
  • Zwei Wochen vorher: Ablauf und Verpflegung bestätigen.
  • Eine Woche vorher: Technik mit der Präsentation testen.
  • Am Tag: früh da sein und alles einmal durchgehen.

Nächster Schritt

Wenn du deine Präsentation im April oder Mai planst, frag jetzt die Verfügbarkeit an. Schick uns Wunschtermin, Gästezahl und Format: Kontakt, welcome@loft1080.at oder +43 1 406 24 24.